Etat des lieux non exhaustif des fraudes COVID
On sait que les escrocs sont imaginatifs et pleins de ressources, mais ils sont généralement aussi les premiErs à tirer profit d’une actualité quelle qu’elle soit, surtout si elle est angoissante ou stressante. Le COVID ne fait pas exception à la règle : Avec la crise, le signalement des fraudes bat des records. Petit inventaire à la Prévert des principales escroqueries recensées : Fraudes aux aides publiques : De nombreuses fraudes aux aides publiques ont été détectées. A titre d’exemple : La giga escroquerie à 5,8 millions d’euros d’aides Covid de «PA7», l’influenceur français de Dubaï. Il est soupçonné d’avoir détourné, selon des estimations encore très partielles, au moins 5,8 millions d’euros d’aides d’État liées à la pandémie de Covid-19 grâce à un montage audacieux et sa petite notoriété sur Internet. L’argent public dérobé provenait du fonds de solidarité (FDS), le dispositif mis en place en urgence par l’État pour soutenir les entreprises dont le secteur d’activité a été est durement touché par la crise sanitaire. . Fraudes au Pass sanitaire Les fraudes au pass sanitaire contre le coronavirus se multiplient depuis plusieurs semaines. En témoigne l’exemple récent d’une fraude dans les Yvelines, avec plus de 100 personnes concernées par ce dispositif. Selon le journal Le Parisien, 111 personnes ont réussi à se procurer une attestation de vaccination et donc d’un QR code valide alors qu’elles ne se sont pas fait vacciner. Les faits sont rapportés aux policiers de Versailles, qui ouvrent une enquête dans la foulée. À partir de ces fausses attestations, il découvre alors que ces 111 personnes auraient été vaccinées par une médecin versaillaise. Mais, en la questionnant, les policiers apprennent qu’elle était en vacances au moment des faits et que les injections ont été effectuées dans un centre où elle n’a jamais travaillé. . Fraudes liées au télétravail Des faux recruteurs qui collectent des renseignements personnels pour une offre d’emploi pendant la pandémie. Si un recruteur vous demande des renseignements personnels, prenez la précaution d’effectuer les recherches nécessaires pour savoir si cette entreprise existe et si elle est légitime. Les fraudeurs qui se font passer pour votre employeur ou une connaissance, vous demandant de leur acheter des cartes-cadeaux. Soyez soupçonneux de cette pratique, même pendant une crise comme une pandémie. Des faux courriels visant les employés qui travaillent à domicile pendant la pandémie. Méfiez-vous de ce qui suit : Des messages semblant provenir de votre service des ressources humaines demandant des renseignements personnels ou de cliquer sur un lien Des messages semblant provenir de votre service informatique demandant des pièces d’identité, ou des courriels avec pièces jointes Des fausses demandes de réinitialisation du mot de passe d’un compte de courrier électronique Fraudes aux placements : Soyez prudent si on vous invite à investir dans des entreprises offrant des produits ou services susceptibles de prévenir, dépister ou soigner une infection au coronavirus (COVID-19). Des fraudeurs profitent de la situation actuelle pour attirer d’éventuels investisseurs et leur promettre des rendements très élevés. Les fraudes peuvent prendre différentes formes. À titre d’exemple, les fraudeurs peuvent diffuser de fausses rumeurs sur les médias sociaux dans l’espoir de faire gonfler artificiellement la valeur d’actions qu’ils détiennent et vous les revendre à profit. Vous vous rendrez compte plus tard que vous avez acheté à prix gonflés des actions qui en réalité ne valent presque rien. Généralement, les fraudeurs demandent d’investir rapidement pour profiter d’une occasion « sans précédent ». Rappelez-vous que les investissements à rendements élevés sans risques n’existent pas. Fraudes financières : Pendant les périodes de confinement, les collaborateurs de nombreuses entreprises ont été amenés à travailler en home office et les processus de travail habituels s’en sont trouvés affectés. Les procédures et workflows de validation établies par les entreprises n’étaient plus en vigueur ou de manière partielle seulement. Et le contrôle basé sur l’échange ou sur la vérification de pièces physiques ne fonctionnait plus. Cette crise a donc créé donc une multitude de risques qui ont du être identifiés et encadrés. Aujourd’hui encore, le télétravail, conséquence de la crise augmente les probabilités qu’une entreprise soit victime de fraudes de la part de ses employés, de tiers ou de partenaires commerciaux. Concrètement, le risque de criminalité économique et de « non-conformité » peut se produire dans toute entreprise sous de diverses formes, comme : Instructions données au service comptable ou financier d’initier un paiement sur un compte par des fraudeurs Manipulation de l’information financière pour dissimuler un surendettement Le travail décentralisé et l’affaiblissement du système de contrôle interne qui en découle, ainsi que les processus d’urgence liés à la crise, peuvent entraîner une augmentation des détournements de fonds (avec l’introduction de factures fictives ou de notes de frais excessives, par exemple) Et nous n’en avons certainement pas terminé avec les fraudes COVID, alors ouvrez l’œil et souvenez vous que l’urgence et les rendements exceptionnels font rarement bon ménage avec la sécurité de votre argent. Et qu’il existe des solutions informatiques de lutte contre la fraude aux règlements frauduleux comme MATA IO Bank Suite qui contrôle vos tiers et vos fichiers de paiement avant envoi en banque. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre MATA IO, nous pouvons organiser un webinar. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Simplifiez votre gestion de trésorerie avec Sage XRT Solutions
