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Simplifiez votre gestion de trésorerie avec Sage XRT Solutions

Nous avons interviewé Mr Brière, Partner Account Manager chez Sage – partenaire depuis 1999 avec Mata – sur la gestion de trésorerie et les nouvelles innovations de Sage XRT Solutions. La version Cloud de l’outil permet de visualiser et de gérer les flux financiers n’importe où, tout en conservant un niveau élevé de sécurité.   Pourquoi se préoccuper de sa trésorerie ? La dernière crise a fait que la trésorerie des entreprises a été malmenée, alors même qu’elle est primordiale pour la confiance que les partenaires peuvent accorder. D’autant qu’avec la crise de la COVID-19, les délais de règlement se sont allongés. Une PME sur trois doit supporter des délais de paiement supérieurs à 60 jours. La trésorerie est redevenue un sujet dans les entreprises aujourd’hui. Le trésorier doit réaliser des prévisions de trésorerie à moyen/long terme, pouvoir mettre à jour les données en temps réel, activité qui peut se relever chronophage si l’entreprise n’a pas les bons outils. Et sans visibilité rapide sur la situation du cash, l’entreprise peut même se mettre en danger. Sage XRT Solutions : l’outil spécialisé pour la gestion de trésorerie Sage XRT Solutions est l’aboutissement de la convergence des composants du cash management sur une plateforme collaborative et globale. Sur cette plateforme, vous pouvez : gérer les flux financiers banque entreprise, optimiser les financements et placements, gérer les comptes courants, automatiser l’intégration des flux de trésorerie en comptabilité, produire les tableaux de reporting réclamés par la Direction Générale. « Sage XRT Solutions est la solution adaptée aux trésoriers exigeants qui veulent un maximum d’automatisation dans les traitements tout en garantissant une sécurité maximale ». Quels sont les avantages pour une entreprise de passer sur Sage XRT Solutions ? Simplicité : l’expérience utilisateur est simplifiée grâce à une interface graphique conçue pour répondre aux besoins de l’utilisateur. L’outil est plus facile à prendre en main et plus souple que les générations précédentes du logiciel. Nomadisme : La technologie full web permet de travailler de n’importe où et de répondre à la problématique des confinements successifs et du télétravail de tout un chacun. En effet, il n’y a plus besoin de mettre à jour les postes utilisateurs puisque les données sont décentralisées sur le cloud. Néanmoins, dans le souci de répondre favorablement aux services informatiques qui préfèrent installer les solutions sur leurs propres serveur ou cloud, Sage continuera de proposer sa solution en version on premise. Productivité : vous améliorez votre productivité en automatisant les tâches chronophages, telles que le rapprochement bancaire et comptable. La plateforme « améliore l’automatisation traitements des relevés de comptes par le scan des libellés, une bibliothèque de formats modifiable, et la lecture des caractères Unicode particulièrement intéressante pour interpréter des relevés à l’international. » Technique : la technologie full web vous affranchit du matériel dédié. Les opérations quotidiennes sont automatisées et planifiées au maximum ; les accès distants permettent un accès à tout moment (24/7) et en tout lieu ; les mises à jour de sécurité sont réalisées automatiquement. Sécurité : la solution est hautement sécurisée. La gestion des droits des utilisateurs est très fine, vous pouvez attribuer des droits d’accès à des niveaux de lecture différents à vos collaborateurs. L’ajout de la validation « 4 yeux » renforce le contrôle de la trésorerie. Toutes les opérations sont tracées, les tiers et les paiements sont contrôlés par MATA I/O qui est parfaitement interopérable avec SAGE XRT Solutions.   Quelles entreprises pourraient utiliser Sage XRT Solutions  ? Sage XRT Solutions s’adresse à toutes les entreprises qui cherchent une solution de trésorerie experte collaborative et interopérable. Les équipes de MATA se tiennent à votre disposition pour étudier vos besoins en la matière afin de vous proposer la solution qui vous est adaptée. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !  

