Une Gestion de Trésorerie collaborative et innovante avec SAGE XRT Advanced (SXA)
Nous avons interviewé Mr Herrmann, Responsable commercial et associé de MATA sur l’innovation Sage XRT Advanced. Une nouvelle génération de plateforme collaborative de gestion de trésorerie qui permet une visibilité et une accessibilité de vos liquidités de n’importe où, tout en offrant un niveau de sécurité maximum. Sage XRT, le socle Sage XRT est l’offre experte de SAGE centrée sur la gestion de trésorerie et les transferts bancaires. Aujourd’hui, le pilotage d’une entreprise et la prise de décision se font après l’analyse de la situation du cash. La gestion est largement optimisée si toutes les informations nécessaires à la prise de décisions sont disponibles et lisibles en permanence. Le socle permet déjà de rapatrier des relevés de comptes multi-formats et de les intégrer en trésorerie puis générer automatiquement les écritures comptables. En émission les paiements sont centralisés pour la signature électronique, puis envoyés en banque via SWIFTnet ou EBICS TS. La version SXA de Sage XRT propose aujourd’hui les fonctionnalités du socle ainsi que de belles innovations simplifiant considérablement les opérations des trésoriers. Que vous soyez déjà client XRT ou non, la version 2021 convient à tous types de contextes et à toutes tailles d’entreprises. Sage XRT Advanced (SXA) est innovante et incontournable La plateforme offre une approche qui casse les codes. Cette nouvelle génération de trésorerie permet de simplifier les accès aux applications puisqu’elle est « full web ». Cela permet d’accéder au logiciel via une URL et en utilisant un simple navigateur. Dans ce contexte technique, deux déploiements logiciels sont envisageables : Soit l’URL dirige vers un serveur local, dit « on-premise » ; Soit l’URL renvoie vers le cloud Microsoft Azur de MATA, parfaitement intégré aux solutions Windows avec base de données SQL. La solution choisie dépend de la stratégie de l’entreprise mais dans tous les cas, cela permet de : Avoir un accès à distance hors site aux données de trésorerie ; Signer les paiements en mobilité ; Disposer d’une mise à jour logicielle facile, sans interruption de service, planifiée avec le client, sans perturber l’utilisateur ; Donner accès à ces informations à plus de personnes dans l’entreprise de manière adaptée ; Le trésorier ou le comptable peut produire des documents en ligne, conçus comme des tableaux de bords ou de KPIs. Il les met à disposition de son Comité de direction ou de tout interlocuteur autorisé qui lui, peut les consulter au meilleur moment et en mobilité. « Sage XRT Advanced est la nouvelle génération de solutions de trésorerie permettant de simplifier les accès aux applications dans le contexte actuel de télétravail, en particulier quand elle est déployée en mode Cloud. » Combinée à l’utilisation de la plate-forme de vérification des coordonnées bancaires MATA IO, cette plate-forme offre aujourd’hui un niveau de sécurité inégalé pour les groupes qui souhaitent avoir la garantie de traçabilité des contrôles opérés sur les tiers et les paiements. Pascal Herrmann relève un dernier avantage et non des moindre, la plateforme « améliore l’automatisation traitements des relevés de comptes par le scan des libellés, une bibliothèque de formats modifiable, et la lecture des caractères Unicode particulièrement intéressante pour interpréter des relevés à l’international. » Effectivement, les codifications bancaires sont différentes selon le pays de la banque. La plateforme facilite l’interprétation des opérations en donnant la possibilité de créer des formats spécifiques et des associations de flux. Pour les échanges mondiaux ce sont les caractères cyrilliques ou asiatiques qui peuvent être lus grâce à leur correspondance en caractères Unicode. Le choix de combiner la plate-forme SXA et les services d’hébergement et de sécurité de MATA apporte donc une garantie de sécurité maximale, de souplesse et de gain de productivité. MATA conseille Sage XRT Advanced (SXA) à quelles entreprises et avec quels avantages? Toutes ! Client SAGE ou non, la plateforme convient à toutes les structures. MATA étudie la situation de votre entreprise afin de vous proposer la solution qui vous est adaptée. Pour les clients qui disposent déjà du socle XRT, la version Advanced améliore réellement l’expérience utilisateur : Le travail multifenêtre dans le navigateur web est enfin possible ; Les opérations quotidiennes sont automatisées et planifiées au maximum ; La prise en charge de tous types de relevés de comptes grâce à la bibliothèque de formats et la lecture des caractères Unicode ; Les accès distants permettent un accès à tout moment (24/7) et en tout lieu ; Une consultation des données en toutes conditions, sur ordinateur, tablette, smartphone ; Les