Comment sécuriser ses factures électroniques ?
Découvrez comment sécuriser vos factures électroniques : signature électronique, archivage sécurisé, vérification des données et respect des normes légales.
Comment définir un workflow de signature sûr et efficace ?
Signataires absents ou occupés, signatures conjointes contraignantes, comment garder un bon niveau de contrôle sans bloquer les règlements ? 4 pistes pour mieux organiser vos signatures : Identifier les catégories de paiement pour y associer les signataires appropriés Selon votre activité et votre organisation interne, définissez quelle(s) personne(s) sont à même de valider chaque type de règlement : fournisseurs français, fournisseurs étrangers, salaires, etc. Définir un workflow de validation obligatoire mais suffisamment souple pour être mis en pratique Choisissez un mode de signature approprié pour chaque type de paiement : signature unique (1 seule signature requise), signature conjointe (2 signatures obligatoires), collège de plusieurs signataires (avec signature unique ou conjointe). Prévoyez ensuite suffisamment de signataires à chaque niveau. Constituez un panier de signataires assez nombreux pour assurer la signature d’au moins 2 d’entre eux en cas d’absence. Utiliser les fonctionnalités des outils de trésorerie pour articuler validation interne et signature bancaire Votre Direction souhaite valider les ordres en dernier recours, mais avec l’assurance que des contrôles ont été faits en amont ? La signature interne permet un premier niveau de validation avant la signature bancaire des dirigeants. Ou à l’inverse, la signature interne peut également intervenir après la signature bancaire, dispensant ainsi la Direction des dispositifs contraignants de signature bancaire (token/clé de signature, poste fixe, etc.). Utiliser les nouveaux outils pour faciliter la signature Les nouvelles générations de logiciels 100% web sont accessibles à tout moment depuis des dispositifs mobiles. Si les normes bancaires ne permettent pas encore de s’affranchir des token ou clés de signature, l’utilisation des nouveaux outils combinée à l’articulation des procédures de signature interne et bancaire permettent une grande souplesse dans la validation des ordres. En résumé, définir une organisation optimale en amont permet d’éviter les contournements de procédure – et les failles de sécurité qui en découlent. Car, faut-il le rappeler, une clé de signature et un mot de passe sont strictement personnels et confidentiels ! Si vous voulez en savoir plus sur l’offre MATA IO, nous pouvons organiser un webinar. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Gagnez du temps en toute sécurité grâce à la signature électronique
Nous sommes nombreux à nous équiper d’objets connectés. À la maison comme en entreprise, la dématérialisation est devenue une nouvelle manière de vivre. De même, avec l’arrivée de la signature électronique, la gestion administrative devient plus facile et plus rapide. Si certains doutent encore de son efficacité et de sa sécurité, les plus grandes entreprises françaises l’ont déjà adoptée depuis longtemps. Découvrez 3 raisons de passer à la signature électronique dès maintenant. 1/ Plus d’efficacité avec la signature électronique Tous les jours, vous avez à gérer et trier un grand nombre de documents. Entre vos différentes factures, vos devis et tous les contrats, vous avez l’embarras du choix dans les documents qui peuvent faire l’objet d’une signature. La gestion de tous ces documents est fastidieuse et vous perdez beaucoup de temps et d’énergie à vous déplacer et envoyer des courriers qui comportent votre signature pour prouver leur validité. De plus, vous allez réaliser une réelle économie en envoyant vos documents par e-mail compte tenu du prix des envois postaux qui ne cesse d’augmenter. Alors, plutôt que de vous atteler à la signature répétitive de documents en version papier, vous pouvez passer à la signature électronique qui vous permettra en un clic de signer vos documents. En adoptant la dématérialisation, vous gagnez beaucoup de temps au quotidien pour pouvoir réaliser des tâches à valeur ajoutée. Finalement, vous vous évitez ainsi qu’à vos collaborateurs des déplacements inutles en agence ou dans vos locaux pour contractualiser vos transactions commerciales par exemple. Vous n’avez également plus besoin d’attendre plusieurs jours que certains collaborateurs se déplacent pour signer leurs documents, sans compter que vous évitez d’imprimer, trier et stocker les contrats, les devis et les factures. Vous économisez une place considérable dans l’archivage. Besoin de signer des documents bancaires ? C’est pareil ! Grâce à la signature électronique, vous pouvez échanger l’ensemble de vos documents avec votre établissement bancaire en quelques clics. La signature électronique permet un gain de temps mais également de productivité considérable. 2/ Transmettre une image pro et moderne de votre entreprise avec la signature électronique Dans le milieu professionnel, la signature électronique est devenue quasi indispensable. La majorité de nos échanges commerciaux se passent désormais en ligne. Et pour fluidifier les transactions, il est important d’adopter la signature digitale qui est révélatrice du dynamisme de votre entreprise. La signature numérique vous permet de gagner du temps lorsque vous éditez de nouveaux contrats. Elle facilite également la consultation de tout document sur n’importe quel appareil électronique. Quelques clics suffisent pour retrouver des documents alors que l’archivage papier donne davantage de contraintes pour rechercher un document qui date parfois des années précédentes. Ainsi vous transmettez une image professionnelle, moderne et efficace de votre entreprise. Vous concluez bien plus rapidement des transactions et évitez de perdre du temps avec des documents au format papier. L’expérience utilisateur de vos clients et vos fournisseurs est alors grandement améliorée lorsque vous utilisez la signature numérique. Les interactions sont fluides, rapides et peuvent se réaliser de n’importe quel lieu et à n’importe quel moment. Que vous soyez au bureau, à votre domicile ou en vacances, vous n’avez plus à attendre pour conclure un accord. Depuis votre mobile personnel, vous consultez et validez à tout moment un document, même sur le pas de la porte ! 3/ Dématérialisation et sécurité, c’est possible ! La signature électronique est légalement aussi bien encadrée que la signature manuscrite classique. Ainsi, vous pouvez signer tous vos documents en toute sécurité directement en ligne, depuis votre ordinateur ou votre mobile. Grâce à la signature numérique, vous signez puis vous authentifiez les signataires rapidement. Vos documents sont ainsi classés automatiquement, et le cryptage des données vous garantit la sécurité de vos transactions et engagements. La signature électronique est également appréciée car elle permet d’éviter les erreurs. Si vous contrôlez manuellement vos documents, il peut arriver d’oublier quelque chose, ou d’omettre un détail. Avec la dématérialisation de vos processus administratifs, vous n’avez plus à vous en soucier. C’est votre logiciel de signature électronique qui se charge de contrôler la conformité des pièces numériques ainsi que la protection et l’authenticité des différentes signatures électroniques. Source : Dynamique Mag