Le groupe MATA fusionne avec Kemata et recentre ses activités sur les solutions expertes

Le groupe MATA recentre ses activités sur les solutions expertes, disponibles en Cloud, se sépare des activités comptables SAGE 1000 et fusionne avec sa filiale KEMATA Le groupe MATA fusionne avec Kemata et recentre ses activités sur les solutions expertes Éditeur de l’outil MATA IO de sécurisation des paiements, et intégrateur de solutions de gestion depuis 1999, MATA propose depuis plusieurs années l’hébergement Cloud en alternative à l’installation sur serveurs « On premise ».Dans un contexte où la fraude reste une menace réelle, la sécurité des installations est primordiale. Pour répondre à l’exigence élevée de sécurité de ses clients, MATA a sélectionné l’hébergement en Cloud Privé Microsoft Azure. L’hébergement Cloud facilite la connectivité des applications en garantissant un niveau maximal de sécurité, notamment pour les interfaces par API ou par protocoles d’échanges avec des services extérieurs (Sepamail, INSEE, DGFIP, agences bancaires). Avec la solution du Cloud privé, chaque client dispose de son environnement propre, entièrement personnalisable et intégrant toutes ses applications. Grâce aux services complémentaires proposés par MATA, tous les aspects techniques sont pris en charge pour que les clients puissent se concentrer sur leur métier. La généralisation de l’offre Cloud s’accompagne d’un recentrage sur les solutions expertes de sécurisation des tiers et des virements, de gestion de trésorerie, et sur des métiers spécialisés tels que la gestion de congés et des notes de frais, la liasse fiscale, la gestion des immobilisations et l’automatisation de la comptabilisation et du lettrage. Dans cette logique de spécialisation, la filiale KEMATA arrête la commercialisation de la comptabilité SAGE 1000. Le suivi des clients et le support du parc seront assurés par notre partenaire MERCURIA. Avec la prochaine fusion de MATA et de KEMATA, la réorganisation de nos activités sera complète et nos équipes en ordre de marche pour vous accompagner dans vos projets métiers. www.mata-conseil.fr

La mission du commissaire aux comptes en matière de diagnostic de « cybersécurité »

