MATA IO est référencé à l’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) via le marché SCC
Toutes les solutions MATA IO sont maintenant disponibles via l’UGAP, la seule centrale d’achat publique généraliste en France qui facilite la vie des acheteurs. Quels avantages pour les acheteurs publics ? L’UGAP est un établissement public à caractère industriel et commercial, qui au travers d’appels d’offres, sélectionne des solutions destinées aux acheteurs publics et en facilite l’accès. L’UGAP opère en achat pour revente et assure ainsi la relation commerciale tout au long du parcours d’achat, du devis à la facturation. Elle joue un rôle de grossiste qui permet de se passer de tout appel d’offres. Le référencement de MATA IO sur l’UGAP permet donc : D’oublier les contraintes et exigences de certains marchés publics en rendant accessibles les solutions MATA IO directement sur le portail de l’UGAP sans appel d’offres ; D’utiliser un outil de mise en œuvre des politiques publiques simple et sécurisé ; De bénéficier du label « Relations Fournisseurs et Achats Responsables » attribué par l’UGAP, car 83% des marchés comportent aujourd’hui une disposition RSE (Responsabilité sociétale des entreprises*). Quelles solutions MATA IO sont disponibles via l’UGAP ? La suite MATA IO offre des fonctionnalités de contrôle automatisé des paiements en particulier des coordonnées payées, avec des sécurités de blocage des ordres malveillants. Cette suite est aujourd’hui disponible pour toutes les typologies de clients UGAP : collectivités territoriales, administrations et les établissements publics de l’Etat, secteur social ou établissements publics de santé. Elle peut être proposée de manière modulaire pour compléter un existant : MATA IO Bank Suite Ou de manière intégrée pour offrir un espace sécurisé unique de l’application métier jusqu’aux banques : MATA IO Secure e Link Le référencement de MATA IO à L’UGAP permet d’accéder à toutes nos solutions à un tarif dédié aux acteurs des marchés publics & public-privé, tout en garantissant d’obtenir le niveau de service attendu, dans un cadre défini et sécurisé. Pourquoi l’UGAP a référencé la solution MATA IO? La Société MATA dispose d’un historique financier et administratif en adéquation avec les attentes de l’UGAP. Nous avons relevé quatre caractéristiques incontournables : MATA est éditeur de la solution MATA IO, La solution MATA IO est originale, Le catalogue produit est étoffé et dynamique, toujours en adéquation avec les réglementations, La société MATA est financièrement fiable, elle s’appuie sur un actionnariat stable et indépendant, et dispose notamment d’une cotation crédit Banque de France Excellente + 1. Visitez le site de l’UGAP : https://www.ugap.fr pour en savoir + ! *RSE c’est la contribution des entreprises aux enjeux du développement durable. En savoir plus sur source (https://www.economie.gouv.fr/entreprises/responsabilite-societale-entreprises-rse) *Cette solution logicielle MATA IO appartient à la bibliothèque d’éditeurs de SCC, titulaire d’un marché avec l’UGAP. Contactez MATA pour en savoir +
L’indemnité kilométrique en question
Indemnité kilométrique – La revalorisation de 10 % du barème de ce régime est-elle de nature à bouleverser les décisions des gestionnaires de parcs? Indemnité kilométrique Durant ces trente dernières années, le véhicule de société, ou véhicule de fonction, s’est imposé comme le deuxième poste de charge, après les salaires, dans la majorité des entreprises de services. L’employeur, en fournissant le véhicule, contrôlait la rémunération du collaborateur en compensant l’augmentation de salaire et ses charges sociales, maîtrisait les dépenses liées à l’usage professionnel comme la charge carburant toujours sujette auparavant à discussion au travers des notes de frais, et s’assurait de la sécurité du salarié dont il est responsable pendant son activité professionnelle, en fournissant une voiture neuve et régulièrement entretenue. Mais les choses évoluent parfois assez brutalement. Aujourd’hui, la loi d’orientation des mobilités (la loi LOM) a pour fonction de vous faire «sortir de la dépendance automobile». C’est ainsi que ses auteurs l’ont conçue et l’ont promulguée en décembre 2019. Un calendrier de la «transformation» a été mis en place et contraindra les entreprises à supprimer les véhicules diesels de leur parc, puis les essence, puis à se convertir à la voiture hybride rechargeable avant que celle-ci ne soit interdite aussi au profit de voitures 100 % électriques à l’horizon 2035. À ces contraintes s’ajoute l’émergence fulgurante du télétravail que les sociétés ont pu tester depuis l’apparition du coronavirus qui a éloigné les commerciaux de la prospection physique. La première conséquence fut la chute impressionnante du kilométrage moyen des voitures des entreprises. De 42 mois et 140 000 kilomètres qui représentaient la norme, les contrats longue durée de véhicules de société baissent vers une moyenne de 30 mois pour 70 000 kilomètres, soit 28 000 km/an, en essence le plus souvent. Les entreprises libérées d’une charge Or, le plafond fiscal pour le remboursement des indemnités kilométriques (IK) est fixé à 30 000 kilomètres/an et 7 CV fiscaux. Cela nourrit un feu de questions: pourquoi le chef d’entreprise devrait-il se compliquer la vie avec les réglementations contraignantes? Pourquoi devrait-il supporter une augmentation massive de ses dépenses de carburant avec les hybrides face au diesel d’avant? Pourquoi devrait-il financer des véhicules électriques avec des bornes de recharge coûteuses? Pourquoi payer des loyers pour des voitures qui