Le rapprochement bancaire en 2021
Le rapprochement bancaire est un contrôle réalisé par le comptable, qui consiste à vérifier la concordance du compte banque en comptabilité et de l’extrait de compte bancaire. La technique de l’état de rapprochement permet de justifier les différences de soldes. Quels sont les enjeux du rapprochement bancaire ? Le principal intérêt du rapprochement bancaire : vérifier que tous les encaissements saisis en comptabilité ont été crédités sur votre compte, et que tous les décaissements saisis ont bien été débités. La confrontation du compte comptable et de l’extrait de compte permet de détecter des anomalies potentielles : Des oublis ou des erreurs d’enregistrement, Des frais bancaires, Le décalage de certaines opérations, Ou bien même des tentatives de fraude. Le rapprochement bancaire consiste donc à pointer les opérations enregistrées dans la société et à la banque afin de faire apparaître des écritures isolées, c’est-à-dire enregistrées uniquement à la banque ou dans les comptes de l’entreprise. Quand on sait que les factures peuvent faire l’objet d’un règlement immédiat ou différé, que les opérations comptables peuvent apparaître sur l’extrait de compte de la période suivante, le rapprochement bancaire prend toute son importance. Comment réaliser un rapprochement bancaire en 2021 : On commence par vérifier les soldes de départ afin de les équilibrer (solde du compte Banque de la comptabilité de l’entreprise et solde du relevé bancaire) ; Il faut ensuite pointer toutes les opérations enregistrées en comptabilité et à la banque. Un point d’attention : les colonnes débit et crédit du compte Banque sont inversées par rapport aux colonnes du relevé de compte bancaire. Enfin, on termine par la réalisation de l’état de rapprochement bancaire. Celui-ci relève l’ensemble des opérations non rapprochées. Comment automatiser son rapprochement bancaire en 2021 : On peut réaliser son rapprochement bancaire à la main ou avec Excel, mais cette tâche peut vite devenir fastidieuse et chronophage, surtout si vous avez beaucoup d’opérations. Pour automatiser votre rapprochement bancaire, il faut connecter vos comptes bancaires à votre logiciel de comptabilité ou ERP. Le plus simple consiste à choisir un progiciel intégré qui embarque la communication bancaire et le rapprochement comme Secure e-Link. Une fois vos comptes et vos banques connectés, le rapprochement du relevé de compte avec votre compte comptable se fait automatiquement. En conclusion : Votre rapprochement bancaire peut se faire au fil de l’eau, tous les jours, ou bien toutes les semaines ou mois, en fonction de votre organisation. Mais, il faut bien se souvenir que même si le processus est automatisé, plus sa fréquence est importante, et plus vite vous détecterez les dysfonctionnements comptables. Car, la finalité du rapprochement bancaire reste bel et bien de s’assurer que la comptabilité de l’entreprise reflète fidèlement sa situation bancaire en temps réel. Découvrez aussi Mata IO
Trésorerie des entreprises : les financements par affacturage sont accélérés
Grâce à un dispositif d’affacturage renforcé, les entreprises vont pouvoir obtenir le paiement de leurs factures clients plus rapidement. L’affacturage (ou factoring) consiste pour une entreprise à transférer la gestion de ses créances clients (autrement dit à transmettre ses factures) à une société spécialisée, appelé factor (ou affactureur) – qui est souvent un établissement de crédit –, qui se charge de procéder à leur recouvrement (au risque de devoir supporter l’éventuelle insolvabilité de ces clients) et qui garantit leur paiement à l’entreprise. Intérêt de l’opération : l’entreprise est payée de manière anticipée pour les factures qu’elle a cédées à la société d’affacturage. Pour soutenir la trésorerie des entreprises, mise à mal pour beaucoup d’entre elles et même parfois exsangue pour certaines en raison de la crise économique liée au Covid-19, les pouvoirs publics viennent de mettre en place un dispositif d’affacturage accéléré. Un nouveau dispositif qui, grâce à la garantie de l’État apportée à ces financements aux sociétés d’affacturage, permettra aux entreprises d’être réglées de leurs factures dès la prise de commande confirmée par les clients, donc sans attendre la livraison et l’émission des factures correspondantes. Selon les pouvoirs publics, les entreprises pourraient ainsi gagner en moyenne 45 jours de trésorerie par rapport à l’affacturage classique. Précision : pour bénéficier de la garantie de l’État, les affactureurs devront respecter un cahier des charges défini par arrêté du ministre de l’Économie. En pratique, ce nouveau dispositif a vocation à s’appliquer aux financements de commandes prises entre le 1er août et le 31 décembre 2020. Art. 41, loi n° 2020-935 du 30 juillet 2020, JO du 31 Source : Les Echos
Des synergies entre la lutte contre la fraude, la compliance et la piste d’audit fiable ?