Les entreprises sont de plus en plus exposées aux risques en matière de cybersécurité. Ceux-ci ont été accentués par la crise sanitaire et économique actuelle. Les commissaires aux comptes jouent un rôle essentiel d’alerte et de recommandations par un regard extérieur dans la prévention des attaques que leurs clients peuvent subir. LES PME DE PLUS EN PLUS CONFRONTÉES AUX RISQUES « CYBER » Cybersécurité : Les PME sont entrées dans l’ère de la numérisation de gré ou de force. Et cette numérisation est souvent source de gain de temps et réelles opportunités. Mais l’utilisation de ces nouveaux outils s’accompagne de nouveaux risques. Les médias nous informent régulièrement d’attaques informatiques touchant des hôpitaux, des ministères ou des grandes sociétés. Mais les PME sont également, de plus en plus souvent, directement ou indirectement, victimes de ces attaques. Ces attaques revêtent plusieurs formes : demandes de rançon, vol de données, atteinte à l’image, sabotage, fraude au président… Ces actes malveillants pénalisent lourdement les entreprises, quelle que soit leur taille. Et ils ont des conséquences de façon plus ou moins durables, voire définitives. Les PME sont conscientes des risques cyber, mais ne sont pas toujours prêtes à investir dans de réels systèmes de protection. Les règles de base sont difficilement transmises et appliquées. C’est à travers la manipulation des personnes que la plupart des piratages informatiques peuvent également débuter. La plus célèbre des techniques se nomme « la fraude au président » et consiste à manipuler les personnes habilitées à réaliser des transferts de fonds pour des raisons confidentielles. Il est donc important d’améliorer le niveau de sécurité et de sensibiliser les collaborateurs à ce qui se nomme « l’ingénierie sociale » ou « social engineering ». La sensibilisation de l’ensemble des collaborateurs permet à chacun de détecter les tentatives d’escroquerie menant souvent au chiffrement complet du système d’information. Se poser les « 12 questions cybersécurité pour les TPE/PME » figurant dans le guide élaboré par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi), et pouvoir y répondre, sont une bonne prise de conscience pour un chef d’entreprise sur les protections à mettre en place dans sa société. Par exemple, en plus des questions « évidentes » a priori sur l’utilisation d’un antivirus et la régularité des sauvegardes : comment maîtrisez-vous le risque numérique lors des missions et des déplacements professionnels ?  ; Avez-vous fait évaluer la couverture de votre police d’assurance au risque cyber ? L’accompagnement des dirigeants de PME à la cybersécurité est en développement et devient une priorité pour les autorités. LE COMMISSAIRE AUX COMPTES VIGIE EN MATIÈRE DE CYBERSÉCURITÉ   En juin 2021, un rapport du Sénat relatif à la cybersécurité des entreprises confirme le rôle primordial d’alerte en matière de lutte contre la cybercriminalité des experts-comptables et des commissaires aux comptes. Pour les commissaires aux comptes, cette obligation professionnelle résulte de leurs normes d’exercice professionnel (NEP) : – La norme d’exercice professionnel (NEP) 240 demande aux commissaires aux comptes d’être acteurs dans la détection de fraude interne et externe (obligation de moyen), – La NEP 570 leur confie également un rôle d’alerte en cas de menace pour la continuité d’exploitation. – Dans la mission d’audit légal des petites entreprises (ALPE) en application de la NEP 911, le rapport sur les risques financiers, comptable et de gestion peut contenir une appréciation des risques de cybersécurité. La commissaire aux comptes prend connaissance des contrôles généraux informatiques mis en place par l’entité, notamment sur la stratégie et la planification des contrôles, la sécurité informatique déployée, l’exploitation du système d’information, la gestion des sauvegardes pour assurer le maintien permanent des activités. Pour cela, il peut se faire assister d’un expert en systèmes d’information si celui-ci est complexe. Le commissaire aux comptes va donc toujours chercher à vérifier si des moyens ont été mis en place par l’entité pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données. Cette démarche d’analyse est nécessaire pour conforter la fiabilité et l’intégrité des données financières utilisées dans l’établissement des comptes annuels. Les commissaires aux comptes sont de plus en plus, sensibilisés à la cybersécurité. Des outils spécifiques existent pour aider les commissaires aux comptes dans leurs travaux, notamment sur le contrôle interne. Il est utile de pouvoir évaluer le niveau d’exposition d’une entreprise aux différents risques : compromission des données, extorsion, fraude, interruption métier, compromission de services ou de produits. L’entreprise peut avoir une couverture plus ou moins importante sur ces risques, en fonction notamment de son activité. Suivant le risque, par exemple de modification de données ou de compromission de données, les conséquences financières doivent être évaluées. Et selon le montant (et la trésorerie de l’entreprise), ces conséquences peuvent être considérées comme critiques et conduire l’entreprise à sa disparition. Après ce diagnostic, le commissaire aux comptes émet des recommandations suite à ses travaux, sur par exemple : – La gestion des accès : politique de sécurité des mots de passe, compte utilisateur d’un salarié parti… – La gestion de certains contrats… Cet état des lieux permet souvent d’appuyer les demandes du responsable des systèmes d’information et de convaincre le chef d’entreprise de la nécessité de consacrer des moyens financiers, et humains, appropriés à la cybersécurité. De plus, au-delà des conséquences financières d’une attaque cyber, une récente étude américaine montre que ce type d’attaque a un impact sur l’image de l’entreprise auprès de tiers, clients et fournisseurs, mais également de ses banquiers et investisseurs. Le commissaire aux comptes, sans être un expert de l’informatique, est capable de mettre à profit sa méthodologie de travail afin d’aider le chef d’entreprise à limiter les impacts d’une potentielle cyberattaque et à anticiper les éventuels coûts induits par une attaque. Source : La Vie nouvelle Et pour en savoir +