roulent moins et qui sont souvent immobilisées? Pourquoi gérer la montagne de PV des collaborateurs? Pourquoi devoir créer un plan de mobilité? Les IK présentent l’avantage de s’adapter aux circonstances. Vous ne payez que ce que vous avez consommé. Vous déléguez au collaborateur le choix de son énergie pour sa voiture ; vous ne remboursez que les frais réels précisés au neuvième alinéa de l’article 83-3 du code général des impôts ou ceux prévus en IK au barème du Journal officiel du 29 février 2020. Vous libérez l’entreprise d’une charge devenue beaucoup moins productive, vous n’immobilisez ni loyers ni remboursement de crédit. Vous allégez considérablement vos charges financières et vous n’avez plus à calculer le moindre avantage en nature automobile. C’est tentant. Dans la colonne des moins, il faudra accepter de ne plus maîtriser la qualité du parc des véhicules de l’entreprise et de devoir à nouveau traiter le cas par cas avec le collaborateur pour son véhicule. Les entreprises devront aussi s’assurer de la capacité du véhicule retenu par le salarié à assurer sa mission professionnelle. Les salariés pourront aussi être tentés de rallonger les distances entre l’entreprise et ses clients. Mais l’idée de l’IK fait son chemin. La contrainte, les oukases énergétiques sur le renouvellement des parcs, le discours politique sur la voiture électrique, l’explosion des dépenses de carburant constatées en 2021 malgré la chute des kilomètres professionnels ont fini par interpeller nombre de chefs d’entreprise. Des évolutions qui sont également de nature à interroger l’ensemble du secteur. Source : Le Figaro
La fraude en entreprise en quelques chiffres
En 2021, 1 entreprise française sur 4 a subi une fraude avérée. Les entreprises ne sont plus à l’abri de tentatives de fraude, voire de subir un préjudice. La crise Covid-19 a-t-elle accentué le risque de fraude pour les entreprises ? Le Baromètre Fraude et Cybercriminalité 2021 de Euler Hermès dénotent les statistiques alarmistes suivantes : 2 entreprises sur 3 ont subi au moins une tentative de fraude dans l’année 1 entreprise sur 5 a subi plus de 5 attaques ; 33% des entreprises victimes de fraude ont subi un préjudice supérieur à 10 K€, et 14% ont subi un préjudice supérieur à 100 K€ ; Effet Covid-19 : près d’une entreprise sur deux a remarqué une recrudescence des attaques suite à la généralisation du télétravail. Des tentatives de fraude en entreprise récurrentes 28% des entreprises déclarent avoir subi au moins une fraude avérée en 2021 : en d’autres termes, les fraudeurs parviennent à leurs fins environ toutes les 4 tentatives. Quant au coût de la fraude, cette dernière est en pleine croissance : 33% des entreprises victimes d’une fraude déclarent un préjudice supérieur à 10 K€. Plus inquiétant encore, 14% des entreprises déclarent un préjudice supérieur à 100 K€. La fraude et la cybercriminalité menacent la pérennité des entreprises françaises. Un constat alarmant dans le contexte d’incertitude sanitaire et économique actuel, qui pèse toujours sur les perspectives des entreprises. La crise Covid-19, catalyseur du risque de fraude et de cybercriminalité ? Près d’une entreprise sur deux a remarqué une recrudescence particulière du nombre d’attaques suite à la généralisation du télétravail. Un cadre qui peut en effet paraître plus propice à la fraude et à la cybercriminalité, surtout dans un contexte qui a poussé les entreprises à une adaptation très rapide et donc potentiellement moins contrôlée. Mais les entreprises ont-elles pris les mesures nécessaires pour renforcer leurs défenses face au risque de fraude en contexte de crise Covid-19 ? Quel est le top 5 des tentatives de fraude en entreprise ? 3 entreprises sur 4 observent une augmentation du nombre de tentatives de phishing, qui consiste à récolter des données sur un utilisateur pour ensuite usurper son identité en vue de détourner des fonds. Quelles sont ces tentatives ? La fraude au faux président (47%) : la fraude au président est la fraude la plus subie par les entreprises La fraude aux faux fournisseurs (46%) L’usurpation d’identité (38%) : l’usurpation d’identité reste une technique plébiscitée par les fraudeurs L’intrusion dans les systèmes d’information (32%) La fraude aux faux clients (25%) Plus de 6 entreprises sur 10 n’ont pas alloué un budget spécifique pour lutter contre la fraude et la menace cyber. Il existe des solutions informatiques de lutte contre la fraude aux règlements frauduleux comme MATA IO Bank Suite qui contrôle vos tiers et vos fichiers de paiement avant envoi en banque. Si vous voulez en savoir plus sur l’offre MATA IO, nous pouvons organiser un webinar. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
SAGE XRT Advanced pour simplifier sa gestion de trésorerie
Nous avons interviewé Damien Noël et Adrien Weber, consultants Finance chez MATA sur le déploiement de Sage XRT Advanced : une solution full web de gestion de trésorerie. Depuis plus de 15 ans, Damien Noël (DN) officie chez MATA en qualité de consultant et de chef de projet Finance. Diplômé en comptabilité, Damien maitrise parfaitement les métiers de la trésorerie et peut répondre aux différentes problématiques du client. Il en est de même pour Adrien Weber (AW), issu d’une formation en audit et contrôle de gestion, qui a intégré l’équipe MATA il y a 4 ans de cela, pour accompagner les entreprises dans la mise en œuvre de logiciels financiers. MATA : distributeur de produits SAGE MATA a été créé en 1999 après la reprise de l’agence CERG FINANCE par des salariés. Editeur spécialiste de la sécurisation des tiers et règlements, MATA est