Aujourd’hui, la majorité des entreprises sont sensibilisées au risque de fraude. Ce risque augmente de manière notoire lors de la création ou de la mise à jour d’un tiers. Vigilantes, les sociétés procèdent à de nombreuses vérifications avant modification dans leurs bases. Mais ces processus de contrôle, indispensables pourtant, sont trop souvent manuels et chronophages. Dans le même temps, les normes comptables et les procédures de contrôle évoluent. Les entreprises ont donc l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable, qui concerne toutes les factures, envoyées ou reçues, dématérialisées et papier. Une priorité, prévenir la fraude L’objectif de l’administration est de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin de l’opération. Une vérification destinée à prévenir tout risque de fraude et à s’assurer que l’opération a été réalisée dans le respect des lois et règlements. Tous les formats informatiques sont admis au plan fiscal. La condition est de mettre en place des contrôles documentés et permanents qui constituent la « piste d’audit ». Il peut s’agir de contrôles intégrés sous forme de traitements informatiques, de contrôles papier ou manuels ou d’une combinaison des deux. Pour une facture fournisseur, par exemple : Vérification du numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur, Contrôle de l’identité du fournisseur, Analyse des mentions obligatoires sur facture, de la présence d’un numéro de bon de commande. Dans le cadre la lutte contre la fraude, ce sont les mêmes informations que nous allons chercher à tester et à valider. Notamment concernant la fraude aux paiements. Une synergie factuelle sur le contrôle du tiers Même si les finalités sont différentes, il va nous falloir procéder à la vérification du tiers et se poser les questions de bon sens : Mon tiers existe-t-il, et existe-t-il toujours ? Le numéro de TVA qui figure sur la facture que je viens de réceptionner est-il valide ? Est-ce que cette facture a fait l’objet d’un bon de commande ? A-t-elle été validée par un hiérarchique accrédité qui a donné son bon à payer ? Des contrôles automatisés, efficients et sûrs Nous avons travaillé sur une solution qui permet de chercher les réponses à ces questions de façon complètement automatique et transparente. Mon tiers existe-t-il ? Nous allons collecter les informations légales le concernant dans des bases de données dédiées et à jour : INSEE, OPENCORPORATES et VIES pour vérifier son numéro de TVA intracommunautaire. Suis-je autorisé à travailler avec ce tiers ? Interrogation automatique des listes de sanctions internationales (OFAC, EU) pour vérifier la conformité du tiers. Cette facture est-elle due ? Historisation des contrôles effectués et conservation des pièces justificatives numérisées. Nous avons également pensé à produire tous les éléments de preuve et de suivi nécessaires : La conservation dématérialisée des preuves est un point clé, et un point de convergence avec les contrôles exigés par le vérificateur : ceux-ci doivent durer dans le temps. Un contrôle ponctuel non justifié n’a pas beaucoup de sens. Et ceci, que ce soit pour lutter contre la fraude ou faire la preuve de sa bonne foi vis-à-vis de l’Administration. A ces vérifications de conformité du tiers, un contrôle essentiel se rajoute logiquement en matière de lutte contre la fraude aux paiements : la vérification des informations de paiement. Nous vérifions de manière automatique les comptes bancaires du tiers. Ceci grâce au dispositif SEPAmail DIAMOND qui permet d’interroger une banque sur la validité d’un IBAN. Il est bien évident que ces différents contrôles, pour être efficaces, doivent s’effectuer à la création d’un tiers. Il doivent d’ailleurs s’exercer pendant toute la durée de vie du tiers, dans le cadre d’un contrôle continu de la base. Une procédure incontournable et compliant Mata I/O Bank Suite est une suite logicielle qui permet d’automatiser les vérifications nécessaires. Elle permet surtout de les rendre parfaitement obligatoires pour vous imposer de rester dans vos procédures. Il faut bien avoir à l’esprit que les fraudes réussies ont lieu à des périodes où vous êtes plus vulnérables. Cela se produit souvent au moment des congés, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou d’un changement d’outils informatiques. MATA I/O Bank Suite assure une sécurisation globale de la chaîne de règlements par la digitalisation de vos procédures de contrôle, de manière à les rendre incontournables. Elle devient de ce fait un instrument de lutte contre la fraude, de vérification de conformité et de justification des contrôles effectués. Consultez-nous pour plus de détail