mises à jour de sécurité sont toujours up to date et optimales. Pour les sociétés qui souhaitent améliorer leur gestion de trésorerie Sage XRT Advanced convient tout particulièrement aux entreprises structurées en groupe qui ont à gérer leurs activités avec plusieurs banques dans plusieurs pays. La solution déployée par MATA permet notamment de : Intégrer directement les relevés de comptes internationaux SWIFT, Effectuer les traitements intragroupes (constats, suivi, calculs des échelles d’intérêts), une fonction déjà existante dans le socle XRT, Renforcer la sécurité interne avec la validation 4 yeux des fonctions sensibles, Contrôler les tiers payés grâce à MATA IO, Accéder à une signature EBICS TS à distance dans le cloud. Et Mr Herrmann de revenir sur les points clés : « Pour des nouveaux clients, SXA offre une plate-forme complète, facilitant la trésorerie de groupes, permettant la lecture de relevés internationaux Swift, de bénéficier d’un traitement de caractères Unicode, d’automatiser les traitements d’intragroupes, analyses et calcul d’échelles. Pour une centralisation des paiements efficace et sécurisée, MATA propose une solution sur notre cloud via Microsoft Azure, bénéficiant du contrôle des coordonnées des tiers MATA IO, intégrée à la signature SAGE XRT, EBICS TS avec possibilité de signature interne sur mobile. » Quels sont les services proposés par MATA pour des clients souhaitant déployer Sage XRT Advanced (SXA) en mode cloud? Une entreprise souhaitant déployer SXA en mode cloud avec MATA peut bénéficier d’une palette de services novateurs : Un hébergement cloud « single tenant », dédiant un serveur à chaque client, lui garantissant le cloisonnement parfait de ses données
Le rapprochement bancaire en 2021
Le rapprochement bancaire est un contrôle réalisé par le comptable, qui consiste à vérifier la concordance du compte banque en comptabilité et de l’extrait de compte bancaire. La technique de l’état de rapprochement permet de justifier les différences de soldes. Quels sont les enjeux du rapprochement bancaire ? Le principal intérêt du rapprochement bancaire : vérifier que tous les encaissements saisis en comptabilité ont été crédités sur votre compte, et que tous les décaissements saisis ont bien été débités. La confrontation du compte comptable et de l’extrait de compte permet de détecter des anomalies potentielles : Des oublis ou des erreurs d’enregistrement, Des frais bancaires, Le décalage de certaines opérations, Ou bien même des tentatives de fraude. Le rapprochement bancaire consiste donc à pointer les opérations enregistrées dans la société et à la banque afin de faire apparaître des écritures isolées, c’est-à-dire enregistrées uniquement à la banque ou dans les comptes de l’entreprise. Quand on sait que les factures peuvent faire l’objet d’un règlement immédiat ou différé, que les opérations comptables peuvent apparaître sur l’extrait de compte de la période suivante, le rapprochement bancaire prend toute son importance. Comment réaliser un rapprochement bancaire en 2021 : On commence par vérifier les soldes de départ afin de les équilibrer (solde du compte Banque de la comptabilité de l’entreprise et solde du relevé bancaire) ; Il faut ensuite pointer toutes les opérations enregistrées en comptabilité et à la banque. Un point d’attention : les colonnes débit et crédit du compte Banque sont inversées par rapport aux colonnes du relevé de compte bancaire. Enfin, on termine par la réalisation de l’état de rapprochement bancaire. Celui-ci relève l’ensemble des opérations non rapprochées. Comment automatiser son rapprochement bancaire en 2021 : On peut réaliser son rapprochement bancaire à la main ou avec Excel, mais cette tâche peut vite devenir fastidieuse et chronophage, surtout si vous avez beaucoup d’opérations. Pour automatiser votre rapprochement bancaire, il faut connecter vos comptes bancaires à votre logiciel de comptabilité ou ERP. Le plus simple consiste à choisir un progiciel intégré qui embarque la communication bancaire et le rapprochement comme Secure e-Link. Une fois vos comptes et vos banques connectés, le rapprochement du relevé de compte avec votre compte comptable se fait automatiquement. En conclusion : Votre rapprochement bancaire peut se faire au fil de l’eau, tous les jours, ou bien toutes les semaines ou mois, en fonction de votre organisation. Mais, il faut bien se souvenir que même si le processus est automatisé, plus sa fréquence est importante, et plus vite vous détecterez les dysfonctionnements comptables. Car, la finalité du rapprochement bancaire reste bel et bien de s’assurer que la comptabilité de l’entreprise reflète fidèlement sa situation bancaire en temps réel. Découvrez aussi Mata IO
Des synergies entre la lutte contre la fraude, la compliance et la piste d’audit fiable ?
