L’examen de conformité fiscale : pour qui, par qui, pour quoi faire ?
Cet instrument vient s’ajouter aux dispositifs mis en place par l’administration dans le cadre de la nouvelle relation de confiance, tels que le partenariat fiscal et l’accompagnement fiscal personnalisé. Il vise à fluidifier les interactions entre l’administration et le contribuable. Cet outil doit permettre à l’entreprise de s’assurer de la bonne application des règles fiscales et d’accroître leur sécurité en la matière. QUI PEUT BÉNÉFICIER D’UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE ? L’examen de conformité fiscale (ECF) concerne toutes les entreprises, que ce soit une société ou une entreprise individuelle, qu’elles soient soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, sans aucune limite de chiffre d’affaires. L’ECF est ouvert à toute entreprise exerçant une activité professionnelle (BIC, BNC ou BA, y compris au régime micro). QUI PEUT RÉALISER UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE ? L’entreprise peut demander la réalisation de cet examen de conformité fiscale à tout professionnel du Chiffre ou du Droit, du conseil et de l’audit. Ainsi, le prestataire peut être un expert-comptable, un commissaire aux comptes, un organisme de gestion agréé (OGA), un avocat. Cette prestation peut être réalisée au profit de n’importe quelle entreprise, qu’elle soit cliente du prestataire ou non. UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE, POUR QUOI FAIRE ? L’objectif de l’examen de conformité fiscale est de contrôler la conformité des comptes de l’entreprise à certaines règles fiscales grâce à un audit spécifique. Il ne s’agit pas d’un contrôle fiscal ni d’une revue fiscale d’ensemble, les points examinés sont bien délimités et prévus de façon exhaustive dans la loi. L’avantage de cet outil réside dans la limitation des risques présentés par le contrôle fiscal. Ainsi, en cas de redressement sur l’un des points « validés » par le prestataire, aucun intérêt de retard ni pénalité ne sera appliqué si l’entreprise est de bonne foi. De plus, dans ce cas, elle pourra demander le remboursement des honoraires payés sur le point redressé par l’administration. Enfin, l’entreprise qui demande à bénéficier d’un ECF envoie un signal de civisme et d’honnêteté à l’administration fiscale et son image est valorisée auprès de ses partenaires. Même si le texte ne prévoit pas l’absence de contrôle fiscal en cas d’option pour l’ECF, en raison de la baisse des effectifs au sein de l’administration fiscale, il est probable que les entreprises qui auront bénéficié d’un examen de conformité fiscale ne figureront pas dans les premières sur la liste des contrôles fiscaux. COMMENT CELA FONCTIONNE ? L’entreprise doit se rapprocher d’un prestataire qui peut être son expert-comptable, son commissaire aux comptes, son OGA et lui demander la réalisation de cette mission. Un contrat écrit doit être signé ; il doit prévoir la période concernée (au maximum un exercice fiscal), les droits et obligations des parties, la liste des points contrôlés et les honoraires prévus pour chacun d’entre eux. L’entreprise doit être de bonne foi pour bénéficier des avantages offerts par l’ECF et fournir au prestataire l’ensemble des informations nécessaires au contrôle des dix points prévus dans le texte dans des délais raisonnables. Cette mission doit être confiée avant la date de dépôt de la liasse fiscale car une mention doit y figurer, afin d’informer l’administration de la mise en œuvre de l’ECF et du nom du prestataire. Celui-ci devra, dans les six mois du dépôt de la liasse, fournir à l’administration fiscale un compte rendu de mission sur les dix points audités. Ce dernier doit contenir ses conclusions sur la concordance, la cohérence ou la conformité des informations fournies par l’entreprise avec les règles fiscales. En cas de non-conformité, l’entreprise est invitée à corriger les éventuelles anomalies en déposant une nouvelle déclaration et ainsi, les erreurs fiscales sont corrigées en amont de tout contrôle fiscal. Cela fait de l’ECF un dispositif préventif renforçant la sécurité juridique et fiscale des entreprises. Si aucun compte rendu de mission n’est transmis ou en l’absence de conclusion, l’ECF sera considéré comme n’ayant jamais commencé. Quels points sont vérifiés QUELS POINTS SONT VÉRIFIÉS LORS D’UN EXAMEN DE CONFORMITÉ FISCALE ? La loi prévoit que l’ECF doit porter sur dix points de contrôle, il n’est pas possible d’en rajouter ni de n’en traiter qu’une partie. Le « chemin d’audit » de l’ECF est constitué des sujets suivants : Conformité du FEC (fichier des écritures comptables) Il s’agit de déterminer, dans un premier temps, si l’entreprise entre dans l’obligation de remise du FEC. Dans ce cas, le prestataire doit en contrôler la conformité au format défini à l’article A 47 A-1 du LPF. Il s’agit d’un examen purement formel et aucune tolérance contractuelle n’existe. Qualité comptable du FEC au regard des principes comptables Pour ce point, le prestataire va s’attacher au fond du FEC et analyser les modalités de tenue de la comptabilité, eu égard aux préconisations du PCG et de l’Autorité des normes comptables. Cela permet d’apprécier la valeur probante de la comptabilité. Une tolérance peut exister si la non-application de la norme comptable n’a pas de conséquences fiscales. Certification des logiciels de caisse Dans le cas où l’entreprise se trouve dans l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, elle devra présenter un certificat ou une attestation de conformité. Le prestataire en contrôlera la validité. Avant émission du compte rendu de mission, l’entreprise défaillante pourra corriger la situation. Aucune tolérance n’est prévue. Respect des règles sur le délai et le mode de conservation des documents C’est un examen par sondage de différentes pièces justificatives qui concerne le respect des obligations légales en termes de conservation des documents administratifs et comptables pour ce qui est du délai et du format. Aucune tolérance n’est prévue. Validation du respect des règles liées au régime d’imposition appliqué (RSI, RN, …) en matière d’IS et de TVA au regard de la nature de l’activité et du chiffre d’affaires L’examen porte sur les déclarations déposées auprès de la DGFIP. En cas d’erreur sur le régime, le prestataire invite l’entreprise à déposer des déclarations rectificatives avec le bon régime. Aucune tolérance n’existe. Règles de détermination des amortissements et leur traitement fiscal Le prestataire doit s’assurer du respect des règles générales
Comment exercer un contrôle de tiers conforme et sur ?
