Nouveauté pour le printemps : la refonte du site internet MATA
Dans la continuité de l’évolution de son image de marque et de son identité visuelle, MATA a repensé et transformé son site internet. A contrario d’un bon logo qui peut ne jamais prendre de ride avec le temps, le web est en perpétuelle évolution et nécessite de redoubler d’efforts pour ne pas être dépassé technologiquement. Avoir un site internet obsolète peut avoir un impact négatif sur son image et donc sur son entreprise. Pourquoi cette refonte de site internet pour MATA ? Si le logo est l’identité d’une marque, son site internet est la représentation en ligne de son produit. Après avoir redesigné notre identité visuelle, cela coulait de source d’intégrer cette nouvelle identité dans nos différents supports de communication : site internet, réseaux sociaux, newsletter, PowerPoint, signature mail, etc… Immédiatement après s’est posé la question du design du site dont les contenus étaient régulièrement mis à jour, mais dont l’ergonomie était devenue vieillissante. Comme le disait cet anonyme @leblancstartup : « Une interface utilisateur est comme une blague : si on doit l’expliquer c’est qu’elle n’est pas si bonne. » Un besoin de design plus attrayant et ergonomique pour le site MATA. Si notre site actuel donne les réponses sur nos différentes offres de services, il n’en demeure pas moins qu’il commence à dater visuellement en ne répondant plus aux standards graphiques de notre secteur d’activités. Nous avions besoin d’améliorer le design du site mais également de travailler son ergonomie et sa navigation. Pour cela, nous devions prendre en compte l’expérience utilisateur de tout un chacun. Qu’est-ce que l’expérience utilisateur ? L’expérience utilisateur (en anglais, user experience, abrégé UX) est la qualité du vécu de l’utilisateur dans des environnements numériques ou physiques. C’est une notion de plus en plus courante, là où l’on utilisait encore récemment, les notions d’ergonomie des logiciels et d’utilisabilité. Nous souhaitions d’abord répondre à cette question : Est-ce possible de comprendre le site du premier coup d’œil ? C’est devenu indispensable, car les utilisateurs ne vont plus perdre de temps sur un site où ils ne sont pas sûrs de trouver la solution à leur problème. L’interface web du site n’est pas pensée comme une relation entre un humain et un outil, mais plutôt entre un utilisateur et MATA derrière l’outil. Nous avons confié ce challenge à l’agence de communication LA PLUME qui a mis en musique notre demande : des entrées de navigation différentes en fonction de la personnalité de l’internaute, de l’interactivité pour être au plus près de nos clients, de l’expérience utilisateur pour de l’engagement émotionnel. Un changement vraiment radical dans cette refonte de site internet ! Bonne navigation !
Pourquoi la fonction de consolidation est souvent externalisée dans les groupes de moyenne taille ?
Le recours à l’externalisation des comptes consolidés existe depuis de nombreuses années. L’évolution du métier des consolideurs et de l’environnement technologique tend à renforcer la pertinence de cette solution adoptée par de plus en plus de Daf de groupes de moyenne taille. Pour un Daf de groupe, le recrutement puis la fidélisation d’un consolideur sont des objectifs délicats à atteindre tant cette profession vit dans le plein emploi depuis son émergence. Par ailleurs, la consolidation des comptes étant, par essence, ponctuelle dans l’année, le coût significatif d’un consolideur est difficile à optimiser pour un groupe de petite ou moyenne taille. Par ailleurs, la réalisation d’une consolidation nécessite des expertises connexes à celles du consolideur dont le groupe ne dispose pas forcément non plus : modélisation financière lors d’acquisitions ; techniques d’évaluation pour vérifier la réalité de la valeur comptable des actifs et des passifs ou apprécier la valeur d’engagements à long terme pris par le groupe ; connaissances fiscales, juridiques et comptables lors d’opérations complexes au sein du groupe ; maîtrise des normes comptables, notamment si le groupe a adopté les IFRS. L’externalisation est ainsi une solution pour un Daf de s’assurer de la disponibilité pérenne de l’expertise nécessaire à la réalisation des comptes consolidés. Se pose toutefois la question de la maitrise des données consolidées en cas d’externalisation. La modularité de l’externalisation, l’utilisation d’outils de visualisation des donnée et la rapidité de mise en place sont des éléments de réponse à ce risque. La modularité de l’externalisation et les outils de visualisation des données La crainte de ne plus maitriser ses