Nous avons interviewé Mr Brière, Partner Account Manager chez Sage – partenaire depuis 1999 avec Mata – sur la gestion de trésorerie et les nouvelles innovations de Sage XRT Solutions. La version Cloud de l’outil permet de visualiser et de gérer les flux financiers n’importe où, tout en conservant un niveau élevé de sécurité. Pourquoi se préoccuper de sa trésorerie ? La dernière crise a fait que la trésorerie des entreprises a été malmenée, alors même qu’elle est primordiale pour la confiance que les partenaires peuvent accorder. D’autant qu’avec la crise de la COVID-19, les délais de règlement se sont allongés. Une PME sur trois doit supporter des délais de paiement supérieurs à 60 jours. La trésorerie est redevenue un sujet dans les entreprises aujourd’hui. Le trésorier doit réaliser des prévisions de trésorerie à moyen/long terme, pouvoir mettre à jour les données en temps réel, activité qui peut se relever chronophage si l’entreprise n’a pas les bons outils. Et sans visibilité rapide sur la situation du cash, l’entreprise peut même se mettre en danger. Sage XRT Solutions : l’outil spécialisé pour la gestion de trésorerie Sage XRT Solutions est l’aboutissement de la convergence des composants du cash management sur une plateforme collaborative et globale. Sur cette plateforme, vous pouvez : gérer les flux financiers banque entreprise, optimiser les financements et placements, gérer les comptes courants, automatiser l’intégration des flux de trésorerie en comptabilité, produire les tableaux de reporting réclamés par la Direction Générale. « Sage XRT Solutions est la solution adaptée aux trésoriers exigeants qui veulent un maximum d’automatisation dans les traitements tout en garantissant une sécurité maximale ». Quels sont les avantages pour une entreprise de passer sur Sage XRT Solutions ? Simplicité : l’expérience utilisateur est simplifiée grâce à une interface graphique conçue pour répondre aux besoins de l’utilisateur. L’outil est plus facile à prendre en main et plus souple que les générations précédentes du logiciel. Nomadisme : La technologie full web permet de travailler de n’importe où et de répondre à la problématique des confinements successifs et du télétravail de tout un chacun. En effet, il n’y a plus besoin de mettre à jour les postes utilisateurs puisque les données sont décentralisées sur le cloud. Néanmoins, dans le souci de répondre favorablement aux services informatiques qui préfèrent installer les solutions sur leurs propres serveur ou cloud, Sage continuera de proposer sa solution en version on premise. Productivité : vous améliorez votre productivité en automatisant les tâches chronophages, telles que le rapprochement bancaire et comptable. La plateforme « améliore l’automatisation traitements des relevés de comptes par le scan des libellés, une bibliothèque de formats modifiable, et la lecture des caractères Unicode particulièrement intéressante pour interpréter des relevés à l’international. » Technique : la technologie full web vous affranchit du matériel dédié. Les opérations quotidiennes sont automatisées et planifiées au maximum ; les accès distants permettent un accès à tout moment (24/7) et en tout lieu ; les mises à jour de sécurité sont réalisées automatiquement. Sécurité : la solution est hautement sécurisée. La gestion des droits des utilisateurs est très fine, vous pouvez attribuer des droits d’accès à des niveaux de lecture différents à vos collaborateurs. L’ajout de la validation « 4 yeux » renforce le contrôle de la trésorerie. Toutes les opérations sont tracées, les tiers et les paiements sont contrôlés par MATA I/O qui est parfaitement interopérable avec SAGE XRT Solutions. Quelles entreprises pourraient utiliser Sage XRT Solutions ? Sage XRT Solutions s’adresse à toutes les entreprises qui cherchent une solution de trésorerie experte collaborative et interopérable. Les équipes de MATA se tiennent à votre disposition pour étudier vos besoins en la matière afin de vous proposer la solution qui vous est adaptée. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Le groupe MATA fusionne avec Kemata et recentre ses activités sur les solutions expertes