également intégrateur de solutions de trésorerie, de liasse fiscale et de frais professionnels. Sage XRT Advanced, Sage XRT, Sage FRP 1000 Trésorerie et Sage FRP 1000 Immobilisations font partie du catalogue des solutions proposées par MATA. Sage XRT Solutions : une solution complète de trésorerie, de paiement et de communication bancaire. DN : « Connaitre sa situation précise de trésorerie, dès lors qu’on a plusieurs sociétés, plusieurs banques et devises, c’est très difficile à construire sans logiciel. Or la trésorerie qui n’était plus un sujet dans les entreprises l’est redevenue parce que la situation s’est tendue pour certaines d’entre elles. Et, on ne peut pas prendre les bonnes décisions sans connaître sa situation financière. » AW : « Rechercher manuellement de l’information financière sur des portails, c’est fastidieux. En revanche, si on ne les a pas, on pilote à vue. La digitalisation de sa trésorerie permet de sécuriser cette collecte d’informations ». Aujourd’hui, le pilotage d’une entreprise et la prise de décision se font après analyse de la situation du cash. La gestion est largement optimisée si toutes les informations nécessaires sont disponibles et lisibles en permanence. Destinée aux trésoriers et directions financières, Sage XRT Solutions est composée d’un ensemble de solutions collaboratives qui vous apporte une offre complète et modulable pour gérer votre trésorerie. Sage XRT Advanced (SXA) : la solution cloud innovante de trésorerie Solution complète et flexible, bien adaptée aux contextes internationaux, SAGE XRT ADVANCED permet de maîtriser ses liquidités réelles et prévisionnelles sur l’ensemble du périmètre groupe, de piloter la trésorerie nette et de prendre les bonnes décisions. DN : « Si le métier reste le même, la technologie a évolué pour moderniser le logiciel et le rendre plus performant. La gestion se réalise via une interface web avec une url et un simple navigateur. La prise en main est très facile ; nous gagnons en efficacité et en compréhension. Le système de filtrage des données que nous voulons voir afficher est tout aussi pratique. Nous pouvons créer nos propres indicateurs et modéliser les données. » AW : « Dans l’ancienne génération du produit, nous récupérions d’abord l’information et ensuite nous analysions les données. Aujourd’hui, l’analyse se fait en live, ce qui génère un gain de temps énorme. Dans la nouvelle génération de Dashboard, nous ajoutons les différents KPI’S, nous pouvons créer des indicateurs accessibles par catégorie d’utilisateurs. MATA a choisi Microsoft Azure pour héberger la solution, car il est parfaitement adapté aux développements Windows. C’est grâce au cloud de MICROSOFT très réputé pour son niveau de sécurité que MATA peut s’engager sur des taux de disponibilité élevés. Les clients bénéficieront de données sécurisées et sauvegardées, ce qui n’est pas toujours le cas lorsque le client internalise son informatique. MATA peut aussi associer le contrôle des tiers et des IBAN à la signature bancaire SAGE XRT. Le choix de combiner la plate-forme SXA et les services d’hébergement et de sécurité de MATA apporte donc une garantie de sécurité maximale, de souplesse et un vrai gain de productivité. Pourquoi choisir de travailler avec MATA ? Acteur spécialisé dans les métiers de la finance et de la sécurité, MATA a la gestion de trésorerie dans son ADN. Sur le marché, il y a peu de spécialistes de ce niveau-là. DN : « Notre atout est la proximité avec le client et la réactivité. Mais également, une excellente technicité. D’une manière générale, quand nous collectons des informations, nous procédons de façon sécurisée avec des échanges cryptés par exemple. La sécurité passe par des process à respecter et un encadrement contrôlé. » AW : « Nous guidons nos clients sur les bonnes pratiques et les process de mise en place de la solution de trésorerie. Nous avons l’expérience des problématiques techniques, ce qui nous permet de détecter les éventuels problèmes à venir et de les régler. » Quelles sont les entreprises que vous adressez avec la solution SXA ? DN : « Nous nous apercevons que ce produit n’est pas réservé aux grandes structures. De petites structures qui veulent s’organiser peuvent être intéressées, comme nous avons pu le constater lors de nos premières ventes. » AW : « Mais SXA convient bien aussi aux entreprises structurées en groupe qui ont à gérer leurs activités avec plusieurs banques dans plusieurs pays. Les relevés de comptes internationaux SWIFT sont intégrés directement. Les formats internationaux de virements sont également bien gérés. » Client SAGE ou non, la plateforme convient à toutes les structures. MATA étudie la situation de votre entreprise afin de vous proposer la solution qui vous est adaptée. Le déploiement Sage XRT Advanced chez le client La phase primordiale pour le déploiement du logiciel est la réalisation d’un audit permettant de recenser l’existant dans l’entreprise et de collecter les objectifs d’amélioration pour ensuite les mettre en œuvre dans le progiciel. DN : « Nous pouvons avoir le meilleur logiciel du monde mais si nous n’avons pas défini les objectifs et le mode opératoire, ça ne fonctionnera pas. » AW : « La mise en œuvre est aussi importante que le choix du logiciel. Nous analysons le volet technique avec le client et nous optons soit pour le full web soit pour le mode on-premise. Ensuite nous proposons un planning de déploiement en fonction des objectifs définis avec le client. Après la mise en production de l’outil, nous formons le client pour
L’examen de conformité fiscale : pour qui, par qui, pour quoi faire ?