données financières en interne est un élément de réflexion en cas de recours à l’externalisation. Cette crainte est parfois alimentée par les Commissaires Aux Comptes qui peuvent évoquer de façon légitime, notamment pour les groupes cotés, le risque d’une dilution de la responsabilité de l’établissement des comptes. Il est donc nécessaire de clarifier le rôle que souhaite conserver le groupe dans l’établissement des comptes consolidés. En effet, un processus de consolidation n’est pas monolithique : il peut se décomposer en plusieurs parties qui peuvent être externalisées ou confiées aux ressources internes en fonction de leurs complexités, des compétences des uns et des autres et du souhait de maîtrise et d’appropriation des données de consolidation par la direction financière. L’exemple ci-dessous de décomposition d’un processus de consolidation et de ventilation des travaux montre l’imbrication possibles entre les ressources internes et externes tout au long de ce processus : Par ailleurs, l’absence de maîtrise du système de consolidation par l’équipe de direction financière, parfois évoqué comme un écueil à l’appropriation de ses données, n’est aujourd’hui plus une difficulté. En effet, les outils de data visualisation actuels utilisés par les fonctions financières permettent de mettre à disposition du directeur financier, du directeur comptable, des contrôleurs de gestion ou des contrôleurs financiers, l’information de consolidation sans que ces populations soient des utilisateurs des systèmes de consolidation. La direction financière peut néanmoins toujours craindre de se retrouver » pieds et poings liés « avec un prestataire disposant de l’expertise qu’elle ne détient plus en interne. Les exemples ne sont pas rares, de groupes de moyenne taille qui, au cours de la décennie passée, ont alterné les périodes d’internalisation et d’externalisation au gré, par exemple, du départ d’un consolideur unique, de l’arrivée d’un Directeur comptable ancien consolideur ou encore de l’évolution du consolideur interne à un autre poste dans le groupe. Il est à noter que le passage par une période d’externalisation permet souvent au groupe de se doter d’outils méthodologiques qui simplifient et sécurisent le processus de consolidation, facilitant d’autant plus la réinternalisation de la consolidation auprès de ressources internes moins expertes mais guidées par un processus très abouti. L’essentiel sera donc, pour un Daf, de collaborer avec un prestataire agile à se réadapter à ses besoins et à l’évolution des ressources dont il dispose en interne. La plateforme de consolidation La modularité possible d’une externalisation et la facilité, dans l’environnement technologique actuel, à installer une externalisation, à la faire évoluer ou à en sortir, ainsi qu’à partager les données de consolidation ont fortement atténué la frontière entre le renfort des services internes et l’externalisation. Ainsi, un Daf souhaitant optimiser la fonction consolidation de son groupe recherchera, plutôt qu’une externalisation, la mise à disposition d’une plateforme de consolidation modulable, sur laquelle il viendra s’appuyer en fonction des besoins de son groupe tout en maitrisant la durée de cette solution externe. Source : DAF-MAG
Mata est devenu tiers prestataire habilité Diamond
Sur proposition de la Société Générale qui a soumis notre candidature, SEPAmail.eu nous a attribué le statut de TIERS PRESTATAIRE HABILITÉ DIAMOND afin de pouvoir demander par nous-même des ICQX. Concrètement, nos clients n’auront plus à signer de contrat avec une banque pour adhérer au dispositif SEPAmail Diamond ce qui va grandement faciliter leur mise en route, notamment de ceux qui ne sont pas clients des banques adhérentes. Pour mémoire, le service SEPAmail Diamond permet d’acheminer des demandes de vérification d’IBAN pour un tiers société ou particulier. Lors de chaque création ou modification de tiers, notre solution antifraude MATA IO va générer une requête sous forme d’API pour permettre une validation automatique du tiers après réception du retour instantané de SEPAmail Diamond. Ce nouveau mode opératoire va permettre aux clients de contractualiser avec un seul acteur, à savoir MATA qui opère pour le compte de la SG, sans pour autant leur imposer d’ouvrir un compte à la banque. Nous sommes convaincus que cette solution est extrêmement facilitante et qu’elle va rendre le service de vérification des IBAN accessible au plus grand nombre. Venez découvrir les bénéfices du service SEPAmail Diamond dans le cadre d’un webinar. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Comment définir un workflow de signature sûr et efficace ?
