Quels bénéfices peut-on attendre de l’arrivée de la facture électronique en 2024 ?
MATA est tiers prestataire habilité SEPAMAIL Diamond et partenaire SIS-ID pour accompagner les entreprises dans la lutte contre la fraude aux paiements. Avec l’arrivée de la facture électronique 2024, les entreprises sont confrontées à de nouvelles problématiques. Une profonde réforme est en cours concernant la manière dont les entreprises s’adressent leurs factures. Cette réforme, initiée depuis plusieurs années déjà, entre en application à partir de 2024. Au lieu de factures papier envoyées par courrier ou des pdf par mail, les entreprises s’enverront des fichiers XML contenant les informations de facturation codifiées, qu’on va déposer sur un portail d’échange (on peut utiliser au choix le portail public ou un portail partenaire). On pourrait comparer cela à l’émission de flux XML vers les banques pour les règlements SEPA ou de l’EDI vers les impôts pour les déclarations fiscales. Cette réforme amène de profonds bouleversements pour les entreprises dans leur manière d’émettre mais aussi de recevoir des factures. A ce stade, on voit surtout les contraintes nouvelles, mais il faut aussi mettre en lumière les bénéfices pour les entreprises qui s’y seront préparées. La problématique des nouveaux formats pour la facturation électronique Il va falloir générer des nouveaux formats de fichiers à l’émission. Emettre une facture reviendra à envoyer au client un fichier codifié contenant les informations de facturation. Pour que la facture arrive chez le bon client, il faudra utiliser l’identifiant de l’entreprise qui sera disponible dans un annuaire centralisé En clair, pour les entreprises qui n’auront pas suffisamment préparé cette évolution, de nombreux risques d’erreurs et de rejets techniques sont à craindre. C’est pourquoi il est important dès maintenant d’identifier les possibilités d’évolution de vos outils de facturation et d’achats. Mais les délais sont courts, et peut-être n’aurez-vous pas le temps de mettre à jour vos outils, ou peut-être avez-vous planifié de changer d’ERP dans 3 ou 4 ans seulement. Ou alors, vous faites partie d’un groupe international pour qui l’urgence de ces évolutions n’est pas forcément perçue, car les équipes informatiques sont localisées dans des pays n’ayant pas encore initié la réforme. D’où l’utilité des services d’opérateurs de dématérialisation (ou OD) pour les recherches d’identifiants, la mise au format, ou les workflow de réception pouvant interagir avec votre ERP. Les bénéfices attendus de la facture électronique Concernant les bénéfices attendus, on va les trouver aux différentes étapes du cycle de vie de la facture. Côté émission : – une baisse importante du cout d’acheminement des factures (une fois qu’on a traité la question des formats vue plus haut). Emettre une facture électronique revient environ 3 fois moins cher qu’une facture papier. – raccourcir les délais de prise en compte des factures et les délais d’encaissement. – améliorer visibilité de la trésorerie, par des échéanciers clients mis à jour automatiquement par les clients qui interagissent sur la plate-forme. Côté réception : les bénéficies proviennent principalement d’une automatisation des process fournisseurs. – vérification des informations des fournisseurs par rapport au référentiel tiers interne. Et ce n’est pas parce qu’elles nous arrivent de manière électronique que nous sommes dispensés de vérifier les informations transmises par le fournisseur. Le contrôle automatique des coordonnées bancaires des fournisseurs grâce à SEPAMAIL et SIS-ID Chez MATA, nous préconisons pour chaque nouvelle coordonnée indiquée dans le flux de facture, de lancer automatiquement une requête de vérification dans le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour confirmer la correspondance de l’IBAN avec le tiers qu’on souhaite payer. Ces nouvelles coordonnées viendront mettre à jour l’ERP et en même temps alimenter le référentiel des tiers sûrs, pour un contrôle ultime du fichier de règlement au moment de l’émission. – comptabilisation : il faudra naturellement profiter de l’arrivée d’informations codifiées dans un fichier pour automatiser la comptabilisation de l’écriture. Mais attention : il faudra une interface suffisamment souple et paramétrable pour traiter au cas par cas les exigences propres à chaque ERP. D’importants gains sont attendus par rapport aux traitements manuels ou même par rapport aux systèmes de lecture optique de facture. – mettre en place un workflow de validation. Le législateur a prévu l’application de statuts de facture (prise en compte, rejetée, acceptée, refusée, partiellement refusée, mise au paiement,…) On imagine difficilement les comptables se connecter manuellement sur ces portails pour mettre à jour ces statuts, pourtant leur bonne utilisation sera la condition de l’application de droits de recours ou de contestation. Là aussi, on attendra des outils d’automatisation choisis, l’affectation automatique