MATA fait évoluer son image de marque avec la refonte du logo MATA

Un bon logo peut avoir un impact majeur sur le succès d’une entreprise. D’un simple coup d’œil, le public repère et retient via l’identité visuelle, les produits et services proposés par cette entreprise. Si certaines marques ont réussi à faire mouche du premier coup (Nike, Shell) et n’ont jamais eu à entreprendre de refonte de logo, ce n’est pas le cas pour la plupart des structures. Avec un monde en constante évolution, les marques évoluent également et MATA n’échappe pas à cette règle. Pourquoi ce besoin de changer de logo et d’identité visuelle ?   Le logo est la base de l’identité visuelle d’une société, c’est l’image qui la représente. C’est aussi la représentation graphique de son ADN et de ses valeurs. Lorsque nous avons créé MATA en 1999, nous avions adopté un logo que nous trouvions beau, professionnel et moderne. 20 ans plus tard, nous le trouvions un peu dépassé, vieillissant et plus très représentatif de notre société. Comme le disait Pierre Bonnard : « Une œuvre d’art est un arrêt du temps ». Et le logo n’échappe pas à cette règle : il est ancré dans son temps. Initialement intégrateurs des solutions de trésorerie XRT, nous avons depuis développé de nouveaux métiers, et créé ou intégré de nouvelles gammes de produits adaptées aux tendances actuelles du marché. Nous avons gagné en maturité, certes, mais restons très attentifs aux évolutions fonctionnelles et technologiques en faisant constamment évoluer nos offres. Ce qui nous a amenés à structurer nos services en 3 pôles  : Sécurité des paiements Finance Gestion et dématérialisation Nos besoins sur la refonte du logo mata   Quant au logo, nous voulions le rajeunir, le dépoussiérer sans le modifier de façon trop radicale. La difficulté a consisté à maintenir un lien avec l’ancien logo tout en proposant de la nouveauté. Une nouvelle forme visuelle qui prend ses repères sur les anciennes formes et sur la suite logicielle que nous avons développé : MATA I/O. Nous avons reboosté le concept de l’éléphant en l’intégrant dans le concept de sécurité en ligne. Pour le choix de la typographie, avec cette transformation digitale qui touche tout un chacun, nous avons opté pour une police d’écriture qui convienne à tout le monde. Ayant ce désir de devenir plus efficaces et plus forts, il nous fallait un logo efficace et représentatif de ce que nous sommes : une société mature en perpétuelle évolution et en accord avec son temps. Car, il est essentiel de pouvoir s’adapter pour rester pertinent sur la transformation digitale. Pour la palette des couleurs, nous nous sommes inspirés du logo MATA I/O et de son arc-en-ciel de couleurs, représentatif de nos métiers en perpétuelle évolution. La nouvelle identité visuelle de MATA   Nous avons confié ce challenge à l’agence de communication LA PLUME qui a su trouver le bon compromis entre le changement, nécessaire, et une forme de continuité qui véhicule nos valeurs : des offres de qualité, un service de proximité et un accompagnement irréprochable. Pas de changement radical en somme, mais un logo rajeuni pour dynamiser notre image sans renoncer à qui nous sommes ! Maintenant que vous connaissez les raisons pour lesquelles nous avons changé notre logo, nous vous présentons sans plus tarder notre nouvelle identité.

MATA fait sa rentrée des classes

Pour cette rentrée 2021, Mata anticipe les enjeux des entreprises avec ses solutions CLOUD comme fer de lance : – MATA I/O pour lutter contre la fraude – CLEEMY pour dématérialiser ses NOTES DE FRAIS – SAGE XRT ADVANCED pour optimiser sa trésorerie Quels sont les avantages du CLOUD ? L’avantage le plus évident est que votre entreprise n’a pas besoin d’acheter, de configurer, de maintenir et de réparer du matériel pour exécuter des charges de travail dans le cloud. Et, contrairement aux idées reçues, votre IT est bien plus sécurisé au sein d’une plateforme Cloud que chez vous ou sur la plupart des hébergements tiers. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle MATA a choisi le cloud Azure de MICROSOFT qui a obtenu le plus grand nombre de certifications et d’approbations et qui est le seul à être validé par l’ensemble des CNIL Européennes. Grâce au cloud, votre entreprise paie, par abonnement, uniquement pour les ressources, infrastructures et services nécessaires. Vous n’avez plus à investir dans du matériel onéreux et de nouveaux logiciels et payez pour un service consommé en fonction de vos besoins. La répartition de votre investissement est faite dans le temps et vous garantit une bonne maîtrise de vos dépenses. MATA I/O pour lutter contre la fraude : Avec ces 18 mois de télétravail, les procédures de contrôle se sont dégradées dans le cadre du travail à distance pour le plus grand bonheur des escrocs. Le télétravail a mis en évidence la limite des procédures non digitalisées, qui ne s’exercent plus, dès lors qu’on n’est pas sur son lieu de travail et qu’on n’a pas accès aux pièces justificatives physiques. Mata a développé une solution de sécurité qui répond aux besoins du télétravail : La solution Mata I/O qui permet de s’affranchir de ces contrôles physiques. Elle consiste à rationaliser le contrôle de ses tiers et de ses règlements en mettant en œuvre une base de tiers unique, référente et sûre, connectée à toutes les applications dans lesquelles sont produits des règlements de manière à assurer une détection en temps réel et en continu de toutes les anomalies potentielles. Toutes les créations ou modifications de comptes bancaires font l’objet d’une vérification automatique auprès de dispositifs qui permettent de tester la validité d’un IBAN pour un tiers : SEPAMAIL Diamond pour contrôler un tiers français ou SIS ID, avec lequel nous avons signé un partenariat au printemps, pour tester et valider les tiers étrangers. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre MATA I/O, nous pouvons organiser un webinar.   CLEEMY : la solution de dématérialisation des notes de frais. Les notes de frais mobilisent un temps de travail considérable, que ce soit pour le salarié qui réalise sa note de frais que pour le comptable qui la traite. En 2015, une étude menée par HRS et la fondation GBTA révélait ainsi qu’en moyenne, le traitement de chaque note de frais coûtait à l’entreprise 53 €, soit 20 minutes de travail. 19% de ces notes de frais contiendraient des erreurs et donc le retraitement de ces erreurs prendrait 18mn par note de frais. Multiplié par le nombre de notes de frais collectées chaque mois, cela représente un coût colossal pour l’entreprise. En moyenne, pour une TPE de 20 personnes, cela lui couterait près de 72 000€ par an de perte. La dématérialisation des notes de frais évite aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs. La numérisation directe avec CLEEMY, l’utilisation de cartes de paiements connectées rendent les employés plus autonomes, tout en laissant 100% le contrôle à l’équipe finance. Les transactions sont suivies, de la demande d’achat à l’export comptable, en temps réel. Ce mode de paiement permet également de sécuriser les flux, d’optimiser les rapprochements et de générer des données précises, justes pour piloter les budgets et prendre les bonnes décisions. Avec Cleemy, l’entreprise a des retours positifs rapides et conséquents : l’ensemble du processus de gestion des notes de frais gagne en efficacité. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre Cleemy, nous pouvons organiser un webinar   Sage XRT Advanced (SXA), la nouvelle génération de plateforme collaborative de gestion de trésorerie de SAGE : Solution complète et flexible, bien adaptée aux contextes internationaux, SAGE XRT ADVANCED permet de maîtriser ses liquidités réelles et prévisionnelles sur l’ensemble du périmètre groupe, de piloter la trésorerie nette et de prendre les bonnes décisions. Une plateforme de travail collaborative et ouverte qui facilite les échanges avec les acteurs financiers de votre entreprise (trésorier, responsable financier et administratif, banques, etc.) et s’intègre parfaitement avec le logiciel ERP. Les échanges de données sont plus faciles grâce à l’interface de convertisseur configurable. SAGE XRT ADVANCED gère et contrôle les opérations de placements, de financement et d’investissement à court, moyen et long terme. Cette plateforme modulaire offre une couverture fonctionnelle complète : trésorerie d’exploitation, budgets, placements et dette, délégations bancaires, rapprochement comptable … La solution est full web, disponible en cloud ou en on premise : elle est simple et pratique à utiliser. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre SXA, nous pouvons organiser un webinar  