Signataires absents ou occupés, signatures conjointes contraignantes, comment garder un bon niveau de contrôle sans bloquer les règlements ? 4 pistes pour mieux organiser vos signatures : Identifier les catégories de paiement pour y associer les signataires appropriés Selon votre activité et votre organisation interne, définissez quelle(s) personne(s) sont à même de valider chaque type de règlement : fournisseurs français, fournisseurs étrangers, salaires, etc. Définir un workflow de validation obligatoire mais suffisamment souple pour être mis en pratique Choisissez un mode de signature approprié pour chaque type de paiement : signature unique (1 seule signature requise), signature conjointe (2 signatures obligatoires), collège de plusieurs signataires (avec signature unique ou conjointe). Prévoyez ensuite suffisamment de signataires à chaque niveau. Constituez un panier de signataires assez nombreux pour assurer la signature d’au moins 2 d’entre eux en cas d’absence. Utiliser les fonctionnalités des outils de trésorerie pour articuler validation interne et signature bancaire Votre Direction souhaite valider les ordres en dernier recours, mais avec l’assurance que des contrôles ont été faits en amont ? La signature interne permet un premier niveau de validation avant la signature bancaire des dirigeants. Ou à l’inverse, la signature interne peut également intervenir après la signature bancaire, dispensant ainsi la Direction des dispositifs contraignants de signature bancaire (token/clé de signature, poste fixe, etc.). Utiliser les nouveaux outils pour faciliter la signature Les nouvelles générations de logiciels 100% web sont accessibles à tout moment depuis des dispositifs mobiles. Si les normes bancaires ne permettent pas encore de s’affranchir des token ou clés de signature, l’utilisation des nouveaux outils combinée à l’articulation des procédures de signature interne et bancaire permettent une grande souplesse dans la validation des ordres. En résumé, définir une organisation optimale en amont permet d’éviter les contournements de procédure – et les failles de sécurité qui en découlent. Car, faut-il le rappeler, une clé de signature et un mot de passe sont strictement personnels et confidentiels ! Si vous voulez en savoir plus sur l’offre MATA IO, nous pouvons organiser un webinar. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Arnaque en ligne : Le faux RIB fait irruption dans les boîtes mail
arnaque en ligne : Une escroquerie, relayée par Le Maine libre, vise à falsifier le courriel d’un professionnel pour envoyer un RIB frauduleux, accompagné d’une vraie facture. Un piège redoutable, car difficile à détecter. Arnaque en ligne – Voilà longtemps que nous mettons en garde les usagers contre le piratage de boîte mail, propice aux techniques de phishing. Gare maintenant au pillage de pièces jointes contenues dans les courriels ! Plusieurs victimes d’une escroquerie au faux RIB se sont en effet manifestées récemment. Comme l’a relaté Le Maine libre la semaine dernière, les victimes reçoivent un RIB illicite, mais accompagné d’une facture émanant bel et bien d’un professionnel qu’elles connaissent. FACTURE D’ORIGINE Comment procèdent les escrocs ? Une entreprise ou une personne à qui vous devez de l’argent vous envoie un courriel avec un RIB et une facture en pièces jointes, afin que vous puissiez réaliser un virement sur son compte. Le message est intercepté par un aigrefin, qui en reproduit le contenu à l’identique et joint la facture d’origine. Seuls changent l’adresse de l’expéditeur… et le RIB, qui n’est autre que celui de cet expéditeur malintentionné. Le courriel initial est remplacé par le contenu frauduleux. Une fois le virement effectué sur le compte illicite, votre argent s’envole et votre créancier n’a pas touché un centime. Monsieur L., arboriculteur à Château-du-Loir (72), en a fait les frais pour un montant de 3 300 €, destinés au départ à la réparation d’une machine de son exploitation : « Après vérification, j’ai réalisé que l’adresse e-mail de mon contact avait changé et contenait la mention “no-reply”. À part cela, le texte du message reprenait les mêmes informations que celui d’origine, et la facture était la bonne. Seul le RIB était faux. » Il a bien sûr déposé plainte pour l’escroquerie dont il a été victime et a procédé à un rappel de fonds auprès de sa banque, dont il attend l’issue. Pire, monsieur L. a failli être victime de cette arnaque une seconde fois, en recevant un RIB falsifié censé provenir de son plombier. Heureusement, il a déjoué le piège à temps ! UN MODE OPÉRATOIRE MYSTÉRIEUX Le capitaine Boucheron, commandant de la compagnie départementale de la Flèche (72), précise que l’un des points troublants de cette enquête réside dans la rapidité d’action des personnes malveillantes : une petite heure seulement s’est écoulée entre l’envoi du vrai courriel et la réception du message illicite. « À ce stade, deux hypothèses sont envisageables. Soit il s’agit de cybermalveillance, avec le piratage de la boîte mail et l’interception du courriel qui contient le RIB. Soit un salarié malintentionné travaillant au sein de l’entreprise créancière a remplacé le RIB pour récupérer l’argent. Aucune option n’est privilégiée pour l’instant. Nous devons d’abord récolter davantage d’informations techniques. » Jean-Jacques Latour, responsable expertise au sein de Cybermalveillance.gouv.fr, avance quant à lui la piste suivante : « L’escroc prend le contrôle de l’adresse e-mail du destinataire. Il regarde les messages reçus et supprime dès réception ceux contenant RIB et facture [qu’il a scrupuleusement enregistrés auparavant]. Ensuite, il envoie un courriel via une autre adresse. Si c’est cela, c’est assez facile à mettre en place techniquement. » Et de rappeler que les attaques aux faux ordres de virement et aux changements de RIB sont dans le top 10 des arnaques qui touchent les professionnels. COMMENT ÉVITER DE SE FAIRE PIÉGER avec une arnaque en ligne D’autres victimes s’étant manifestées récemment, soyez vigilant. Si l’envoi de RIB par courriel constitue un risque pour l’expéditeur, qui pourrait se faire voler de l’argent en cas de récupération de ses données, il représente ici un danger pour le destinataire. Les escrocs cherchant à récolter des sommes importantes, les professionnels sont davantage ciblés. Mais les particuliers ne sont pas à l’abri. Afin d’éviter d’être la cible d’une telle attaque, mieux vaut privilégier les échanges de coordonnées bancaires en face à face ou oralement. Si ce n’est pas possible, en cas d’envoi par courriel, vérifiez scrupuleusement l’adresse e-mail de votre interlocuteur. Demandez également au professionnel ou à la personne dont vous êtes débiteur le nom de sa banque et, en cas de doute, son adresse e-mail. Prévenez-la avant d’effectuer le virement et demandez confirmation du versement de la somme sur son compte dès réception. Si vous vous faites piéger, les chances d’obtenir un remboursement sont minces. Dès lors que vous avez réalisé le virement de votre propre chef, votre banque sera réticente à vous dédommager. Quant au rappel de fonds, le temps de réaliser l’arnaque et d’effectuer les démarches auprès de votre établissement bancaire, il est souvent trop tard, les escrocs se sont généralement déjà envolés avec l’argent. Source : Que-Choisir
Avec GEC Connect, gérez le processus « order to cash » en un seul clic !