Le groupe MATA recentre ses activités sur les solutions expertes, disponibles en Cloud, se sépare des activités comptables SAGE 1000 et fusionne avec sa filiale KEMATA Le groupe MATA fusionne avec Kemata et recentre ses activités sur les solutions expertes Éditeur de l’outil MATA IO de sécurisation des paiements, et intégrateur de solutions de gestion depuis 1999, MATA propose depuis plusieurs années l’hébergement Cloud en alternative à l’installation sur serveurs « On premise ».Dans un contexte où la fraude reste une menace réelle, la sécurité des installations est primordiale. Pour répondre à l’exigence élevée de sécurité de ses clients, MATA a sélectionné l’hébergement en Cloud Privé Microsoft Azure. L’hébergement Cloud facilite la connectivité des applications en garantissant un niveau maximal de sécurité, notamment pour les interfaces par API ou par protocoles d’échanges avec des services extérieurs (Sepamail, INSEE, DGFIP, agences bancaires). Avec la solution du Cloud privé, chaque client dispose de son environnement propre, entièrement personnalisable et intégrant toutes ses applications. Grâce aux services complémentaires proposés par MATA, tous les aspects techniques sont pris en charge pour que les clients puissent se concentrer sur leur métier. La généralisation de l’offre Cloud s’accompagne d’un recentrage sur les solutions expertes de sécurisation des tiers et des virements, de gestion de trésorerie, et sur des métiers spécialisés tels que la gestion de congés et des notes de frais, la liasse fiscale, la gestion des immobilisations et l’automatisation de la comptabilisation et du lettrage. Dans cette logique de spécialisation, la filiale KEMATA arrête la commercialisation de la comptabilité SAGE 1000. Le suivi des clients et le support du parc seront assurés par notre partenaire MERCURIA. Avec la prochaine fusion de MATA et de KEMATA, la réorganisation de nos activités sera complète et nos équipes en ordre de marche pour vous accompagner dans vos projets métiers. www.mata-conseil.fr
MATA fait évoluer son image de marque avec la refonte du logo MATA
Un bon logo peut avoir un impact majeur sur le succès d’une entreprise. D’un simple coup d’œil, le public repère et retient via l’identité visuelle, les produits et services proposés par cette entreprise. Si certaines marques ont réussi à faire mouche du premier coup (Nike, Shell) et n’ont jamais eu à entreprendre de refonte de logo, ce n’est pas le cas pour la plupart des structures. Avec un monde en constante évolution, les marques évoluent également et MATA n’échappe pas à cette règle. Pourquoi ce besoin de changer de logo et d’identité visuelle ? Le logo est la base de l’identité visuelle d’une société, c’est l’image qui la représente. C’est aussi la représentation graphique de son ADN et de ses valeurs. Lorsque nous avons créé MATA en 1999, nous avions adopté un logo que nous trouvions beau, professionnel et moderne. 20 ans plus tard, nous le trouvions un peu dépassé, vieillissant et plus très représentatif de notre société. Comme le disait Pierre Bonnard : « Une œuvre d’art est un arrêt du temps ». Et le logo n’échappe pas à cette règle : il est ancré dans son temps. Initialement intégrateurs des solutions de trésorerie XRT, nous avons depuis développé de nouveaux métiers, et créé ou intégré de nouvelles gammes de produits adaptées aux tendances actuelles du marché. Nous avons gagné en maturité, certes, mais restons très attentifs aux évolutions fonctionnelles et technologiques en faisant constamment évoluer nos offres. Ce qui nous a amenés à structurer nos services en 3 pôles : Sécurité des paiements Finance Gestion et dématérialisation Nos besoins sur la refonte du logo mata Quant au logo, nous voulions le rajeunir, le dépoussiérer sans le modifier de façon trop radicale. La difficulté a consisté à maintenir un lien avec l’ancien logo tout en proposant de la nouveauté. Une nouvelle forme visuelle qui prend ses repères sur les anciennes formes et sur la suite logicielle que nous avons développé : MATA I/O. Nous avons reboosté le concept de l’éléphant en l’intégrant dans le concept de sécurité en ligne. Pour le choix de la typographie, avec cette transformation digitale qui touche tout un chacun, nous avons opté pour une police d’écriture qui convienne à tout le monde. Ayant ce désir de devenir plus efficaces et plus forts, il nous fallait un logo efficace et représentatif de ce que nous sommes : une société mature en perpétuelle évolution et en accord avec son temps. Car, il est essentiel de pouvoir s’adapter pour rester pertinent sur la transformation digitale. Pour la palette des couleurs, nous nous sommes inspirés du logo MATA I/O et de son arc-en-ciel de couleurs, représentatif de nos métiers en perpétuelle évolution. La nouvelle identité visuelle de MATA Nous avons confié ce challenge à l’agence de communication LA PLUME qui a su trouver le bon compromis entre le changement, nécessaire, et une forme de continuité qui véhicule nos valeurs : des offres de qualité, un service de proximité et un accompagnement irréprochable. Pas de changement radical en somme, mais un logo rajeuni pour dynamiser notre image sans renoncer à qui nous sommes ! Maintenant que vous connaissez les raisons pour lesquelles nous avons changé notre logo, nous vous présentons sans plus tarder notre nouvelle identité.