Aujourd’hui, la majorité des entreprises sont sensibilisées au risque de fraude. Ce risque augmente de manière notoire lors de la création ou de la mise à jour d’un tiers. Vigilantes, les sociétés procèdent à de nombreuses vérifications avant modification dans leurs bases. Mais ces processus de contrôle, indispensables pourtant, sont trop souvent manuels et chronophages. Dans le même temps, les normes comptables et les procédures de contrôle évoluent. Les entreprises ont donc l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable, qui concerne toutes les factures, envoyées ou reçues, dématérialisées et papier. Une priorité, prévenir la fraude L’objectif de l’administration est de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin de l’opération. Une vérification destinée à prévenir tout risque de fraude et à s’assurer que l’opération a été réalisée dans le respect des lois et règlements. Tous les formats informatiques sont admis au plan fiscal. La condition est de mettre en place des contrôles documentés et permanents qui constituent la « piste d’audit ». Il peut s’agir de contrôles intégrés sous forme de traitements informatiques, de contrôles papier ou manuels ou d’une combinaison des deux. Pour une facture fournisseur, par exemple : Vérification du numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur, Contrôle de l’identité du fournisseur, Analyse des mentions obligatoires sur facture, de la présence d’un numéro de bon de commande. Dans le cadre la lutte contre la fraude, ce sont les mêmes informations que nous allons chercher à tester et à valider. Notamment concernant la fraude aux paiements. Une synergie factuelle sur le contrôle du tiers Même si les finalités sont différentes, il va nous falloir procéder à la vérification du tiers et se poser les questions de bon sens : Mon tiers existe-t-il, et existe-t-il toujours ? Le numéro de TVA qui figure sur la facture que je viens de réceptionner est-il valide ? Est-ce que cette facture a fait l’objet d’un bon de commande ? A-t-elle été validée par un hiérarchique accrédité qui a donné son bon à payer ? Des contrôles automatisés, efficients et sûrs Nous avons travaillé sur une solution qui permet de chercher les réponses à ces questions de façon complètement automatique et transparente. Mon tiers existe-t-il ? Nous allons collecter les informations légales le concernant dans des bases de données dédiées et à jour : INSEE, OPENCORPORATES et VIES pour vérifier son numéro de TVA intracommunautaire. Suis-je autorisé à travailler avec ce tiers ? Interrogation automatique des listes de sanctions internationales (OFAC, EU) pour vérifier la conformité du tiers. Cette facture est-elle due ? Historisation des contrôles effectués et conservation des pièces justificatives numérisées. Nous avons également pensé à produire tous les éléments de preuve et de suivi nécessaires : La conservation dématérialisée des preuves est un point clé, et un point de convergence avec les contrôles exigés par le vérificateur : ceux-ci doivent durer dans le temps. Un contrôle ponctuel non justifié n’a pas beaucoup de sens. Et ceci, que ce soit pour lutter contre la fraude ou faire la preuve de sa bonne foi vis-à-vis de l’Administration. A ces vérifications de conformité du tiers, un contrôle essentiel se rajoute logiquement en matière de lutte contre la fraude aux paiements : la vérification des informations de paiement. Nous vérifions de manière automatique les comptes bancaires du tiers. Ceci grâce au dispositif SEPAmail DIAMOND qui permet d’interroger une banque sur la validité d’un IBAN. Il est bien évident que ces différents contrôles, pour être efficaces, doivent s’effectuer à la création d’un tiers. Il doivent d’ailleurs s’exercer pendant toute la durée de vie du tiers, dans le cadre d’un contrôle continu de la base. Une procédure incontournable et compliant Mata I/O Bank Suite est une suite logicielle qui permet d’automatiser les vérifications nécessaires. Elle permet surtout de les rendre parfaitement obligatoires pour vous imposer de rester dans vos procédures. Il faut bien avoir à l’esprit que les fraudes réussies ont lieu à des périodes où vous êtes plus vulnérables. Cela se produit souvent au moment des congés, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou d’un changement d’outils informatiques. MATA I/O Bank Suite assure une sécurisation globale de la chaîne de règlements par la digitalisation de vos procédures de contrôle, de manière à les rendre incontournables. Elle devient de ce fait un instrument de lutte contre la fraude, de vérification de conformité et de justification des contrôles effectués. Consultez-nous pour plus de détail