Modifiez, valorisez et exportez toutes vos écritures dans votre comptabilité en mode full web. Nous avons échangé avec Valérie Konarski, Directrice BU Finance chez Dimo Software, partenaire de Mata depuis plus de 15 ans sur l’automatisation des opérations comptables. Leurs solutions se complètent parfaitement : accompagnement, amélioration continue et performances en mode full web, une collaboration gagnant-gagnant qui permet surtout aux clients d’atteindre un niveau d’efficacité et de satisfaction optimal, quel que soit leur environnement technique initial. Le groupe Dimo Software en quelques mots Dimo Software est éditeur de logiciels, intégrateur et distributeur de solutions qui complètent la ligne de service de Mata, notamment en termes de gestion de trésorerie. Ces solutions logicielles, s’intègrent aux ERP des entreprises et permettent d’importer de manière automatisée tous types de fichiers : voyages, notes de frais, gestion de maintenance assistée (GMAO), business Analytics, CRM et gestion de la relation clients, GED et bien sûr solutions de trésorerie… GEC Connect et Cash on Time, des logiciels innovants Mata sécurise la gestion des devises, du change et des opérations de trésorerie, mais avant de procéder à cette étape, il faut récupérer cette trésorerie. Deux logiciels full web et full Saas sont alors utilisés par Mata et Dimo Software : GEC Connect: ce logiciel, générateur d’écritures comptables, permet l’automatisation et la comptabilisation automatique des flux dans l’ERP sur n’importe quel système d’exploitation. Téléphonie, essence ou même e-commerce, il supprime les saisies manuelles en se basant sur le relevé de compte. Cash on Time: le logiciel d’allocation et lettrage automatique des flux. Il permet de contrôler et pointer les paiements par rapport aux factures de manière automatisée pour 70% à 90% du poste. Au-delà du gain de fiabilité, cela garantit une économie de temps de travail considérable, une comptabilité à jour et une standardisation optimale des process. Ces logiciels intelligents s’enrichissent à l’usage de connaissances grâce à l’intelligence artificielle, augmentant ainsi le score de lettrage au fil du temps. Ecritures, factures et règlements ainsi traités permettent aux équipes de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et, de réduire les en-cours clients : la durée de recouvrement des créances diminue en moyenne de 5 points. C’est avec cette volonté d’optimisation, de gain de temps, de qualité, que Dimo Software propose au sein de la brique Cash on Time, un service automatisé de recouvrement des créances. En plus des fonctionnalités courantes, ici on va scénariser, segmenter et opter pour une variation du risque selon les comptes clients. Le flux est couvert jusqu’au paiement final en ligne, proposé via un portail dédié. Un partenariat solide pour des solutions sur-mesure accessibles et incontournables L’association de Mata et Dimo Software permet aux deux partenaires de proposer tout ou partie des fonctionnalités en s’appuyant sur : La parfaite connaissance de leurs clients, équipés d’autres solutions proposées ou éditées par ces deux fournisseurs, L’expertise finance de Mata, qui permet d’optimiser tous les process et d’automatiser la comptabilisation d’un maximum d’éléments, souvent plus que prévu ! La gestion en mode projet des dossiers avec une véritable assistance au démarrage, Le professionnalisme des équipes parfaitement formées sur le sujet et ayant une bonne connaissance des ERP du marché, La réactivité de la hotline. Pour conclure, Valérie Konarski appuie que « La possibilité de déployer ces solutions à l’international comme en Europe, en s’appuyant sur un processus complet « order to cash », avec une seule interface full web et full Saas, en vue de diminuer les impayés tout en fidélisant vos collaborateurs, constitue un projet plus qu’inspirant et un objectif atteignable à court terme. » Si vous voulez en savoir plus, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Dernières actualités chez notre éditeur LUCCA en ce début d’année 2022