MATA fait sa rentrée des classes
Pour cette rentrée 2021, Mata anticipe les enjeux des entreprises avec ses solutions CLOUD comme fer de lance : – MATA I/O pour lutter contre la fraude – CLEEMY pour dématérialiser ses NOTES DE FRAIS – SAGE XRT ADVANCED pour optimiser sa trésorerie Quels sont les avantages du CLOUD ? L’avantage le plus évident est que votre entreprise n’a pas besoin d’acheter, de configurer, de maintenir et de réparer du matériel pour exécuter des charges de travail dans le cloud. Et, contrairement aux idées reçues, votre IT est bien plus sécurisé au sein d’une plateforme Cloud que chez vous ou sur la plupart des hébergements tiers. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle MATA a choisi le cloud Azure de MICROSOFT qui a obtenu le plus grand nombre de certifications et d’approbations et qui est le seul à être validé par l’ensemble des CNIL Européennes. Grâce au cloud, votre entreprise paie, par abonnement, uniquement pour les ressources, infrastructures et services nécessaires. Vous n’avez plus à investir dans du matériel onéreux et de nouveaux logiciels et payez pour un service consommé en fonction de vos besoins. La répartition de votre investissement est faite dans le temps et vous garantit une bonne maîtrise de vos dépenses. MATA I/O pour lutter contre la fraude : Avec ces 18 mois de télétravail, les procédures de contrôle se sont dégradées dans le cadre du travail à distance pour le plus grand bonheur des escrocs. Le télétravail a mis en évidence la limite des procédures non digitalisées, qui ne s’exercent plus, dès lors qu’on n’est pas sur son lieu de travail et qu’on n’a pas accès aux pièces justificatives physiques. Mata a développé une solution de sécurité qui répond aux besoins du télétravail : La solution Mata I/O qui permet de s’affranchir de ces contrôles physiques. Elle consiste à rationaliser le contrôle de ses tiers et de ses règlements en mettant en œuvre une base de tiers unique, référente et sûre, connectée à toutes les applications dans lesquelles sont produits des règlements de manière à assurer une détection en temps réel et en continu de toutes les anomalies potentielles. Toutes les créations ou modifications de comptes bancaires font l’objet d’une vérification automatique auprès de dispositifs qui permettent de tester la validité d’un IBAN pour un tiers : SEPAMAIL Diamond pour contrôler un tiers français ou SIS ID, avec lequel nous avons signé un partenariat au printemps, pour tester et valider les tiers étrangers. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre MATA I/O, nous pouvons organiser un webinar. CLEEMY : la solution de dématérialisation des notes de frais. Les notes de frais mobilisent un temps de travail considérable, que ce soit pour le salarié qui réalise sa note de frais que pour le comptable qui la traite. En 2015, une étude menée par HRS et la fondation GBTA révélait ainsi qu’en moyenne, le traitement de chaque note de frais coûtait à l’entreprise 53 €, soit 20 minutes de travail. 19% de ces notes de frais contiendraient des erreurs et donc le retraitement de ces erreurs prendrait 18mn par note de frais. Multiplié par le nombre de notes de frais collectées chaque mois, cela représente un coût colossal pour l’entreprise. En moyenne, pour une TPE de 20 personnes, cela lui couterait près de 72 000€ par an de perte. La dématérialisation des notes de frais évite aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs. La numérisation directe avec CLEEMY, l’utilisation de cartes de paiements connectées rendent les employés plus autonomes, tout en laissant 100% le contrôle à l’équipe finance. Les transactions sont suivies, de la demande d’achat à l’export comptable, en temps réel. Ce mode de paiement permet également de sécuriser les flux, d’optimiser les rapprochements et de générer des données précises, justes pour piloter les budgets et prendre les bonnes décisions. Avec Cleemy, l’entreprise a des retours positifs rapides et conséquents : l’ensemble du processus de gestion des notes de frais gagne en efficacité. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre Cleemy, nous pouvons organiser un webinar Sage XRT Advanced (SXA), la nouvelle génération de plateforme collaborative de gestion de trésorerie de SAGE : Solution complète et flexible, bien adaptée aux contextes internationaux, SAGE XRT ADVANCED permet de maîtriser ses liquidités réelles et prévisionnelles sur l’ensemble du périmètre groupe, de piloter la trésorerie nette et de prendre les bonnes décisions. Une plateforme de travail collaborative et ouverte qui facilite les échanges avec les acteurs financiers de votre entreprise (trésorier, responsable financier et administratif, banques, etc.) et s’intègre parfaitement avec le logiciel ERP. Les échanges de données sont plus faciles grâce à l’interface de convertisseur configurable. SAGE XRT ADVANCED gère et contrôle les opérations de placements, de financement et d’investissement à court, moyen et long terme. Cette plateforme modulaire offre une couverture fonctionnelle complète : trésorerie d’exploitation, budgets, placements et dette, délégations bancaires, rapprochement comptable … La solution est full web, disponible en cloud ou en on premise : elle est simple et pratique à utiliser. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre SXA, nous pouvons organiser un webinar
La fraude aux notes de frais