des statuts pour fluidifier le process. A partir de 2024 : un système hybride de facturation En conclusion, les entreprises vont trouver à terme d’importants bénéfices à cette facturation électronique, dans la réduction des couts de traitement en émission ou en réception, la réduction des délais de paiement, et l’automatisation des contrôles des tiers et des paiements. En particulier durant la période de double acceptation des factures électronique et papier). Il faut rappeler qu’à compter de 2024, nous serons dans un système hybride : Les grandes entreprises seront tenues de vous envoyer leurs factures de manière électronique, alors que les ETI et PME pourront maintenir les factures papier ou mail. En revanche, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, y seront confrontées en réception dès 2024, mais elles ne seront pas toutes préparées à éviter les erreurs, les doublons, voire les malversations et l’inventivité des fraudeurs. Contactez MATA pour en savoir +
Généralisation de la facturation électronique : le calendrier de la réforme confirmé
Avec le vote de la loi de finances rectificative pour 2022, le calendrier de la généralisation de la facturation électronique, ainsi que ses modalités de mise en œuvre, sont précisés. Une expérimentation devrait pouvoir être déployée dès janvier 2024 sur le portail public de facturation. Fruit d’une large concertation et s’inspirant de plusieurs partenaires européens dont l’Italie, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit que « les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis ». Ils devront également « transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie ». La confidentialité de ces données sera protégée par l’administration. Le calendrier de la réforme Le déploiement de l’obligation de facturation électronique se fera progressivement, en tenant compte de la taille des entreprises, afin de permettre à chacune de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions. La facturation électronique s’appliquera : à compter du 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises, à compter du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire, à compter du 1er janvier 2026, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises. Le déploiement de l’obligation de transmission des données à l’administration suivra le même calendrier. Les modalités de la généralisation de la facturation électronique Pour s’acquitter de leurs obligations, les entreprises pourront librement choisir de recourir : soit à une plateforme de dématérialisation dite « partenaire » de l’administration, soit au portail public de facturation qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro (qui assure déjà depuis 2017 l’échange dématérialisé des factures pour les transactions avec le secteur public). Le portail public de facturation Le portail public mis à disposition des entreprises tiendra compte de leur degré de maturité numérique. Il permettra notamment aux plus petites d’entre elles un passage à la facturation électronique, à coût réduit, en offrant un socle minimum de services. La création de ce portail a connu des avancées importantes à l’été 2022. Une expérimentation devrait pouvoir être déployée dès le 3 janvier 2024, soit avant l’entrée en vigueur du dispositif. L’intérêt de la généralisation de la facturation électronique Levier de simplification et d’accélération de la transition numérique des entreprises, la généralisation de la facturation électronique représente, notamment pour les petites et moyennes entreprises, un gain de plus de 4,5 milliards d’euros par an (cf évaluation préalable PLFR 2022). Cette réforme est porteuse de grandes avancées pour les entreprises : renforcement de leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation, simplification, à terme, de leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations, amélioration de la lutte contre la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi et d’une concurrence loyale, amélioration de la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises. Source : Economie.gouv
MATA et MATA IO au service de la sécurité des flux et de la facturation électronique
MATA et MATA IO : deux sociétés complémentaires au service de la sécurité des flux et de la facturation électronique La société MATA, solide et indépendante, sépare ses activités pour davantage de lisibilité. Créée en 1999, MATA* se concentre désormais sur ses activités d’intégration. Elle conserve son expertise dans la commercialisation, dans la mise en œuvre ainsi que dans la maintenance des solutions de sécurité des flux, de trésorerie, de dématérialisation fiscale et de factures. La nouvelle société MATA IO, créée en décembre 2022, vient reprendre l’activité d’éditeur de MATA. MATA IO propose aujourd’hui la seule solution du marché qui embarque la vérification des IBAN, la communication bancaire EBICS TS et la trésorerie (sous différents formats et modes) afin de faciliter la vie des entreprises. MATA