Cet instrument vient s’ajouter aux dispositifs mis en place par l’administration dans le cadre de la nouvelle relation de confiance, tels que le partenariat fiscal et l’accompagnement fiscal personnalisé. Il vise à fluidifier les interactions entre l’administration et le contribuable. Cet outil doit permettre à l’entreprise de s’assurer de la bonne application des règles fiscales et d’accroître leur sécurité en la matière. QUI PEUT BÉNÉFICIER D’UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE ? L’examen de conformité fiscale (ECF) concerne toutes les entreprises, que ce soit une société ou une entreprise individuelle, qu’elles soient soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, sans aucune limite de chiffre d’affaires. L’ECF est ouvert à toute entreprise exerçant une activité professionnelle (BIC, BNC ou BA, y compris au régime micro). QUI PEUT RÉALISER UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE ? L’entreprise peut demander la réalisation de cet examen de conformité fiscale à tout professionnel du Chiffre ou du Droit, du conseil et de l’audit. Ainsi, le prestataire peut être un expert-comptable, un commissaire aux comptes, un organisme de gestion agréé (OGA), un avocat. Cette prestation peut être réalisée au profit de n’importe quelle entreprise, qu’elle soit cliente du prestataire ou non. UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE, POUR QUOI FAIRE ? L’objectif de l’examen de conformité fiscale est de contrôler la conformité des comptes de l’entreprise à certaines règles fiscales grâce à un audit spécifique. Il ne s’agit pas d’un contrôle fiscal ni d’une revue fiscale d’ensemble, les points examinés sont bien délimités et prévus de façon exhaustive dans la loi. L’avantage de cet outil réside dans la limitation des risques présentés par le contrôle fiscal. Ainsi, en cas de redressement sur l’un des points « validés » par le prestataire, aucun intérêt de retard ni pénalité ne sera appliqué si l’entreprise est de bonne foi. De plus, dans ce cas, elle pourra demander le remboursement des honoraires payés sur le point redressé par l’administration. Enfin, l’entreprise qui demande à bénéficier d’un ECF envoie un signal de civisme et d’honnêteté à l’administration fiscale et son image est valorisée auprès de ses partenaires. Même si le texte ne prévoit pas l’absence de contrôle fiscal en cas d’option pour l’ECF, en raison de la baisse des effectifs au sein de l’administration fiscale, il est probable que les entreprises qui auront bénéficié d’un examen de conformité fiscale ne figureront pas dans les premières sur la liste des contrôles fiscaux. COMMENT CELA FONCTIONNE ? L’entreprise doit se rapprocher d’un prestataire qui peut être son expert-comptable, son commissaire aux comptes, son OGA et lui demander la réalisation de cette mission. Un contrat écrit doit être signé ; il doit prévoir la période concernée (au maximum un exercice fiscal), les droits et obligations des parties, la liste des points contrôlés et les honoraires prévus pour chacun d’entre eux. L’entreprise doit être de bonne foi pour bénéficier des avantages offerts par l’ECF et fournir au prestataire l’ensemble des informations nécessaires au contrôle des dix points prévus dans le texte dans des délais raisonnables. Cette mission doit être confiée avant la date de dépôt de la liasse fiscale car une mention doit y figurer, afin d’informer l’administration de la mise en œuvre de l’ECF et du nom du prestataire. Celui-ci devra, dans les six mois du dépôt de la liasse, fournir à l’administration fiscale un compte rendu de mission sur les dix points audités. Ce dernier doit contenir ses conclusions sur la concordance, la cohérence ou la conformité des informations fournies par l’entreprise avec les règles fiscales. En cas de non-conformité, l’entreprise est invitée à corriger les éventuelles anomalies en déposant une nouvelle déclaration et ainsi, les erreurs fiscales sont corrigées en amont de tout contrôle fiscal. Cela fait de l’ECF un dispositif préventif renforçant la sécurité juridique et fiscale des entreprises. Si aucun compte rendu de mission n’est transmis ou en l’absence de conclusion, l’ECF sera considéré comme n’ayant jamais commencé. Quels points sont vérifiés QUELS POINTS SONT VÉRIFIÉS LORS D’UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE ? La loi prévoit que l’ECF doit porter sur dix points de contrôle, il n’est pas possible d’en rajouter ni de n’en traiter qu’une partie. Le « chemin d’audit » de l’ECF est constitué des sujets suivants : Conformité du FEC (fichier des écritures comptables) Il s’agit de déterminer, dans un premier temps, si l’entreprise entre dans l’obligation de remise du FEC. Dans ce cas, le prestataire doit en contrôler la conformité au format défini à l’article A 47 A-1 du LPF. Il s’agit d’un examen purement formel et aucune tolérance contractuelle n’existe. Qualité comptable du FEC au regard des principes comptables Pour ce point, le prestataire va s’attacher au fond du FEC et analyser les modalités de tenue de la comptabilité, eu égard aux préconisations du PCG et de l’Autorité des normes comptables. Cela permet d’apprécier la valeur probante de la comptabilité. Une tolérance peut exister si la non-application de la norme comptable n’a pas de conséquences fiscales. Certification des logiciels de caisse Dans le cas où l’entreprise se trouve dans l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, elle devra présenter un certificat ou une attestation de conformité. Le prestataire en contrôlera la validité. Avant émission du