Le Cloud pour maîtriser la gestion comptable des PME et TPE

La gestion COMPTABLE oblige les PME et TPE à investir beaucoup de temps et de moyens au quotidien. Le Cloud est une solution choisie par de plus en plus d’entreprises souhaitant gagner en efficacité. Elles profitent de la dématérialisation du processus de comptabilité pour optimiser leur fonctionnement et répondre aux impératifs de mobilité. Le Cloud, qu’est-ce que c’est ? C’est un système permettant d’accéder à des données, des espaces de stockage ou des applications par internet. Il est rendu possible par la « virtualisation » : un même serveur physique sert de base à différentes ressources virtuelles. Pour devenir des Clouds, les ressources vont être additionnées à différents dispositifs : Des outils de gestion (gestion comptable par exemple) permettant aux administrateurs de contrôler l’infrastructure, les applications et les données utilisées dans le Cloud. Des outils d’automatisation limitant les interactions humaines grâce à des processus reconductibles. Les utilisateurs professionnels retirent plusieurs avantages de l’environnement Cloud : L’approvisionnement en libre-service : la mise en place de l’infrastructure informatique se fait conformément aux besoins des entreprises. L’élasticité : la gestion en ligne permet de dimensionner l’offre selon la taille et l’exigence de l’entreprise. Le paiement à l’utilisation : les professionnels gagnent en réactivité et adaptent facilement la plateforme à l’évolution de leurs besoins, sans risquer un dépassement de budget. LA GESTION COMPTABLE : Les obligations comptables des PME et TPE Tous les dirigeants d’entreprise se doivent de respecter certaines règles relatives à la tenue de leurs comptes. Ces obligations comprennent : La tenue du journal et du grand livre comptable répertoriant tous les flux financiers de l’entreprise. La sauvegarde des documents (factures, notes, tickets…) justifiant les éléments inscrits dans les comptes. La réalisation des comptes annuels : ils incluent le bilan comptable, le compte de résultat, ainsi que l’annexe explicative. L’approbation des comptes annuels par les associés, puis leur dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce. Les plus petites entreprises peuvent bénéficier d’obligations comptables simplifiées. La tenue quotidienne des comptes, comme l’établissement des documents annuels, est alors moins stricte : La tenue d’une comptabilité de trésorerie avec mention des dates effectives de paiement est suffisante. Le bilan comptable peut mentionner simplement les principaux actifs et passifs. Le compte de résultat peut être limité aux charges et produits essentiels. À noter : le non-respect d’une obligation comptable est sanctionné par une amende pouvant atteindre plusieurs milliers d’euros. Choisir un logiciel de comptabilité pertinent Les règles et obligations incitent les éditeurs à créer des solutions de plus en plus abouties pour les entreprises. La numérisation des opérations de comptabilité, puis leur accès à distance via le Cloud, ont profondément amélioré l’efficacité des entreprises. En 2020, environ 10 % des entreprises européennes utilisaient une plateforme de gestion comptable en ligne. Sage Business Cloud propose un module de gestion de toutes les opérations de comptabilité. Quatre éléments clés en font une solution optimale pour les TPE et PME : Les fonctions d’automatisation avec l’import des factures et extraits bancaires. L’utilisateur doit simplement valider les écritures et non plus les saisir manuellement. L’édition des traitements périodiques est rapide et en conformité avec la réglementation comptable. L’utilisateur maîtrise sa trésorerie et accède en un clic aux principaux indicateurs financiers. Les fonctions de partage optimisent la collaboration entre les différents utilisateurs. Le choix d’un module de comptabilité en ligne permet aux entreprises de gagner en souplesse. Sage Business Cloud est une solution compétitive et adaptée aux impératifs du télétravail. Prévenir les impayés La moitié des PME subissent des retards de paiement. Les TPE ne sont malheureusement pas en reste : en 2020, 40 % d’entre elles ont constaté une augmentation des délais de paiement3. Les entreprises doivent mettre différentes pratiques en œuvre afin de prévenir ces retards. Outre les traditionnelles lettres de relance, examinons les avantages du Cloud en termes de gestion des impayés : Utiliser une plateforme de comptabilité en ligne permet d’accéder à tout moment à sa trésorerie. Le contrôle des finances est plus efficace grâce au rapprochement bancaire automatisé. Les collaborateurs de l’entreprise profitent de cette flexibilité pour gérer plus rapidement les factures impayées. Découvrez la solution Sage Business Cloud pour votre gestion comptable Source : Sage