Quelles sont les dernières actualités chez notre éditeur LUCCA pour l’année 2022 : CLEEMY Achats, la gamme TIMMI, TIMMI ABSENCES… Fin 2021 est apparu le module « CLEEMY Achats » qui vient compléter la gamme CLEEMY dédiée aux notes de frais. CLEEMY ACHATS, comme son nom l’indique est destiné avant tout aux services Achats des entreprises. Il permet de gérer les engagements de dépenses et de suivre les factures fournisseurs de frais généraux. Pour mémoire, CLEEMY est une solution de gestion des notes de frais avec workflow de validation et dématérialisation avec valeur probante justificatifs. Intégrant une application mobile et un OCR, « Cleemy » dispose du meilleur taux de reconnaissance du marché. Avec CLEEMY, vos collaborateurs ajoutent un frais professionnel par une simple photo depuis leur mobile. Click ! C’est dans la boite ! En outre, la solution propose d’ores et déjà des connecteurs avec plus de 50 fournisseurs (Orange, OuiSNCF, Vinci, LaPoste, Fnac, Norauto, Zoom, Just Eat, Deliveroo, Uber… etc.) pour vous permettre de créer encore plus facilement vos dépenses professionnelles. Un simple achat sur la plate-forme de ces fournisseurs avec un compte CLEEMY connecté va créer automatiquement la dépense. Même plus besoin de prendre de photos : c’est magique ! En janvier 2022, la gamme TIMMI se renforce avec le module de flex office management TIMMI Office, qui permet la gestion du télétravail, mais aussi des présences sur site. Sur quel site se trouve le collaborateur, dans quel espace, avec répartition des bureaux pour mieux gérer les roulements. Ce module est proposé en free access pour les clients des produits de la gamme TIMMI, mais certaines fonctionnalités restent payantes, comme le tableau de bord administrateur ou la gestion de la capacité. En février 2022, FIGGO, solution de gestion des congés et absences, change de nom pour devenir TIMMI ABSENCES. Cela permet de regrouper toutes les solutions LUCCA répondant aux problématiques de la gestion du temps, de la présence/absence et de l’activité dans une gamme avec une dénomination unique : TIMMI. Dernier petit rappel et recommandation de MATA : Les Titres Restaurants Le module de suivi des Titres Restaurant est gratuit pour les clients des solutions CLEEMY et/ou TIMMI ABSENCES). Il vous permet de connaitre le montant exact de TR à distribuer à vos collaborateurs en fonction des frais de restaurant engagés, des invitations internes et externes, des congé, maladie ou jours fériés…). Mais aussi d’anticiper et de passer commande directement des titres nécessaires auprès de vos fournisseurs (SWILE, EDENRED…) pour éviter les ruptures de stock. En parallèle, vos collaborateurs seront en mesure de suivre à tout moment le nombre de TR à percevoir, mais disposeront aussi des informations nécessaires au calcul de ce résultat. Faciliter la vie des RH en informant les salariés : que peut-on rêver de mieux ! Si vous voulez en savoir plus, nous pouvons organiser un webinar. Alors, contactez- nous au 0 806 110 020 !
Transformation financière : automatisation en retard, quels impacts sur les CFO ?
Alors que les directeurs financiers sont généralement conscients des avantages de l’automatisation, 78 % des entreprises n’ont déployé qu’une automatisation financière de base. La majorité des processus de clôture financière de la plupart des entreprises repose sur des processus manuels et des outils obsolètes. Il est temps aujourd’hui pour les directeurs financiers de repenser leurs processus et d’accélérer leur automatisation. Car pour ces 78%, l’année de pandémie s’est révélée bien difficile, les obligeant à bricoler des solutions et demandant des efforts herculéens à leurs équipes pour mener à bien leur clôture financière. Il est temps pour eux de considérer le coût réel de ce retard sur l’automatisation de la clôture financière de leur entreprise. Des conséquences face à la concurrence Selon Gartner, les directeurs financiers les plus efficaces consacrent 6 % de temps en moins que leurs pairs moins productifs aux activités de la fonction financière. Ils réaffectent ce temps à l’analyse, à la manière dont l’entreprise peut créer de la valeur, et assument plus pleinement leur rôle de CFO pour mettre la finance au défi de remplir une mission agressive et une vision à long terme, tout en guidant leur équipe dans l’exécution de ces objectifs. L’automatisation financière permet aussi aux équipes F&A d’accélérer la croissance de l’entreprise et de réaliser leurs objectifs commerciaux. Plutôt que de perdre du temps sur des processus répétitifs et de se concentrer uniquement sur la clôture des comptes, elles peuvent fournir des analyses cruciales pour l’entreprise. 