Gonfler une note de frais pour obtenir un remboursement plus élevé, passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles, augmenter le kilométrage parcouru, fournir une fausse facture… Selon les différentes sources, le volume de la fraude représenterait 700€/salarié par an ! Et chaque années, 15% des entreprises identifieraient des fraudes avérées et conséquentes. Optimiser la gestion des notes de frais : dématérialiser pour éviter la fraude Lutter contre la fraude nécessite d’établir une véritable politique de gestion des notes de frais au sein de l’entreprise et de fixer des règles simples, rendues possibles grâce à la digitalisation : Plafonds pour chaque collaborateur et type de dépenses, Moyens de paiement adaptés : cartes dédiées (carburant…) et connectées Dématérialisation des justificatifs grâce aux applications mobiles Optimisation des délais de traitement, suppression des saisies Automatisation des rapprochements Respect du fonctionnement de chaque département / groupe La dématérialisation des notes de frais évite aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs. La numérisation directe avec CLEEMY, l’utilisation de cartes de paiements connectées rendent les employés plus autonomes, tout en laissant 100% le contrôle à l’équipe finance. Les transactions sont suivies, de la demande d’achat à l’export comptable, en temps réel. Ce mode de paiement permet également de sécuriser les flux, d’optimiser les rapprochements et de générer des données précises, justes pour piloter les budgets et prendre les bonnes décisions. Le coût d’un traitement des notes de frais « à l’ancienne » Dans une entreprise, la gestion des notes de frais peut vite s’apparenter à un casse-tête. Chronophage et sans la moindre valeur ajoutée, le processus de traitement des dépenses représente un véritable manque à gagner. En effet, outre les 20 minutes passées par le salarié pour remplir les différents documents, on considère que l’intégralité du processus pour une note de frais représente un coût réel entre 25 et 50€. Un cout considérablement réduit à l’installation d’un outil de gestion et de contrôle qui permette de dématérialiser le processus de saisie et de traitement de la note de frais. L’investissement initial est amorti sans délai. Mieux contrôler les dépenses pour éviter la fraude Fixer des plafonds de montants Pour chaque type de dépense, vous pouvez fixer en amont des maximums à ne pas dépasser en spécifiant qu’au-delà de ces seuils, le collaborateur ne sera pas remboursé. Il est primordial de veiller à ce que les montants soient cohérents avec le type de dépense, vous pouvez néanmoins être sûr que cela limitera les abus. Fournir un moyen de paiement adapté Le moyen de paiement adapté dépend de vos activités et de vos salariés. Carte société, carte carburant, carte prépayée… dans tous les cas, les avantages sont réels pour les deux parties : Le salarié bénéficiera d’un différé de paiement qui lui permettra d’être remboursé des frais avancés avant que la dépense ne soit effective sur son compte, Le gain de temps est partagé, grâce à la dématérialisation des preuves de paiements, La transmission est instantanée, Pas de risque de perte de la note, Pas de risque de modification ou retouche de la note de frais et donc de fraude. Traquer les fausses notes de frais Tout ce qui est manuel est modifiable. Digitaliser vos notes de frais grâce à des justificatifs dématérialisés, un calcul TVA automatique et une intégration complète dans votre comptabilité permet de supprimer les notes de frais papier et de gagner en sécurité. Pour ceux qui ne peuvent digitaliser, contre les abus il faut une procédure stricte et simple Si vous tenez à conserver un fonctionnement par notes de frais, il vous faut une méthode de gestion stricte et un processus de rapprochement comptable efficace que MATA est en mesure de vous proposer. Toute note de frais qui n’entre pas dans le cadre du processus est invalidée et non traitée. Il faut un processus simple et transmettre un message tout aussi simple : suivre le processus permet de gagner du temps et d’être remboursé plus rapidement. Centraliser les justificatifs Récupérer les justificatifs valides est sans nul doute la partie la plus chronophage du processus de traitement des notes de frais. Pour gagner du temps et y voir plus clair, choisissez un seul mode de transmission des justificatifs et factures. Vous pouvez créer par exemple une adresse e-mail dédiée utilisée par les fournisseurs et par les employés. Ainsi, le service financier et le comptable disposeront, au même endroit, de tous les justificatifs nécessaires. L’utilisation de moyens de paiements dédiés, la transmission de justificatifs par voie digitale, les rapprochement automatisés et sécurisés dans le cloud, les applications de gestion en ligne, etc. Toutes ces nouveautés permettent de contourner les freins liés au traitement des notes de frais ET à éviter la fraude.
NORAUTO améliore la sécurité des virements avec Mata