La fraude aux notes de frais

Gonfler une note de frais pour obtenir un remboursement plus élevé, passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles, augmenter le kilométrage parcouru, fournir une fausse facture… Selon les différentes sources, le volume de la fraude représenterait 700€/salarié par an ! Et chaque années, 15% des entreprises identifieraient des fraudes avérées et conséquentes. Optimiser la gestion des notes de frais : dématérialiser pour éviter la fraude Lutter contre la fraude nécessite d’établir une véritable politique de gestion des notes de frais au sein de l’entreprise et de fixer des règles simples, rendues possibles grâce à la digitalisation : Plafonds pour chaque collaborateur et type de dépenses, Moyens de paiement adaptés : cartes dédiées (carburant…) et connectées Dématérialisation des justificatifs grâce aux applications mobiles Optimisation des délais de traitement, suppression des saisies Automatisation des rapprochements Respect du fonctionnement de chaque département / groupe La dématérialisation des notes de frais évite aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs. La numérisation directe avec CLEEMY, l’utilisation de cartes de paiements connectées rendent les employés plus autonomes, tout en laissant 100% le contrôle à l’équipe finance. Les transactions sont suivies, de la demande d’achat à l’export comptable, en temps réel. Ce mode de paiement permet également de sécuriser les flux, d’optimiser les rapprochements et de générer des données précises, justes pour piloter les budgets et prendre les bonnes décisions. Le coût d’un traitement des notes de frais « à l’ancienne » Dans une entreprise, la gestion des notes de frais peut vite s’apparenter à un casse-tête. Chronophage et sans la moindre valeur ajoutée, le processus de traitement des dépenses représente un véritable manque à gagner. En effet, outre les 20 minutes passées par le salarié pour remplir les différents documents, on considère que l’intégralité du processus pour une note de frais représente un coût réel entre 25 et 50€. Un cout considérablement réduit à l’installation d’un outil de gestion et de contrôle qui permette de dématérialiser le processus de saisie et de traitement de la note de frais. L’investissement initial est amorti sans délai. Mieux contrôler les dépenses pour éviter la fraude Fixer des plafonds de montants Pour chaque type de dépense, vous pouvez fixer en amont des maximums à ne pas dépasser en spécifiant qu’au-delà de ces seuils, le collaborateur ne sera pas remboursé. Il est primordial de veiller à ce que les montants soient cohérents avec le type de dépense, vous pouvez néanmoins être sûr que cela limitera les abus. Fournir un moyen de paiement adapté Le moyen de paiement adapté dépend de vos activités et de vos salariés. Carte société, carte carburant, carte prépayée… dans tous les cas, les avantages sont réels pour les deux parties : Le salarié bénéficiera d’un différé de paiement qui lui permettra d’être remboursé des frais avancés avant que la dépense ne soit effective sur son compte, Le gain de temps est partagé, grâce à la dématérialisation des preuves de paiements, La transmission est instantanée, Pas de risque de perte de la note, Pas de risque de modification ou retouche de la note de frais et donc de fraude. Traquer les fausses notes de frais Tout ce qui est manuel est modifiable. Digitaliser vos notes de frais grâce à des justificatifs dématérialisés, un calcul TVA automatique et une intégration complète dans votre comptabilité permet de supprimer les notes de frais papier et de gagner en sécurité. Pour ceux qui ne peuvent digitaliser, contre les abus il faut une procédure stricte et simple Si vous tenez à conserver un fonctionnement par notes de frais, il vous faut une méthode de gestion stricte et un processus de rapprochement comptable efficace que MATA est en mesure de vous proposer. Toute note de frais qui n’entre pas dans le cadre du processus est invalidée et non traitée. Il faut un processus simple et transmettre un message tout aussi simple : suivre le processus permet de gagner du temps et d’être remboursé plus rapidement. Centraliser les justificatifs Récupérer les justificatifs valides est sans nul doute la partie la plus chronophage du processus de traitement des notes de frais. Pour gagner du temps et y voir plus clair, choisissez un seul mode de transmission des justificatifs et factures. Vous pouvez créer par exemple une adresse e-mail dédiée utilisée par les fournisseurs et par les employés. Ainsi, le service financier et le comptable disposeront, au même endroit, de tous les justificatifs nécessaires. L’utilisation de moyens de paiements dédiés, la transmission de justificatifs par voie digitale, les rapprochement automatisés et sécurisés dans le cloud, les applications de gestion en ligne, etc. Toutes ces nouveautés permettent de contourner les freins liés au traitement des notes de frais ET à éviter la fraude.

Examen de Conformité Fiscale : 70 ans de relations administration/administrés améliorées

Bercy lance l’examen de conformité fiscale (ECF) applicable aux exercices clos dès le 31 décembre 2020. Confié à un tiers, l’ECF valide la conformité aux règles fiscales de points de comptabilité et a valeur de mention express. La croissance continue de l’administration, les prérogatives de son pouvoir, son insensibilité aux aspirations des administrés, ses décisions autoritaires, son formalisme excessif, les méandres de son organisation et son inefficacité rendaient de moins en moins supportables ses prérogatives et devaient conduire le législateur à engager un large mouvement de réformes, dès la fin du second conflit mondial. D’abord tourné vers la recherche d’une meilleure efficacité des services, à partir du milieu des années soixante-dix l’effort des gouvernements se portait sur l’amélioration des relations entre les contribuables et l’administration. Le contrôle statistique, pilier de la politique fiscale depuis 1948 L’administration fiscale n’était pas épargnée par les réformes. En 1948, la Direction Générale des Impôts naissait de la fusion de trois administrations aux logiques différentes. Le début des années quatre-vingt-dix était celui de l’adaptation de l’organisation de l’administration fiscale aux nouveaux enjeux posés par la création de la TVA intracommunautaire. Enfin, la Loi Organique relative aux Lois de Finances de 2001 imposait la culture de la performance. Pour autant, l’organisation du contrôle fiscal était peu touchée par les réformes et oscillait dans une sorte de compromis entre logique de rendement et négociation. Logique de rendement, parce que le vérificateur doit rendre chaque année un nombre précis d’affaires dont on a longtemps fait fi du rendement réel (Redressements encaissés/Redressements notifiés). Logique de négociation, ou de discussion, qui débute lors du contrôle et se poursuit à travers les différents recours hiérarchiques, pendant toute la procédure d’imposition. Loi Essoc ou les prémices d’une modification structurelle de l’administration fiscale 2018 est un tournant, peut-être définitif, dans les relations voulues apaisées entre l’administration fiscale et les contribuables. La loi Essoc(1), ou  » faire confiance et faire simple « , exprime la volonté de l’administration de passer  » d’une logique de contrôle a priori à une approche fondée davantage sur la confiance et la prévention de l’erreur « . Les mesures pour  » Une nouvelle relation de confiance(2)« , ensuite, traduisent la nouvelle orientation donnée à l’administration dans une sorte de triptyque :  » Conseiller et accompagner les entreprises sur certains domaines fiscaux  » (i),  » Réorienter et modifier les vérifications de comptabilité  » (ii), tout en luttant contre la fraude fiscale (iii). Du contrôle statistique à l’Examen de Conformité Fiscale L’Examen de Conformité Fiscale (ECF), destiné aux entreprises et applicable aux exercices clos à compter du 31 décembre 2020, s’annonce comme un des piliers de la nouvelle orientation donnée aux vérifications de comptabilité, par l’abandon définitif du contrôle statistique au bénéfice d’une relation toujours plus apaisée entre l’administration et les contribuables. Confié à un tiers-examinateur issu du monde du chiffre ou du droit, l’ECF porte sur dix points d’audit définis par arrêté du 13 janvier dernier. Il se conclura par un certificat remis à l’administration fiscale qui aura valeur de mention expresse (absence définitive de majoration et d’intérêt de retard sur des points validés par le certificateur et ultérieurement contestés par l’administration) et qui, selon le directeur du contrôle fiscal, limitera l’occurrence des contrôles. Source : Daf-Mag