38 % des cadres déclarent d’ailleurs qu’au cours des douze derniers mois, c’était leur plus grand défi concernant la clôture financière(2). Car l’analyse des données leur permet de se montrer stratégiques, et donne les clés au bureau des finances pour contribuer davantage à la vision à long terme de l’entreprise. Autrement dit, ces dernières années, l’automatisation de la clôture financière est passée d’ » incontournable » à » indispensable « , car elle apporte aux entreprises et aux directeurs financiers un avantage concurrentiel certain. Et, inversement, en retardant l’adoption de l’automatisation, les directeurs financiers perdent le potentiel d’ajouter plus de valeur à l’ensemble de l’entreprise et d’élaborer efficacement des stratégies pour l’avenir. Des risques pour les états financiers Le risque est toujours au coeur des préoccupations des directeurs financiers. La fonction finance est toujours sous pression : elle doit assurer la publication des états financiers dans des délais impartis, et garantir leur exactitude. Cette mission est d’autant plus complexe lorsque l’on utilise des processus manuels sujets aux erreurs. Or, 88 % des décideurs utiliseraient plus de 100 feuilles de calcul pour soutenir leurs décisions commerciales[1]. Bien que ce soit un outil nécessaire dans certains cas, les feuilles de calcul sont extrêmement sujettes aux risques. L’absence de contrôles inhérents et le risque d’erreurs dues à une intervention humaine font de la dépendance aux feuilles de calcul un énorme facteur de risque pour les directeurs financiers alors qu’un logiciel d’automatisation financière met en évidence les exceptions, permettant aux comptables de se concentrer sur les erreurs et d’améliorer la qualité des données financières. Inefficacités et goulots d’étranglement De nombreux aspects de la comptabilité et de la finance sont de nature plutôt répétitive mais absolument essentiels pour évaluer et analyser la santé financière d’une entreprise. Les justifications, les rapprochements et l’audit nécessitent la préparation et l’approbation de plusieurs personnes, ce qui rend l’ensemble de la clôture financière vulnérable aux goulots d’étranglement et aux inefficacités. L’utilisation de méthodes manuelles et d’outils obsolètes tels que les feuilles de calcul sont chronophages et compromettent souvent le calendrier de clôture. Les goulots d’étranglement peuvent entraîner des échéances manquées, prolongeant ainsi l’achèvement de la période de clôture financière. La fuite des meilleurs talents Le département comptable et financier est connu pour son déséquilibre entre travail et vie privée, de nombreux comptables sacrifiant leurs vacances, leurs soirées et leurs week-ends pour respecter les délais de chaque période de clôture financière. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui reposent essentiellement sur des processus manuels et des applications obsolètes, car ces méthodes augmentent souvent le nombre d’heures nécessaires pour clôturer. Au fil du temps, ces tâches chronophages conduisent à l’épuisement professionnel, contribuant à des départs au sein de l’organisation. Pourtant, grâce à l’automatisation de la clôture financière, les entreprises et CFO pourraient réduire le nombre d’heures nécessaires par ETP pour effectuer les tâches de clôture, tout en créant simultanément une charge de travail plus équilibrée. La digitalisation et la consolidation des compétences des équipes F&A sont ainsi essentielles non seulement pour retenir les (meilleurs) talents, mais aussi pour développer davantage leurs compétences en matière de données et d’analyse. L’automatisation financière est le facteur clé qui distinguera les CFO efficaces de ceux qui prendront du retard sur le marché. Les entreprises ayant une automatisation établie ou même avancée disposent d’un avantage concurrentiel supplémentaire, de la gestion des risques à l’obtention d’informations critiques. Avec l’évolution du paysage commercial, il appartient au CFO de se tenir au courant des technologies financières et de comprendre que les coûts liés à la non-implémentation de l’automatisation financière peuvent avoir des conséquences à long terme pour l’entreprise. Tirer parti de l’automatisation de la clôture permet aux équipes financières d’élaborer efficacement des stratégies pour l’avenir tout en améliorant considérablement les flux de travail et les processus existants. Source : DAF-MAG
La fraude aux notes de frais