NORAUTO est un réseau d’établissements privés à caractère commercial dans le domaine de l’entretien automobile. Afin d’améliorer la sécurité des virements, Norauto a décidé de s’appuyer sur Mata IO pour implémenter SEPAMAIL DIAMOND au sein de son infrastructure. « Nos objectifs portaient sur la nécessité de protéger nos données, de contrôler les échanges et de sécuriser les virements. Nous avons alors sollicité MATA pour ses compétences sur le sujet. » Monsieur Derveaux, Trésorier Norauto France et International. NORAUTO EN QUELQUES MOTS ETABLISSEMENT : Norauto est leader européen de l’entretien automobile depuis plus de 50 ans. CONCEPT : Le réseau Norauto est déployé en France et partout dans le monde, il est composé de plus de 6.500 collaborateurs qui travaillent dans 400 centres et reçoivent 4 millions de clients par an. Le concept de « Centre Norauto » est innovant et original. Norauto est le premier prestataire de services autos à associer sous un même toit, un atelier d’entretien et de réparation automobile, une surface de vente de pièces détachées et d’articles liés à tous les types de mobilités (auto, vélos, scooters…). LOCALISATION : France et partout dans le monde SOLUTION : Sepamail Diamond déployé par MATA BENEFICES : Renforcement de la sécurité des paiements. INTEGRATEUR : MATA, avec un accompagnement efficace, professionnel et dans le respect des délais. Une équipe pour gérer les enjeux du projet Norauto Ce réseau en pointe dans sa catégorie de services, recherche l’amélioration continue et s’appuie sur des valeurs fortes : le partage, l’esprit entrepreneurial, la responsabilité et l’enthousiasme. Le pôle trésorerie de Norauto & Norauto international est gérée par équipe de 8 personnes. Elle est composée d’un Crédit Manager, de deux Trésoriers opérationnels qui couvrent la gestion de trésorerie quotidienne, de quatre Comptables flux financiers qui couvrent la comptabilité bancaire des centres et enfin d’un Responsable du service trésorerie, qui coordonne l’équipe et synchronise les actions avec le réseau. En sa qualité de Trésorier Norauto France et International, Mr Derveaux s’est attaché à déployer une solution à la hauteur des exigences du Groupe en matière de sécurité des virements dans les entreprises de « retail » : « Lors d’une réunion de travail et de synergie des services financiers, nous avons abordé la question de sécurité des virements dans un univers toujours plus digital où la fraude à la modification des données bancaires s’insinue dangereusement. Dans ce cadre, nous nous sommes fixés des objectifs ambitieux pour lesquels nous devions trouver des prestataires de service compétents. Nos objectifs portaient sur la nécessité de protéger nos données, de contrôler les échanges et de sécuriser les virements. Nous avons alors sollicité MATA – entre autres – pour ses compétences sur le sujet. » Les critères qui nous ont amenés à retenir la solution de Mata L’efficience du diagnostic : l’adéquation est totale entre, le besoin énoncé, les fonctionnalités demandées et, la solution SEPAMAIL DIAMOND déployée, bien centrée sur la protection des données dans l’environnement existant ; La compétence et l’honnêteté : « Nous avons recherché des solutions chez plusieurs prestataires et nous avons retenu MATA sur la base de son professionnalisme, sa souplesse, sa capacité à s’adapter et à avoir une démarche droite et honnête. À tous moments nous avons été informés du potentiel de la solution mais aussi de ses limites. » Un point essentiel pour avoir une vision réaliste du projet pour Mr Derveaux, Trésorier Norauto France et International. L’esprit d’innovation et la réactivité face aux contraintes techniques ; L’accompagnement toujours sérieux et positif ; MATA a porté le contrat principal pour Norauto auprès de la banque avec laquelle l’accord était en cours, « ce qui allège considérablement le travail administratif et juridique », appuie Mr Derveaux ; Le respect des délais, avec un déploiement qui a duré moins de 24 mois depuis la réunion de travail initiale. Dans ce délai est inclus le développement d’une API bancaire ! Enfin, le tarif est aussi parfaitement adapté au niveau de prestation. La Mise en œuvre de la solution SEPAMAIL DIAMOND chez Norauto « Ce qui ressort c’est une grande réactivité, tout a été étonnamment rapide et le rétroplanning initial a été respecté ». L’API de la banque a été connectée en moins d’un mois en partant de zéro. L’exploitation du logiciel et ses apports Norauto utilise SEPAMAIL DIAMOND déployé par MATA en aval de l’existant afin de sécuriser les données fournisseurs dès leur entrée dans la fiche fournisseur dédiée. Une approche innovante et originale qui s’appuie sur l’API bancaire pour la mise à disposition des données. Le gain RH est clair, c’est un ETP qui est libéré pour d’autres tâches au sein du service, et le temps de réponse qui pouvait s’allonger jusqu’à deux semaines prend aujourd’hui moins de 2 secondes ! En deux mois, plus de 550 demandes ont été émises et validées pour plus de 80% d’entre elles. Une performance annoncée après audit et atteinte dès la mise en œuvre. Les 100% ne sont pas atteints car certaines banques ne proposent pas encore le dispositif SEPAMAIL DIAMOND. La sécurité de flux est maximale, c’était la priorité de Norauto. A l’heure du bilan Le service délivré par les équipes MATA a été résumé en quelques mots par Mr Derveaux : « Facilité d’échange, capacité d’adaptation, honnêteté, mise en place solide et efficace, accompagnement fluide, adapté au contexte, au rythme et aux délais… Nous sommes extrêmement satisfaits de MATA qui a su répondre à 100% à nos besoins. » Voir le témoignage d’un autre client
Le budget de trésorerie, essentiel en temps de crise