Le cash pooling ou l’art de centraliser ses flux financiers
Rationaliser ses placements bancaires, optimiser ses frais, sécuriser son cash, … le cash pooling est une technique bancaire qui permet de centraliser la gestion des flux financiers des filiales d’un même groupe. Explications à l’occasion des journées AFTE. Optimiser la gestion de sa trésorerie et sécuriser ses placements. Telles sont les promesses du cash pooling (pour « mise en commun du cash »), technique bancaire qui consiste en une gestion centralisée des comptes des filiales d’un même groupe sans violation du monopole bancaire. Centraliser ses flux financiers Il existe plusieurs techniques de cash pooling : le cash pooling par transfert physique de fonds (dit automatique : bancaire ou via un logiciel de Treasury Management Systems (TMS)) et le cash pooling notionnel dit aussi fusion d’échelles d’intérêts qui permet à chaque entité de fonctionner avec ses propres lignes de crédit, sans mouvement de fonds issus d’un compte centralisateur. C’est le choix fait par le groupe Somfy, industriel français spécialisé dans la motorisation, l’automatisation des ouvertures de l’habitat et du bâtiment et des systèmes d’alarme, avec la mise en place d’un cash pooling en 2014.« Nous avons opté pour un cash pooling auprès de 2 banques sur 20 pays multi-devises (16 devises) afin de sécuriser le cash dispersé et de le centraliser en France », explique Jean-Baptiste Cadot, trésorier du groupe. Il s’agit d’un cash pooling par transfert physique de fonds avec une remontée quotidienne et automatique de ZBA (pour Zero Balancing Account)* excepté pour des pays comme la Chine, la Corée ou la zone Middle East. De même, le français Lisi, spécialisée dans la fabrication de fixation et de composants d’assemblage pour les industries automobile et aérospatiale, a opté pour un cash pooling de même nature dès 2008 dans l’idée de pouvoir « centraliser les placements et les financements ainsi les couvertures bancaires du groupe », souligne Vincent Millet, trésorier du groupe. Harmoniser les process avec les filiales « Avant les objectifs d’un cash pooling étaient de centraliser pour sécuriser et optimiser les placements. Mais aujourd’hui, les entreprises font du cash pooling pour limiter les financements bancaires notamment en local mais aussi, dans un souci d’organisation du groupe et d’harmonisation des process de l’ensemble des filiales », estime Solenn Le Lay, director – treasury advisor, Redbridge DTA, cabinet de conseil. Opter pour la centralisation de sa trésorerie c’est aussi rationaliser ses process et le choix de ses partenaires bancaires. S’il n’est pas rare que les entreprises aient leurs comptes répartis dans 30 à 40 banques, « il faut retenir 1 ou 2 banques pour le cash pooling et identifier l’intérêt de garder des banques en local comme en Italie et en Espagne où il est obligatoire d’avoir une banque sur place pour le paiement des taxes« , souligne Solenn Le Lay de Redbridge DTA. Garder des banques en local Mettre en place un projet de cash pooling nécessite d’avoir un chef de projet en interne, « un sponsor hiérarchique fort » pour le trésorier de Lisi ou encore d’embarquer les équipes IT. « Car il y a un travail fastidieux de documentation auprès des banques ». De son côté, le trésorier de Somfy attire l’attention sur la communication et l’accompagnement au changement de ce type de projet « qui a un impact sur la décentralisation avec des filiales qui avant étaient très autonomes ». Enfin, avant de se lancer dans un projet de cash pooling tête baissée, Solenn Le Lay conseille de « regarder les solutions de comptes virtuels ou des logiciels de Treasury Management Systems (TMS). Car bien souvent, les entreprises optent pour des solutions mixtes (TMS/cash pooling/comptes virtuels) ». *Le cash pooling ZBA, pour Zero Balancing Account, consiste en une remise à zéro quotidienne des soldes. Source: Daf-Mag
Faciliter la réconciliation des intercos