Gonfler une note de frais pour obtenir un remboursement plus élevé, passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles, augmenter le kilométrage parcouru, fournir une fausse facture… Selon les différentes sources, le volume de la fraude représenterait 700€/salarié par an ! Et chaque années, 15% des entreprises identifieraient des fraudes avérées et conséquentes. Optimiser la gestion des notes de frais : dématérialiser pour éviter la fraude Lutter contre la fraude nécessite d’établir une véritable politique de gestion des notes de frais au sein de l’entreprise et de fixer des règles simples, rendues possibles grâce à la digitalisation : Plafonds pour chaque collaborateur et type de dépenses, Moyens de paiement adaptés : cartes dédiées (carburant…) et connectées Dématérialisation des justificatifs grâce aux applications mobiles Optimisation des délais de traitement, suppression des saisies Automatisation des rapprochements Respect du fonctionnement de chaque département / groupe La dématérialisation des notes de frais évite aux salariés de transporter avec eux une multitude de justificatifs. La numérisation directe avec CLEEMY, l’utilisation de cartes de paiements connectées rendent les employés plus autonomes, tout en laissant 100% le contrôle à l’équipe finance. Les transactions sont suivies, de la demande d’achat à l’export comptable, en temps réel. Ce mode de paiement permet également de sécuriser les flux, d’optimiser les rapprochements et de générer des données précises, justes pour piloter les budgets et prendre les bonnes décisions. Le coût d’un traitement des notes de frais « à l’ancienne » Dans une entreprise, la gestion des notes de frais peut vite s’apparenter à un casse-tête. Chronophage et sans la moindre valeur ajoutée, le processus de traitement des dépenses représente un véritable manque à gagner. En effet, outre les 20 minutes passées par le salarié pour remplir les différents documents, on considère que l’intégralité du processus pour une note de frais représente un coût réel entre 25 et 50€. Un cout considérablement réduit à l’installation d’un outil de gestion et de contrôle qui permette de dématérialiser le processus de saisie et de traitement de la note de frais. L’investissement initial est amorti sans délai. Mieux contrôler les dépenses pour éviter la fraude Fixer des plafonds de montants Pour chaque type de dépense, vous pouvez fixer en amont des maximums à ne pas dépasser en spécifiant qu’au-delà de ces seuils, le collaborateur ne sera pas remboursé. Il est primordial de veiller à ce que les montants soient cohérents avec le type de dépense, vous pouvez néanmoins être sûr que cela limitera les abus. Fournir un moyen de paiement adapté Le moyen de paiement adapté dépend de vos activités et de vos salariés. Carte société, carte carburant, carte prépayée… dans tous les cas, les avantages sont réels pour les deux parties : Le salarié bénéficiera d’un différé de paiement qui lui permettra d’être remboursé des frais avancés avant que la dépense ne soit effective sur son compte, Le gain de temps est partagé, grâce à la dématérialisation des preuves de paiements, La transmission est instantanée, Pas de risque de perte de la note, Pas de risque de modification ou retouche de la note de frais et donc de fraude. Traquer les fausses notes de frais Tout ce qui est manuel est modifiable. Digitaliser vos notes de frais grâce à des justificatifs dématérialisés, un calcul TVA automatique et une intégration complète dans votre comptabilité permet de supprimer les notes de frais papier et de gagner en sécurité. Pour ceux qui ne peuvent digitaliser, contre les abus il faut une procédure stricte et simple Si vous tenez à conserver un fonctionnement par notes de frais, il vous faut une méthode de gestion stricte et un processus de rapprochement comptable efficace que MATA est en mesure de vous proposer. Toute note de frais qui n’entre pas dans le cadre du processus est invalidée et non traitée. Il faut un processus simple et transmettre un message tout aussi simple : suivre le processus permet de gagner du temps et d’être remboursé plus rapidement. Centraliser les justificatifs Récupérer les justificatifs valides est sans nul doute la partie la plus chronophage du processus de traitement des notes de frais. Pour gagner du temps et y voir plus clair, choisissez un seul mode de transmission des justificatifs et factures. Vous pouvez créer par exemple une adresse e-mail dédiée utilisée par les fournisseurs et par les employés. Ainsi, le service financier et le comptable disposeront, au même endroit, de tous les justificatifs nécessaires. L’utilisation de moyens de paiements dédiés, la transmission de justificatifs par voie digitale, les rapprochement automatisés et sécurisés dans le cloud, les applications de gestion en ligne, etc. Toutes ces nouveautés permettent de contourner les freins liés au traitement des notes de frais ET à éviter la fraude.