Faciliter la réconciliation des intercos
Agir au service des entités et des arrêtés de compte La réconciliation des intercos est un processus complexe et chronophage. Sage FRP 1000, avec notre option INSIDE REPORTING, permet de l’automatiser et d’identifier ses contrôles directement dans Excel. Un gain de productivité et une traçabilité assurée. L’interco, c’est quoi ? Le traitement interco, ou des flux intra-groupe, est une opération comptable effectuée dans les groupes de sociétés. Elle consiste à neutraliser toutes les opérations effectuées entre des sociétés appartenant à un même groupe. Les mouvements d’achats et de ventes entre les sociétés d’un même groupe doivent être identifiés, rapprochés, traités et neutralisés, pour réaliser les bilans ou les situations intermédiaires et, ainsi arrêter le chiffre du groupe. Le défi est entre autres, de calculer un Chiffre d’Affaires Net en Hors Taxes, une problématique levée par KEMATA grâce au produit de reporting. Comment gagner en efficacité LORSQUE L’ON réconcilie ses intercos Pour pouvoir réconcilier les intercos, les équipes MATA utilisent le produit INSIDE REPORTING connecté à SAGE FRP 1000. L’outil permet de pousser dans Excel des données qui sont dans la base de données comptable, selon des filtres précis. KEMATA crée à façon, un document de reporting qui consolide de manière exhaustive, dans des tableaux de contrôle, tous les achats / ventes intragroupe en TTC et en Hors Taxes. Ceci permet de les neutraliser et par la même occasion, d’identifier les éventuelles pièces erronées, incomplètes ou manquantes. Grâce à ces documents, la Direction Financière peut s’assurer que tous les achats intra-groupes correspondent bien à des ventes intra-groupes. Le service comptable évite ainsi les opérations manuelles et renforce les contrôles sur chaque société du groupe. Plus le groupe se développe, plus les intercos sont impossibles à réaliser à la main, surtout si les outils comptables sont encore dissociés. Anticiper pour gagner en efficacité MATA se distingue de la concurrence par sa capacité à anticiper ces sujets, même s’il n’est jamais simple de la faire, mais cela permet d’anticiper les futurs besoins de la direction financière. La réussite d’un projet de finance dépend en 1er lieu du choix du produit et de celui de l’intégrateur. Lorsque l’on aborde des sujets aussi ardus que les intercos dès le départ, une relation de confiance s’établit, ce qui permet de définir les priorités et d’inclure au projet et au cahier des charges, le temps de mise en œuvre. La gamme SAGE 1000 est la meilleure base pour ce type de projets, elle permet d’avoir toutes vos sociétés dans un système commun. Cela permet de générer un seul et unique tableau avec les états de contrôle ! Gain de productivité indéniable et traçabilité assurée grâce aux documents générés qui font preuve de la réconciliation et de son état à date. Pensez-y pour l’avenir… Consultez-nous pour plus de détail
Dossier FEC (Fichiers des écritures comptables)