compte rendu de mission, l’entreprise défaillante pourra corriger la situation. Aucune tolérance n’est prévue. Respect des règles sur le délai et le mode de conservation des documents C’est un examen par sondage de différentes pièces justificatives qui concerne le respect des obligations légales en termes de conservation des documents administratifs et comptables pour ce qui est du délai et du format. Aucune tolérance n’est prévue. Validation du respect des règles liées au régime d’imposition appliqué (RSI, RN, …) en matière d’IS et de TVA au regard de la nature de l’activité et du chiffre d’affaires L’examen porte sur les déclarations déposées auprès de la DGFIP. En cas d’erreur sur le régime, le prestataire invite l’entreprise à déposer des déclarations rectificatives avec le bon régime. Aucune tolérance n’existe. Règles de détermination des amortissements et leur traitement fiscal Le prestataire doit s’assurer du respect des règles générales
MATA se remet en scène
Le 7 avril dernier, MATA se retrouvait une nouvelle fois devant les caméras pour une séance de tournage vidéo. Après l’expérience « vidéos paroles d’Experts », nous souhaitions pousser encore davantage l’aventure en nous mettant en scène. L’idée retenue pour cette année était d’aller plus loin que les paroles d’experts. La parole d’expert a pour objectif de mettre en avant nos experts et de faire profiter nos clients de leur expérience. L’exercice était déjà enrichissant, mais nous souhaitions vivre une expérience plus audacieuse. POURQUOI une nouvelle approche pour MATA ? Pour cette année le challenge était de présenter nos solutions logicielles via la mise en scène de notre équipe. Nous souhaitions communiquer une image plus ludique et voulions tenter une expérience complètement nouvelle afin de souligner l’esprit d’initiative de nos collaborateurs. Nous nous sommes tous pleinement investis dans ce projet. Tout commence par l’écriture Pour bien démarrer ce nouveau projet, notre équipe s’est plongée dans un travail d’écriture. Nous avons eu besoin de 2 réunions de brainstorming afin d’accoucher de 6 idées de mise en scène. Une fois les thèmes arrêtés, l’équipe s’est attelée à la rédaction des synopsis des petits films. Tache peu facile car peu courante. Ecrire un article sur une expertise est une chose, écrire une histoire avec une mise en scène en est une autre. Comment imaginer la scène ? comment imaginer les dialogues ? Au final, l’écriture du scénario s’est avérée ludique et stimulante. Pour ce faire, nous nous sommes entourés de l’équipe de production de La Plume qui nous a accompagnés dans cet exercice. Une fois le scénario validé, le story board pu être articulé et validé avec La Plume. Un tournage d’envergure Après une première expérience sur les vidéos d’experts, nous connaissions le plan face caméra avec un éclairage direct et sobre. Mais nous étions loin de nous imaginer l’ampleur d’un tournage avec mise en scène et comédiens. Voici comment s’est déroulé le tournage : 8h du matin, arrivée de l’équipe de production : un chef opérateur, un caméraman, un ingénieur son et un réalisateur. La production installe et prépare le matériel : Trépieds, lampes, caméras, moniteur, objectifs, micros, steadicam. 10h30, fin de l’installation du matériel. Les tests lumière suivent et les intervenants se mettent en scène. Pendant que la production s’installe, dès 8h, le comédien professionnel a organisé une dernière répétition avec notre équipe afin de nous mettre à l’aise et de tester nos textes. 11H, le tournage peut démarrer. Nous découvrons que chaque scène, chaque plan doit être filmé sous différents angles. Nous apprenons la lourde épreuve de la répétition : Scène 1, plan 1, scène 1, plan 2, scène 1, plan 3… Nous découvrons également la multiplication des plans afin de donner matière à l’histoire. Très vite notre équipe prend confiance et se prête à l’exercice. Une petite compétition s’installe même entre les membres de l’équipe. Chacun s’applique et chacun donne le meilleur de lui-même. 14h, le premier scénario est mis en boite. Il reste encore deux histoires à filmer. Les scènes défilent et les intervenants s’enchainent. Par moment, certains s’arrêtent et observent les scènes, les dérapages comme les bonnes scènes. A 16h commence le tournage le plus complexe. La steadicam est installé sur le chef opérateur, portant près de 12 kg sur les épaules. Nous découvrons que l’exercice est loin d’être évident. Le caméraman doit à la fois porter le matériel, se déplacer, suivre le comédien en mouvement et gérer son plan simultanément. A 18h, le tournage s’achève enfin. Les trois vidéos ont été pensées à la base comme une expérience de team building en interne, afin que l’équipe s’approprie le projet et porte les couleurs de l’entreprise. Le tournage s’est révélé être une expérience de cohésion de l’équipe et chacun de nous a ressenti ce sentiment d’appartenance à la marque MATA. Par ailleurs, l’expérience a permis d’humaniser notre société en présentant nos voix et nos visages. Nos vidéos permettront de communiquer une image dynamique pour échanger avec nos clients, nos partenaires, nos prospects et nos éventuels candidats. Elles vont véhiculer une image ludique de notre marque et de notre savoir-faire en jouant sur le pouvoir du visuel, vecteur d’émotion. Plus important encore, elles vont transmettre nos valeurs et valoriser nos produits, nos process et notre équipe. C’est un excellent moteur pour accroître notre visibilité en ligne. Vivement le prochain tournage. Vous pouvez consultez toutes les vidéos MATA par ici !