Assurer la conformité de la facturation électronique à l’échelle mondiale

Poussée par l’objectif d’éviter l’évasion fiscale, la législation sur la facturation électronique obligatoire est en hausse dans le monde entier. Le passage à la facturation électronique n’est plus une option pour les entreprises, c’est une obligation. La part croissante de gouvernements et d’entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à collaborer ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre grandissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe. Le point sur la situation mondiale En 2017, la France a estimé à 12 milliards d’euros la perte de recettes de TVA. La mise en place de la facturation électronique et la transmission systématique des données de factures à l’administration fiscale vont clairement contribuer à la lutte contre la fraude à la TVA et à la simplification de la collecte auprès des entreprises. L’Amérique latine a été la première à imposer l’utilisation de la facturation électronique à la fin des années 2000, en utilisant le modèle de contrôle fiscal appelé « Clearance » (vérification en temps réel des factures par l’administration fiscale locale). En Europe, la directive européenne sur la facturation électronique et les achats publics a été mise en place pour faire de la facturation électronique la méthode la plus utilisée en Europe en 2020. Pour soutenir cette directive, plusieurs pays ont instauré une réglementation obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique. L’Italie est allée encore plus loin en devenant le premier État membre européen à rendre obligatoire la facturation électronique B2B et B2C pour les entreprises italiennes. D’autres semblent disposés à suivre cette voie. La France lui emboîte désormais le pas en étendant l’obligation de facturation électronique au secteur B2B. En effet, voté le 28 décembre dernier, l’article 153 de la loi de finances 2020 prévoit la mise en oeuvre de la facture électronique dans les relations inter-entreprises et la remise d’un rapport sur les conditions de cette mise en oeuvre. Tout comme pour le B2G, l’article prévoit d’instaurer cette obligation de manière entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Le calendrier et ses modalités sera fixé par décret en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées. A date, le modèle de contrôle fiscal n’a pas été arrêté mais il est fort probable que ce soit le modèle de type Clearance. La part croissante de gouvernements et d’entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à collaborer ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre grandissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe. De plus, le délai entre la publication de la loi et l’échéance à laquelle les entreprises doivent se conformer est très court, tandis que le nombre de réglementations continue d’augmenter. Des efforts ont été faits pour standardiser les achats publics et simplifier les échanges de documents entre les entreprises et les administrations publiques, notamment avec PEPPOL. Toutefois, la conformité reste encore très complexe dans la réalité. La facturation électronique en plein essor De plus en plus d’entreprises remplacent leur processus de facturation papier par des solutions de diffusion et d’archivage de factures électroniques moins coûteuses et plus efficaces. Elles découvrent ainsi de nouvelles façons d’accroître leur avantage concurrentiel et leur productivité (par exemple, réduction des erreurs liées aux factures, gains de temps et d’argent, paiement plus rapide, etc.). Bien que la facturation électronique soit en pleine ascension, l’une des raisons pour lesquelles elle n’a pas encore été largement adoptée est la confusion autour de la conformité fiscale. Source: DAF MAG