Pour les entreprises, les enjeux sont forts pour mettre en place un contrôle de tiers conforme et sûr. En un an, ce sont 312 poursuites & 253 condamnations qui ont été prononcées en France pour des faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics ou de favoritisme. Le contrôle du tiers est une clé de sécurité pour tout transfert de fonds. Que ce soit d’un point de vue corruption (loi « Sapin 2 » du 9 décembre 2016), devoir de vigilance (loi du 27 mars 2017) ou bien RGPD (règlement européen en vigueur à partir du 25 mai 2018), ces règlementations imposent avec plus ou moins de fermeté des diligences à mettre en œuvre par les entreprises vis-à-vis de ses tiers, et notamment ses fournisseurs. Contrôle du tiers – évaluer la conformité des tiers En préambule, il est essentiel de relever que TOUS les tiers ont vocation à être évalués. Le périmètre des tiers à évaluer en priorité est défini sur le fondement de la cartographie des risques de corruption préalablement effectuée. Evaluer la conformité et la sureté d’un tiers, c’est de collecter les informations et les documents sur un tiers afin d’identifier et d’apprécier les risques de corruption : Avant que la relation ne soit formellement engagée ou en cas d’évènement impactant le niveau de risque du tiers ; Périodiquement, tout au long de la relation. L’objectif est bien sûr de permettre la relation commerciale avec ce tiers – conforme et sûr – de la poursuivre ou d’y mettre fin. Pour chaque tiers, le niveau de vigilance peut varier. Les mesures de prévention et de détection de la corruption mises en œuvre sont optimisées selon la famille du tiers. Pour ce faire, il faut recenser l’ensemble des tiers classés selon leur nature, leur statut, leur taille… et mettre en place une base de données informatisée, sécurisée et à jour, recensant les tiers pour faciliter la gestion. Contrôle du tiers – évaluer l’intégrité des tiers Pour établir si les tiers sont conformes et sûrs, il faut définir les 3 composants incontournables : Qui participe à l’évaluation ? Au niveau opérationnel, il faut un responsable des évaluations qui collecte les informations et émet une première appréciation. Ensuite, un responsable de conformité accompagne le niveau opérationnel en apportant son expertise dans les cas les plus risqués. Le dernier échelon est celui de l’instance dirigeante qui décide des suites à donner aux cas les plus risqués. Quels sont les informations et documents utiles ? En interne, il peut déjà exister des listes comme des annexes de pays à risques ou interdits selon l’organisation. Mais il faut également s’appuyer sur l’évaluation par outil logiciel, décisions de justice publiées… et même au besoin des bases de données payantes. Il est recommandé de recueillir des informations afin d’approfondir le contrôle et vérifier quelles sont les catégories d’acteurs et les bénéficiaires effectifs. Quel est le contenu des évaluations des tiers ? La liste est non exhaustive mais elle doit en priorité permettre de renseigner : l’identité du tiers, le risque pays, l’expertise, la conformité, puis permettre de définir la nature et l’objet de la relation. Il faut aussi regarder s’il y a des interactions avec agents publics, PPE, quelles sont les modalités de rémunération, l’actionnariat, le secteur d’activité. Et enfin, il faut définir le degré de sureté : intégrité et réputation, coopération, s’il y a d’autres intervenants et quels sont les aspects financiers en jeu ainsi que les modalités et flux de paiements. La conformité et la sureté de vos tiers passent par ces étapes incontournables, facilitées par les fournisseurs de solutions dont les éditeurs de logiciels font partie. Ils permettent d’implémenter l’outil d’évaluation servant de première sélection pour l’analyse par l’organisation. Les indicateurs de sureté et de conformité qui définissent la nature du risque (scoring) sont définis en relation avec l’organisation. Le but étant de mettre en place un outil adapté au métier et à la situation commerciale de l’organisme concerné, qui permette le suivi dans la durée, de chaque tiers en relation avec l’entreprise. Découvrez aussi Mata Conseil Source