Pourquoi créer un nouveau progiciel de trésorerie dédié aux PME alors qu’il en existe déjà ?
MATA IO a accompagné des centaines de sociétés dans le choix et l’implémentation de leur solution de trésorerie. Après plus de 20 ans passés aux côtés de ces PME françaises et européennes, MATA IO a consolidé ces expériences en créant le meilleur progiciel possible, celui qui répond aux besoins de chaque entreprise, quel que soit son environnement technique, économique et humain. Les PME ont des besoins spécifiques pour gérer leur trésorerie Marie-Thérèse BROGLY (MTB), Dirigeante de MATA IO, partage son expertise du terrain. « Nous avons constaté que les PME françaises sont généralement peu équipées. Non qu’elles ne se sentent pas concernées ou qu’elles ne soient pas conscientes des enjeux, surtout en cette période de crise majeure. Elles sont généralement d’ores et déjà bien convaincues qu’il faut avoir une bonne visibilité sur son cash, être capable d’anticipation pour prendre les bonnes décisions, mais aussi en mesure de sécuriser ses paiements. Pourtant, peu d’offres existantes répondent à leurs besoins. Les PME vont trouver deux types de produits : Des progiciels de trésorerie très pointus, les TMS (Treasury Management System) peu adaptés et souvent trop chers pour elles ; De toutes petites solutions de suivi manuel de trésorerie, absolument pas interopérables. Dans ces deux cas, la sécurité des tiers et des paiements ne fait pas partie de leur périmètre fonctionnel. Alors même que la fraude aux paiements explose en France et dans le monde. » La gestion manuelle de la trésorerie, un poids et un risque pour toutes les PME Avec des besoins à cheval entre les solutions surdimensionnées ou sous dimensionnées, les PME font un usage massif d’EXCEL. Elles vont y saisir leurs prévisions de trésorerie, associées à des solutions de web banking proposées par leurs banques. Une alternative peu coûteuse, complètement manuelle qui impose la saisie de son prévisionnel, mais aussi de tous mouvements passés en banque(s)… Dès lors, impossible de sécuriser ses opérations, ou d’ajuster ses prévisions en fonction des encaissements et décaissements constatés sur les comptes chaque jour. Pour peu qu’elles travaillent avec 3 ou 4 banques, il faut récupérer les mouvements sur chaque site bancaire, avec un mode opératoire et des identifiants forcément différents. Ces saisies et mises à jour génèrent des erreurs, elles sont chronophages et les ressources mobilisées ne sont pas disponibles pour des tâches à meilleure valeur ajoutée : Les décisions financières, Le contrôle des frais, Le contrôle des règlements Un progiciel sur mesure pensé pour les PME, sécurisé et disponible dans le Cloud Comment faire en sorte d’automatiser et de sécuriser tous ces flux provenant d’applications diverses et soumis à des workflows de validation variés ? Centraliser et garantir la fiabilité d’un IBAN, qu’il provienne de l’ERP, de la paie ou des moyens de paiement et garantir qu’il a été correctement saisi, c’est possible. MATA IO a pensé pour vous, PME, cette solution de gestion de trésorerie efficiente associée à une plateforme de paiement complètement sécurisée. MTB : « Nous sommes convaincus depuis longtemps que les PME ont les mêmes besoins de sécurité et de productivité que les grands groupes, nous avons travaillé sur une solution tout en un qui associe la trésorerie à la sécurité et traite toutes les problématiques de la chaine de règlement dans un espace crypté qui va de l’ERP jusqu’à vos banques. Il s’agit d’une offre intégrée qui embarque : La communication bancaire EBICS TS, valable pour toutes les banques. Finies les consultations, envois et clés de signature monobancaires ! La vérification des IBAN de vos fournisseurs lors de chaque campagne de règlement, Le cryptage de vos fichiers de paiement et des IBAN pour vous protéger en cas d’attaque informatique, L’hébergement sécurisé en mode SaaS via le Cloud, qui soulage de toute contrainte d’infrastructure technique / informatique et permet de garantir un degré de sécurité optimal. » Nous avons calibré votre solution de gestion de trésorerie intuitive, dédiée aux PME. Comment fonctionne cette solution de gestion de trésorerie dédiée aux PME ? Simplifiée au maximum, complètement interopérable, elle s’interface à l’ERP ou à la comptabilité pour générer un prévisionnel qui sera mis à jour automatiquement par intégration des relevés de comptes. Multi-sociétés, multi-banques et multidevises, elle affiche les soldes et positions de manière instantanée et interactive. Devises et cours sont également mis à jour automatiquement par la Banque de France. Collaborative et sécurisée, notre gestion de trésorerie garantit une parfaite étanchéité et séparation des tâches. Pour conclure, Marie-Thérèse BROGLY, vous avez souhaité rendre la vie plus facile aux trésoriers et dirigeants de PME ! MTB – « Oui, de notre point de vue, la trésorerie ne doit pas être réservée aux initiés. Même s’il n’est pas le principal utilisateur, le dirigeant d’une PME doit pouvoir comprendre ses positions et suivre l’évolution de sa trésorerie d’un seul coup d’œil. Il doit pouvoir signer tous ses fichiers de règlement en une seule fois, avec une clé de signature unique. Mais en toute sécurité, et en ayant l’assurance que tous ses fichiers de règlements ont été contrôlés juste avant. C’est pour toutes ces raisons, et surtout parce que nous n’aimons pas choisir, que nous avons développé notre offre de trésorerie PME et nous l’avons appelée SECURE e LINK. »