Une nouvelle procédure à distance est en place depuis le 31 décembre 2016, l’administration fiscale peut demander aux entreprises leurs fichiers des écritures comptables (FEC) afin de les examiner à partir de ses bureaux. Source : Business Les Echos Déroulement L’envoi d’un avis d’examen de comptabilité, à l’entreprise, est obligatoire pour débuter la procédure, précisant que celle-ci peut se faire assister par un conseil de son choix. A réception de cet avis, l’entreprise doit s’organiser en seulement 15 jours pour transmettre une copie de ses FEC à l’administration, sous forme dématérialisée, conformément aux normes prévues par le Livre des procédures fiscales (article A47 A-1). Particularité : Seules les entreprises tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés sont concernées par cette procédure. En cas de non-respect des délais ou modalités de transmission des fichiers, l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 €. De plus, l’administration a la possibilité d’annuler la procédure d’examen et diligenter une vérification des FEC dans les locaux de l’entreprise. Note : l’examen de comptabilité à distance est destiné aux entreprises ne présentant pas de risques élevés ou dont la taille et la complexité des sujets ne nécessitent pas un contrôle sur place. A partir de la copie transmise, l’administration peut réaliser des tris et des classements, ainsi que tous les calculs nécessaires à la vérification de la concordance entre les fichiers et les déclarations fiscales de l’entreprise. En cas d’erreurs, elle adresse une proposition de rectification à l’entreprise. En revanche, si aucune anomalie n’est constatée, l’administration informe celle-ci de l’absence de rectification. En pratique, l’administration dispose d’un délai maximal de 6 mois après la réception des fichiers pour avertir l’entreprise de la suite donnée. Note : l’administration a l’obligation de détruire la copie des fichiers avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires ou avant d’informer l’entreprise de l’absence de rectification. En savoir plus sur : Business Les Echos Les garanties de procédures Dans le cadre de l’examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties qui lui sont précisées dans la « charte des droits et obligations du contribuable vérifié ». Elles sont similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité. Note : la charte, disponible sur les sites Internet : www.impots.gouv.fr et www.economie.gouv.fr, a été mise à jour pour 2017. Opposable à l’administration, cette dernière doit, en principe, respecter l’ensemble des règles et garanties y figurant. Quelques garanties qui figurent sur la charte : Lorsque l’entreprise est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées, elle a la possibilité de recourir au supérieur hiérarchique de l’agent chargé du contrôle afin d’obtenir des explications supplémentaires. Le cas échéant, elle peut également, saisir la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires afin de lui soumettre le désaccord. Autre garantie importante, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une nouvelle vérification de comptabilité au regard des mêmes impôts ou taxes et pour la même période. Enfin, en cas de redressement, l’entreprise dispose de 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification, pour demander la mise en œuvre de la procédure de régularisation spontanée. Cette dernière lui permet de corriger les anomalies relevées par l’agent du fisc dans ses déclarations, moyennant le paiement d’un intérêt de retard égal à 0,28 % par mois (au lieu de 0,40 %). Bien entendu, cette procédure suppose que l’entreprise soit de bonne foi. En savoir plus sur : Business Les Echos FEC : qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un fichier normé. Pour être accepté, il doit, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…). Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Le classement des écritures doit être par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition de l’entreprise, 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés, pour chaque écriture. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration. Note : Avant tout contrôle, il est fortement recommandé de procéder à des essais de création d’un FEC. Pour cela, le logiciel « Test Compta Demat », librement téléchargeable sur le site Internet www.economie.gouv.fr, permet de vérifier la conformité de la structure d’un FEC. En savoir plus sur Business Les Echos Pour la gestion de votre comptabilité, nous vous proposons la solution Sage FRP 1000 Comptabilité : Visitez notre page produit