IO développe également un outil de facturation électronique. Cette offre permet de transformer les factures en flux XML et de les adresser vers les plateformes de facturation publique ou partenaires, mais également de les intégrer et les comptabiliser dans son ERP ou sa comptabilité. De quoi anticiper sereinement les exigences de l’administration fiscale dès juillet 2024, sans remettre en cause tout son système d’information. Projets simplifiés La société MATA IO va se concentrer sur son métier d’éditeur de solutions dans le domaine de la sécurité des flux et de la dématérialisation des factures. La société MATA, elle, sera spécialisée dans leur distribution, leur intégration, et sera en mesure d’adapter ces progiciels aux besoins comme à l’environnement des clients. La séparation des deux entités garantit l’optimisation de leurs compétences et vise un développement étendu sur toute la France. Cette combinaison gagnante vous assure la concrétisation et la réussite de vos projets. *MATA est détenue à 100 % par un actionnariat stable et indépendant. La société affiche une excellente santé financière comme en atteste sa cotation crédit Banque de France : EXCELLENTE + Contactez MATA pour en savoir +
Assurer la conformité de la facturation électronique à l’échelle mondiale
Poussée par l’objectif d’éviter l’évasion fiscale, la législation sur la facturation électronique obligatoire est en hausse dans le monde entier. Le passage à la facturation électronique n’est plus une option pour les entreprises, c’est une obligation. La part croissante de gouvernements et d’entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à collaborer ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre grandissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe. Le point sur la situation mondiale En 2017, la France a estimé à 12 milliards d’euros la perte de recettes de TVA. La mise en place de la facturation électronique et la transmission systématique des données de factures à l’administration fiscale vont clairement contribuer à la lutte contre la fraude à la TVA et à la simplification de la collecte auprès des entreprises. L’Amérique latine a été la première à imposer l’utilisation de la facturation électronique à la fin des années 2000, en utilisant le modèle de contrôle fiscal appelé « Clearance » (vérification en temps réel des factures par l’administration fiscale locale). En Europe, la directive européenne sur la facturation électronique et les achats publics a été mise en place pour faire de la facturation électronique la méthode la plus utilisée en Europe en 2020. Pour soutenir cette directive, plusieurs pays ont instauré une réglementation obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique. L’Italie est allée encore plus loin en devenant le premier État membre européen à rendre obligatoire la facturation électronique B2B et B2C pour les entreprises italiennes. D’autres semblent disposés à suivre cette voie. La France lui emboîte désormais le pas en étendant l’obligation de facturation électronique au secteur B2B. En effet, voté le 28 décembre dernier, l’article 153 de la loi de finances 2020 prévoit la mise en oeuvre de la facture électronique dans les relations inter-entreprises et la remise d’un rapport sur les conditions de cette mise en oeuvre. Tout comme pour le B2G, l’article prévoit d’instaurer cette obligation de manière entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Le calendrier et ses modalités sera fixé par décret en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées. A date, le modèle de contrôle fiscal n’a pas été arrêté mais il est fort probable que ce soit le modèle de type Clearance. La part croissante de gouvernements et d’entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à collaborer ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre grandissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe. De plus, le délai entre la publication de la loi et l’échéance à laquelle les entreprises doivent se conformer est très court, tandis que le nombre de réglementations continue d’augmenter. Des efforts ont été faits pour standardiser les achats publics et simplifier les échanges de documents entre les entreprises et les administrations publiques, notamment avec PEPPOL. Toutefois, la conformité reste encore très complexe dans la réalité. La facturation électronique en plein essor De plus en plus d’entreprises remplacent leur processus de facturation papier par des solutions de diffusion et d’archivage de factures électroniques moins coûteuses et plus efficaces. Elles découvrent ainsi de nouvelles façons d’accroître leur avantage concurrentiel et leur productivité (par exemple, réduction des erreurs liées aux factures, gains de temps et d’argent, paiement plus rapide, etc.). Bien que la facturation électronique soit en pleine ascension, l’une des raisons pour lesquelles elle n’a pas encore été largement adoptée est la confusion autour de la conformité fiscale. Source: DAF MAG