Fraude bancaire. « Une arnaque, il ne faut pas croire que ça n’arrive jamais »
Fraude Bancaire – Patron d’une petite entreprise bretonne, il raconte comment des escrocs ont réussi, il y a plusieurs mois, à lui extorquer une centaine de milliers d’euros, à travers une fraude redoutable. Fraude Bancaire – Piratage informatique, usurpation d’identité et de signature, manipulation et pression mentale. Voilà de quelle manière des escrocs ont réussi, il y a plusieurs mois, à endormir la vigilance d’un comptable d’une petite entreprise bretonne. Une arnaque à plusieurs milliers d’euros. Le patron accepte de raconter car il souhaite appeler les chefs d’entreprise à la vigilance et dire que « non, vraiment, l’arnaque, il ne faut pas croire que ça n’arrive jamais ». « Ce sont des vrais pros » « Ce qu’il faut savoir, c’est qu’avant de démarrer l’arnaque, ils connaissent déjà tout de l’entreprise, son organigramme, son fonctionnement. Ils mènent une vraie enquête sur les salariés, ils savent qui sont les dirigeants, s’il y a des associés. Ils font un travail de fourmi. Ce sont de vrais pros. Ensuite, ils appellent une secrétaire, lui demandent son nom en se faisant passer pour un client ou un fournisseur. Un autre coup de fil et ils réussissent à avoir le nom du comptable. « C’est à partir de là que l’arnaque commence » Et puis ils obtiennent le nom de la banque avec qui nous travaillons. Là encore, en se faisant passer pour un client qui veut ouvrir un compte chez nous et qui a besoin d’un RIB. Ce sont des demandes qu’on nous fait souvent… L’étape suivante, c’est d’obtenir l’adresse e-mail du dirigeant. C’est à partir de là que l’arnaque commence. Ils créent une adresse quasi identique à celle du patron, à une lettre près… Et puis ils envoient un mail au comptable, en se faisant passer pour le dirigeant. Ils lui annoncent qu’une opération bancaire est prévue bientôt. Qu’il ne faut surtout pas en parler, même pas à lui – le patron — s’il le croise dans un couloir. Ils instaurent une relation de confiance et de proximité et mettent le comptable dans une situation d’exclusivité. « Ils utilisent le nom et l’en-tête de sociétés qui existent » D’autres mails suivent qui le préviennent qu’il va recevoir des appels de cabinets d’avocats et comptables. Ils utilisent le nom et l’en-tête de sociétés qui existent vraiment, mais avec un faux numéro de téléphone qui est en fait le leur. Pendant 15 jours, le comptable reçoit plusieurs appels. Tout s’accélère quand il envoie un ordre de virement, pas signé, au cabinet juridique. En même temps, le cabinet comptable le contacte aussi et lui explique que pour vérifier l’authenticité d’un document de l’entreprise, il doit leur envoyer un formulaire signé de la main du patron. Ils lui mettent la pression. C’est cette signature qui apparaît finalement sur l’ordre de virement que renvoie le cabinet juridique et que le comptable transfère à la banque. Tout ça, ça a pris une demi-journée. Là où ils sont gonflés c’est qu’ils ont fait une nouvelle tentative moins d’une semaine après, en expliquant qu’ils avaient besoin d’un complément. Cette fois, ça n’a pas marché car un dirigeant est entré dans le bureau du comptable au moment où on lui demandait de faire cette nouvelle transaction. » Source : Ouest France
Quelles sont les étapes pour produire sa liasse fiscale ?
La liasse fiscale est composée Bilan + compte de résultat + annexes comptables. Ces documents sont normalisés, il s’agit de documents CERFA, et du fait sont exploitables par tous les partenaires financiers de l’entreprise, et c’est d’ailleurs un document important de la communication financière de l’entreprise. Il faut savoir que la liasse fiscale qui est fréquemment sous-traitée à l’expert-comptable peut être réalisée assez facilement en interne pour peu que vous disposiez d’un progiciel qui vous permettra de produire le bilan une fois par an, mais aussi des situations intermédiaires, à la fréquence souhaitée. Quelles sont néanmoins les questions à se poser avant de se lancer dans la production de sa liasse fiscale ? 1. AI-JE VÉRIFIÉ QUE MES DOCUMENTS ET MON LOGICIEL SONT A JOUR ? D’une année à l’autre, les formulaires d’une liasse fiscale sont susceptibles d’évoluer. Il est nécessaire de vérifier que l’on produit ses états fiscaux dans le bon millésime. Si on choisit une solution WEB comme ULOA par exemple, les formulaires seront automatiquement mis à jour. Vous serez également informés en temps réel des évolutions règlementaires. 2. AI-JE PENSÉ À RÉFÉRENCER TOUTES LES SOCIÉTÉS DÉCLARANTES ? Un exercice fiscal c’est long, et il peut s’en passer des choses : Rachat ou cessions de sociétés, changement de SIRET… Evènements qu’il faudra remonter à l’éditeur, qui sera également votre partenaire EDI. Celui-ci mettra à jour le périmètre des sociétés déclarantes pour permettre la télétransmission de vos liasses fiscales. 3. AI-JE CRÉÉ TOUS MES EXERCICES COMPTABLES ? Un exercice comptable doit forcément être créé pour chacune de vos sociétés déclarantes. Si vous produisez votre liasse fiscale pour un grand nombre de sociétés, vous avez la possibilité de créer des exercices en multi-sociétés. Cette opération peut facilement être réalisée sur la base d’une société modèle. Une solution comme ULOA, par exemple, offre un réel confort de travail pour les collaborateurs comptables et superviseurs, car elle permet une gestion des données en multi-sociétés et en multi-utilisateurs. 