Une Gestion de Trésorerie collaborative et innovante avec SAGE XRT Advanced (SXA)
Nous avons interviewé Mr Herrmann, Responsable commercial et associé de MATA sur l’innovation Sage XRT Advanced. Une nouvelle génération de plateforme collaborative de gestion de trésorerie qui permet une visibilité et une accessibilité de vos liquidités de n’importe où, tout en offrant un niveau de sécurité maximum. Sage XRT, le socle Sage XRT est l’offre experte de SAGE centrée sur la gestion de trésorerie et les transferts bancaires. Aujourd’hui, le pilotage d’une entreprise et la prise de décision se font après l’analyse de la situation du cash. La gestion est largement optimisée si toutes les informations nécessaires à la prise de décisions sont disponibles et lisibles en permanence. Le socle permet déjà de rapatrier des relevés de comptes multi-formats et de les intégrer en trésorerie puis générer automatiquement les écritures comptables. En émission les paiements sont centralisés pour la signature électronique, puis envoyés en banque via SWIFTnet ou EBICS TS. La version SXA de Sage XRT propose aujourd’hui les fonctionnalités du socle ainsi que de belles innovations simplifiant considérablement les opérations des trésoriers. Que vous soyez déjà client XRT ou non, la version 2021 convient à tous types de contextes et à toutes tailles d’entreprises. Sage XRT Advanced (SXA) est innovante et incontournable La plateforme offre une approche qui casse les codes. Cette nouvelle génération de trésorerie permet de simplifier les accès aux applications puisqu’elle est « full web ». Cela permet d’accéder au logiciel via une URL et en utilisant un simple navigateur. Dans ce contexte technique, deux déploiements logiciels sont envisageables : Soit l’URL dirige vers un serveur local, dit « on-premise » ; Soit l’URL renvoie vers le cloud Microsoft Azur de MATA, parfaitement intégré aux solutions Windows avec base de données SQL. La solution choisie dépend de la stratégie de l’entreprise mais dans tous les cas, cela permet de : Avoir un accès à distance hors site aux données de trésorerie ; Signer les paiements en mobilité ; Disposer d’une mise à jour logicielle facile, sans interruption de service, planifiée avec le client, sans perturber l’utilisateur ; Donner accès à ces informations à plus de personnes dans l’entreprise de manière adaptée ; Le trésorier ou le comptable peut produire des documents en ligne, conçus comme des tableaux de bords ou de KPIs. Il les met à disposition de son Comité de direction ou de tout interlocuteur autorisé qui lui, peut les consulter au meilleur moment et en mobilité. « Sage XRT Advanced est la nouvelle génération de solutions de trésorerie permettant de simplifier les accès aux applications dans le contexte actuel de télétravail, en particulier quand elle est déployée en mode Cloud. » Combinée à l’utilisation de la plate-forme de vérification des coordonnées bancaires MATA IO, cette plate-forme offre aujourd’hui un niveau de sécurité inégalé pour les groupes qui souhaitent avoir la garantie de traçabilité des contrôles opérés sur les tiers et les paiements. Pascal Herrmann relève un dernier avantage et non des moindre, la plateforme « améliore l’automatisation traitements des relevés de comptes par le scan des libellés, une bibliothèque de formats modifiable, et la lecture des caractères Unicode particulièrement intéressante pour interpréter des relevés à l’international. » Effectivement, les codifications bancaires sont différentes selon le pays de la banque. La plateforme facilite l’interprétation des opérations en donnant la possibilité de créer des formats spécifiques et des associations de flux. Pour les échanges mondiaux ce sont les caractères cyrilliques ou asiatiques qui peuvent être lus grâce à leur correspondance en caractères Unicode. Le choix de combiner la plate-forme SXA et les services d’hébergement et de sécurité de MATA apporte donc une garantie de sécurité maximale, de souplesse et de gain de productivité. MATA conseille Sage XRT Advanced (SXA) à quelles entreprises et avec quels avantages? Toutes ! Client SAGE ou non, la plateforme convient à toutes les structures. MATA étudie la situation de votre entreprise afin de vous proposer la solution qui vous est adaptée. Pour les clients qui disposent déjà du socle XRT, la version Advanced améliore réellement l’expérience utilisateur : Le travail multifenêtre dans le navigateur web est enfin possible ; Les opérations quotidiennes sont automatisées et planifiées au maximum ; La prise en charge de tous types de relevés de comptes grâce à la bibliothèque de formats et la lecture des caractères Unicode ; Les accès distants permettent un accès à tout moment (24/7) et en tout lieu ; Une consultation des données en toutes conditions, sur ordinateur, tablette, smartphone ; Les mises à jour de sécurité sont toujours up to date et optimales. Pour les sociétés qui souhaitent améliorer leur gestion de trésorerie Sage XRT Advanced convient tout particulièrement aux entreprises structurées en groupe qui ont à gérer leurs activités avec plusieurs banques dans plusieurs pays. La solution déployée par MATA permet notamment de : Intégrer directement les relevés de comptes internationaux SWIFT, Effectuer les traitements intragroupes (constats, suivi, calculs des échelles d’intérêts), une fonction déjà existante dans le socle XRT, Renforcer la sécurité interne avec la validation 4 yeux des fonctions sensibles, Contrôler les tiers payés grâce à MATA IO, Accéder à une signature EBICS TS à distance dans le cloud. Et Mr Herrmann de revenir sur les points clés : « Pour des nouveaux clients, SXA offre une plate-forme complète, facilitant la trésorerie de groupes, permettant la lecture de relevés internationaux Swift, de bénéficier d’un traitement de caractères Unicode, d’automatiser les traitements d’intragroupes, analyses et calcul d’échelles. Pour une centralisation des paiements efficace et sécurisée, MATA propose une solution sur notre cloud via Microsoft Azure, bénéficiant du contrôle des coordonnées des tiers MATA IO, intégrée à la signature SAGE XRT, EBICS TS avec possibilité de signature interne sur mobile. » Quels sont les services proposés par MATA pour des clients souhaitant déployer Sage XRT Advanced (SXA) en mode cloud? Une entreprise souhaitant déployer SXA en mode cloud avec MATA peut bénéficier d’une palette de services novateurs : Un hébergement cloud « single tenant », dédiant un serveur à chaque client, lui garantissant le cloisonnement parfait de ses données