Le budget de trésorerie permet de prévoir les entrées et les sorties d’argent sur une période donnée et d’anticiper les éventuelles difficultés financières que peut rencontrer l’entreprise. A ce titre, il est très apprécié des partenaires bancaires de l’entreprise. Il peut être extrapolé à partir du budget d’exploitation, s’il existe, en paramétrant les principaux décalages de trésorerie ou directement construit à partir d’une feuille blanche. POURQUOI FAIRE UN BUDGET DE TRÉSORERIE ? Le budget de trésorerie présente les avantages suivants : Identifier les causes des difficultés de trésorerie (augmentation du BFR, retards de paiement ou défaillances de clients) ; Anticiper les besoins de financement moyen et long terme et les solutions correctives à mettre en œuvre ; Mieux communiquer avec les différents partenaires financiers de l’entreprise ; Réconcilier la trésorerie long terme avec la trésorerie quotidienne opérationnelle. COMMENT CONSTRUIRE SON BUDGET DE TRESORERIE ? Au même titre que le budget d’exploitation, le budget de trésorerie distingue deux flux principaux : les flux entrants et les flux sortants. Dans un budget de trésorerie, il convient de transformer les recettes et dépenses en flux d’encaissement, ou de décaissement, en tenant compte des crédits clients et fournisseurs, de l’impact de la TVA, des financements et des placements. Les encaissements Ils représentent les sommes d’argent que l’entreprise est supposée encaisser sur une période prévisionnelle. A titre d’exemple : Le règlement des ventes clients ; Les financements externes ou internes ; Les éventuels produits financiers ou remboursements de crédit de TVA. Les décaissements Ce sont les sommes d’argent que l’entreprise est supposée décaisser sur la même période. A titre d’exemple : Les règlements des achats fournisseurs ; Le paiement des salaires et des charges sociales ; Les investissements ; Le règlement des impôts et des taxes ; Le remboursement d’emprunts ou le versement des dividendes. Le budget de trésorerie, à la différence du budget d’exploitation – purement commercial – est un budget commercial ET financier dont les valeurs sont TTC. Aussi, il conviendra de positionner ses encaissements et décaissements TTC dans sa feuille budgétaire pour calculer son solde de trésorerie en fonction du pas choisi : décade, mois trimestre sur la période choisie (1 année ou plus) En résumé, le budget de trésorerie offre de la visibilité sur sa trésorerie moyen et long terme, et en temps de crise, il devient indispensable pour piloter la trésorerie de son entreprise. Sa construction et son suivi peuvent paraître un peu rébarbatifs de prime abord. Pourtant, il existe des progiciels connectés aux principaux produits de trésorerie. Ces logiciels faciles à implémenter, facilitent grandement la vie du trésorier – ou du comptable, notamment pour élaborer son budget de trésorerie. Ils sont également utiles pour travailler sur plusieurs hypothèses budgétaires : hautes, basses, en fonction des prévisions de ventes ou de l’évolution du coût des matières premières, par exemple. Tout ceci, à condition de disposer de budget d’exploitation qui contient ces données… Découvrez aussi Mata IO
Faciliter la réconciliation des intercos
Agir au service des entités et des arrêtés de compte La réconciliation des intercos est un processus complexe et chronophage. Sage FRP 1000, avec notre option INSIDE REPORTING, permet de l’automatiser et d’identifier ses contrôles directement dans Excel. Un gain de productivité et une traçabilité assurée. L’interco, c’est quoi ? Le traitement interco, ou des flux intra-groupe, est une opération comptable effectuée dans les groupes de sociétés. Elle consiste à neutraliser toutes les opérations effectuées entre des sociétés appartenant à un même groupe. Les mouvements d’achats et de ventes entre les sociétés d’un même groupe doivent être identifiés, rapprochés, traités et neutralisés, pour réaliser les bilans ou les situations intermédiaires et, ainsi arrêter le chiffre du groupe. Le défi est entre autres, de calculer un Chiffre d’Affaires Net en Hors Taxes, une problématique levée par KEMATA grâce au produit de reporting. Comment gagner en efficacité LORSQUE L’ON réconcilie ses intercos Pour pouvoir réconcilier les intercos, les équipes MATA utilisent le produit INSIDE REPORTING connecté à SAGE FRP 1000. L’outil permet de pousser dans Excel des données qui sont dans la base de données comptable, selon des filtres précis. KEMATA crée à façon, un document de reporting qui consolide de manière exhaustive, dans des tableaux de contrôle, tous les achats / ventes intragroupe en TTC et en Hors Taxes. Ceci permet de les neutraliser et par la même occasion, d’identifier les éventuelles pièces erronées, incomplètes ou manquantes. Grâce à ces documents, la Direction Financière peut s’assurer que tous les achats intra-groupes correspondent bien à des ventes intra-groupes. Le service comptable évite ainsi les opérations manuelles et renforce les contrôles sur chaque société du groupe. Plus le groupe se développe, plus les intercos sont impossibles à réaliser à la main, surtout si les outils comptables sont encore dissociés. Anticiper pour gagner en efficacité MATA se distingue de la concurrence par sa capacité à anticiper ces sujets, même s’il n’est jamais simple de la faire, mais cela permet d’anticiper les futurs besoins de la direction financière. La réussite d’un projet de finance dépend en 1er lieu du choix du produit et de celui de l’intégrateur. Lorsque l’on aborde des sujets aussi ardus que les intercos dès le départ, une relation de confiance s’établit, ce qui permet de définir les priorités et d’inclure au projet et au cahier des charges, le temps de mise en œuvre. La gamme SAGE 1000 est la meilleure base pour ce type de projets, elle permet d’avoir toutes vos sociétés dans un système commun. Cela permet de générer un seul et unique tableau avec les états de contrôle ! Gain de productivité indéniable et traçabilité assurée grâce aux documents générés qui font preuve de la réconciliation et de son état à date. Pensez-y pour l’avenir… Consultez-nous pour plus de détail
Comment fonctionne le protocole EBICS TS ?