4. AI-JE PENSÉ À CHANGER LE FORMAT D’IMPORT DE MA BALANCE COMPTABLE ? Lorsque vous importez des données qui proviennent de votre logiciel de comptabilité, il est nécessaire de définir un format d’import. Théoriquement c’est le même que pour l’exercice précédent, sauf si vous avez changé de logiciel de comptabilité depuis. Dans ce cas, il faudra procéder à un changement de format d’import. Mais, ce n’est pas très compliqué : la balance comptable qui est la matière première de la liasse se récupère par interface ou par un copier-coller. C’est à la portée de n’importe quel comptable, pas besoin du service informatique pour ça. 5. AI-JE BIEN CRÉÉ MA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE, NÉCESSAIRE À LA TÉLÉTRANSMISSION DE LA LIASSE FISCALE ? La télétransmission est obligatoire. Pour télétransmettre vos états fiscaux en toute sécurité, il est nécessaire de créer votre signature électronique pour valider l’échange de données entre votre solution de déclarations fiscales et la DGFiP. Ensuite, vos fichiers sont hébergés dans un portail déclaratif dédié. Chaque échange de données est crypté par une procédure unique. La télétransmission se fait simplement et l’archivage est réalisé par l’éditeur 6. AI-JE PENSÉ À VÉRIFIER LA DATE LIMITE DE DÉPÔT DE MA LIASSE FISCALE ? Pour la majorité des entreprises qui clôturent leur exercice le 31/12, le dépôt de la liasse se fait le 30 avril de l’année suivante. On peut noter cependant, que généralement, la DGFiP octroie un délai supplémentaire de quelques jours à toutes les entreprises qui effectuent leur déclaration par voie électronique. Néanmoins, toutes les déclarations, et je pense à la TVA, l’IFU, la CVAE, ne se font pas à la même date. Et si vous travaillez sur un grand nombre de sociétés, vous aurez probablement à gérer un grand nombre d’échéances. Et, c’est pourquoi dans ULOA, qui permet de répondre à l’ensemble des obligations déclaratives, vous disposez d’un workflow de suivi spécialement pensé pour les échéances fiscales, et vous êtes assisté grâce à des alertes push pour les dates limites de dépôt. Donc ce qu’il faut retenir, c’est que la meilleure solution pour automatiser la production de ses déclarations, consiste en une a solution 100% WEB, accessible depuis tous les navigateurs et complètement sécurisée avec des données hébergées dans des datacenter en France. Pour en savoir plus sur ULOA, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Nouveauté pour le printemps : la refonte du site internet MATA
Dans la continuité de l’évolution de son image de marque et de son identité visuelle, MATA a repensé et transformé son site internet. A contrario d’un bon logo qui peut ne jamais prendre de ride avec le temps, le web est en perpétuelle évolution et nécessite de redoubler d’efforts pour ne pas être dépassé technologiquement. Avoir un site internet obsolète peut avoir un impact négatif sur son image et donc sur son entreprise. Pourquoi cette refonte de site internet pour MATA ? Si le logo est l’identité d’une marque, son site internet est la représentation en ligne de son produit. Après avoir redesigné notre identité visuelle, cela coulait de source d’intégrer cette nouvelle identité dans nos différents supports de communication : site internet, réseaux sociaux, newsletter, PowerPoint, signature mail, etc… Immédiatement après s’est posé la question du design du site dont les contenus étaient régulièrement mis à jour, mais dont l’ergonomie était devenue vieillissante. Comme le disait cet anonyme @leblancstartup : « Une interface utilisateur est comme une blague : si on doit l’expliquer c’est qu’elle n’est pas si bonne. » Un besoin de design plus attrayant et ergonomique pour le site MATA. Si notre site actuel donne les réponses sur nos différentes offres de services, il n’en demeure pas moins qu’il commence à dater visuellement en ne répondant plus aux standards graphiques de notre secteur d’activités. Nous avions besoin d’améliorer le design du site mais également de travailler son ergonomie et sa navigation. Pour cela, nous devions prendre en compte l’expérience utilisateur de tout un chacun. Qu’est-ce que l’expérience utilisateur ? L’expérience utilisateur (en anglais, user experience, abrégé UX) est la qualité du vécu de l’utilisateur dans des environnements numériques ou physiques. C’est une notion de plus en plus courante, là où l’on utilisait encore récemment, les notions d’ergonomie des logiciels et d’utilisabilité. Nous souhaitions d’abord répondre à cette question : Est-ce possible de comprendre le site du premier coup d’œil ? C’est devenu indispensable, car les utilisateurs ne vont plus perdre de temps sur un site où ils ne sont pas sûrs de trouver la solution à leur problème. L’interface web du site n’est pas pensée comme une relation entre un humain et un outil, mais plutôt entre un utilisateur et MATA derrière l’outil. Nous avons confié ce challenge à l’agence de communication LA PLUME qui a mis en musique notre demande : des entrées de navigation différentes en fonction de la personnalité de l’internaute, de l’interactivité pour être au plus près de nos clients, de l’expérience utilisateur pour de l’engagement émotionnel. Un changement vraiment radical dans cette refonte de site internet ! Bonne navigation !