EBICS facilite et sécurise le transfert des flux financiers. Pour lutter contre les fraudes, EBICS a évolué vers EBICS TS, le mode de communication sécurisé entre la banque et l’entreprise le plus efficace en France. Sylvain KAM, expert en sécurisation des flux financiers chez MATA, fait le point sur le protocole EBICS TS. Qu’est-ce que l’EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) et pourquoi existe-t-il l’EBICS TS (Transport et Signature) ? Un peu d’histoire L’Electronic Banking Internet Communication Standard, est né de l’équivalent allemand du Comité français d’organisation et de normalisation bancaires, le ZKA (Zentraler Kreditausschuss). La naissance du protocole EBICS, qui permet d’échanger des fichiers avec la banque de manière sécurisée, est venue bousculer les habitudes françaises puisqu’il a remplacé ETEBAC qui datait des années 80, qui n’était pas compatible avec les nouveaux formats utilisés par les moyens de paiement (SEPA) et s’appuyait sur des technologies obsolètes (modems, réseau RNIS, …). L’EBICS EBICS est un protocole d’échanges Banque/Entreprises fonctionnant sous IP, et utilisant le réseau internet pour véhiculer les fichiers. Il permet d’échanger tous types de fichiers sans limite de volume. Il supporte les moyens de paiement SEPA et offre la possibilité d’automatiser l’envoi des règlements ou la récupération des relevés. Les échanges se font au travers de messages XML. EBICS est un protocole multi-bancaire, sécurisé par cryptographie AES ou RSA, qui place toujours l’entreprise comme émettrice de la communication. L’évolution d’EBICS T, EBICS TS, est apparu rapidement pour remplacer l’ancien protocole ETEBAC 5 en offrant la possibilité d’apposer une signature électronique à ses fichiers de règlements. T = Signature de transport uniquement. Une signature de confirmation disjointe, par Fax ou Web Banking, est nécessaire pour confirmer les ordres. TS = La signature électronique des fondés de pouvoir est jointe aux règlements. Dans le souci de renforcer la sécurité des échanges par EBICS, les banques ont progressivement abandonné la possibilité de la confirmation par Fax à partir du 1er janvier 2017. Le choix d’EBICS T/S s’est alors imposé dans les échanges télématiques. Le token permet de sécuriser la signature En EBICS TS la signature est donc intégrée, elle se fait à partir d’un support physique externe qui contient un certificat numérique : le Token de signature. Il existe plusieurs autorités de certification à même de délivrer des tokens de signature : Swift 3SKey, Certeurope, Keyneticks, ClicNTrust… L’entreprise utilisatrice acquiert ces tokens, auprès d’une de ses banques. Les tokens de signature sont nominatifs, déclarés contractuellement à la banque et de ce fait, les règlements signés électroniquement sont non répudiables et exécutables de suite. Les tokens de signature sont utilisables pour l’ensemble des contrats EBICS T/S de l’entreprise avec ses différents partenaires bancaires. EBICS TS est infaillible ? EBICS est très fiable. Il est véhiculé par le protocole HTTPS, qui assure le chiffrement de la liaison. Mais il s’appuie également sur des certificats permettant l’authentification réciproque des parties, ainsi que le chiffrement des messages XML. Encore faut-il être certain du contenu des fichiers qui sont envoyés par EBICS. Il revient à l’entreprise de mettre en place tous les moyens de contrôle nécessaires pour s’assurer de la fiabilité des comptes payés, avec une offre comme Mata I/O Sécurité. Les différents certificats utilisés par EBICS Le protocole EBICS utilise différents certificats électroniques pour sécuriser les échanges. Côté banque : Un certificat de chiffrement : il contient la clé de chiffrements des fichiers Un certificat d’authentification : il permet de signer les messages XML et de s’assurer de la non altération du contenu du fichier lors de l’échange. Côté entreprise : Un certificat de chiffrement Un certificat d’authentification Un certificat de signature de transport : Il permet l’authentification de l’émetteur Dans le cadre d’EBICS T/S, des certificats de signature portés par les tokens : ils permettent de signer électroniquement les fichiers envoyés en véhiculant d’identité des signataires Comment cela fonctionne concrètement ? Exemple d’un flux de réception d’un extrait de compte La société initie une communication EBICS et demande à la banque l’extrait de compte, La banque répond par un message XML, A réception, le message est décrypté par le logiciel de communication bancaire de l’entreprise et la banque émettrice est identifiée, Le calcul de l’empreinte du fichier permet de vérifier la fiabilité du document reçu, Le document est mis à disposition. Exemple d’un flux de paiement On crée le fichier de règlement – ici le point d’attention c’est la vulnérabilité du fichier ainsi que la fiabilité des comptes payés. Il est ensuite intégré dans le logiciel de communication bancaire, Selon le cas, un Email a été envoyé précédemment aux fondés de pouvoir pour les avertir de la nécessité de signer le fichier, En EBICS TS, il est soumis à signature électronique par Token. La signature peut être simple, ou conjointe, suivant des règles définies et des plafonds de signature fixés contractuellement; Les fichiers sont transmis à la banque, La banque reçoit le message. Au moment du traitement elle s’assure de l’identification de l’émetteur ainsi que l’intégrité du fichier reçu. Quels sont les avantages indéniables de cette solution ? Le protocole EBICS dispose de nombreuses qualités : Protocole simple à mettre en œuvre, sûr, les échanges se font sur internet, sans ligne spécialisée. Les échanges sont gratuits, EBICS nécessite un abonnent sans coût additionnel à la communication. Le coût global d’EBICS est inférieur au protocole SWIFT. Il permet d’automatiser les échanges bancaires. La relation bancaire est 100% numérique. La maitrise du déploiement du protocole EBICS par MATA est complète, une expertise qui permet de garantir le niveau de sécurité attendu, mais aussi de sécuriser vos données en amont, c’est-à-dire avant la signature électronique & les transmissions des fichiers. MATA IO SECURE-E-LINK permet la vérification des IBAN notamment, évitant ainsi tout risque d’altération des fichiers AVANT l’entrée dans le logiciel de communication. Une solution complète dédiée aux entreprises !