Agir au service des entités et des arrêtés de compte La réconciliation des intercos est un processus complexe et chronophage. Sage FRP 1000, avec notre option INSIDE REPORTING, permet de l’automatiser et d’identifier ses contrôles directement dans Excel. Un gain de productivité et une traçabilité assurée. L’interco, c’est quoi ? Le traitement interco, ou des flux intra-groupe, est une opération comptable effectuée dans les groupes de sociétés. Elle consiste à neutraliser toutes les opérations effectuées entre des sociétés appartenant à un même groupe. Les mouvements d’achats et de ventes entre les sociétés d’un même groupe doivent être identifiés, rapprochés, traités et neutralisés, pour réaliser les bilans ou les situations intermédiaires et, ainsi arrêter le chiffre du groupe. Le défi est entre autres, de calculer un Chiffre d’Affaires Net en Hors Taxes, une problématique levée par KEMATA grâce au produit de reporting. Comment gagner en efficacité LORSQUE L’ON réconcilie ses intercos Pour pouvoir réconcilier les intercos, les équipes MATA utilisent le produit INSIDE REPORTING connecté à SAGE FRP 1000. L’outil permet de pousser dans Excel des données qui sont dans la base de données comptable, selon des filtres précis. KEMATA crée à façon, un document de reporting qui consolide de manière exhaustive, dans des tableaux de contrôle, tous les achats / ventes intragroupe en TTC et en Hors Taxes. Ceci permet de les neutraliser et par la même occasion, d’identifier les éventuelles pièces erronées, incomplètes ou manquantes. Grâce à ces documents, la Direction Financière peut s’assurer que tous les achats intra-groupes correspondent bien à des ventes intra-groupes. Le service comptable évite ainsi les opérations manuelles et renforce les contrôles sur chaque société du groupe. Plus le groupe se développe, plus les intercos sont impossibles à réaliser à la main, surtout si les outils comptables sont encore dissociés. Anticiper pour gagner en efficacité MATA se distingue de la concurrence par sa capacité à anticiper ces sujets, même s’il n’est jamais simple de la faire, mais cela permet d’anticiper les futurs besoins de la direction financière. La réussite d’un projet de finance dépend en 1er lieu du choix du produit et de celui de l’intégrateur. Lorsque l’on aborde des sujets aussi ardus que les intercos dès le départ, une relation de confiance s’établit, ce qui permet de définir les priorités et d’inclure au projet et au cahier des charges, le temps de mise en œuvre. La gamme SAGE 1000 est la meilleure base pour ce type de projets, elle permet d’avoir toutes vos sociétés dans un système commun. Cela permet de générer un seul et unique tableau avec les états de contrôle ! Gain de productivité indéniable et traçabilité assurée grâce aux documents générés qui font preuve de la réconciliation et de son état à date. Pensez-y pour l’avenir… Consultez-nous pour plus de détail
« Le nombre des cyberattaques contre les entreprises est en augmentation constante »
Un groupe de sociétés, quelle que soit sa taille, dispose fréquemment d’outils comptables disparates et de bases de données spécifiques à chaque structure. La gestion comptable des tiers est alors complexe et peu sécurisée, deux points qui méritent d’être améliorés par la mise en place d’une base de données tiers unique.
Vous gérez un groupe de plusieurs sociétés ? Optez pour un référentiel de base tiers unique et gagnez en efficacité.
Un groupe de sociétés, quelle que soit sa taille, dispose fréquemment d’outils comptables disparates et de bases de données spécifiques à chaque structure. La gestion comptable des tiers est alors complexe et peu sécurisée, deux points qui méritent d’être améliorés par la mise en place d’une base de données tiers unique.
Les clés pour protéger l’ERP et les bases de données de la fraude
La cybersécurité est devenue un défi pour toutes les plateformes, mais elle passe en premier par l’association de vos collaborateurs et de vos outils, les premiers doivent être sensibilisés et intégrés au processus de protection : comment protéger l’ERP de la fraude ? Les clés de prévention du risque, un bon Système d’Information ? Quasiment toutes les entreprises du tissu économique sont victimes d’attaques, 20% d’entre elles se soldent par des fraudes effectives, identifiées et chiffrables. L’entreprise perd alors de l’argent, des données et, souvent les deux en même temps. Le Système d’Information percé, ce que votre entreprise perd d’inestimable finalement, c’est le fruit de son travail et les informations qui la démarquent de ses concurrents. Pourtant ce sont bien vos SI qui devraient être garants de cette richesse… mais ils ne sont pas les seuls responsables. Les clés résident en 3 grands axes de réflexion pour prévenir les risques de fraudes et de cyberattaques : 1- La mise en place des dispositifs habituels de mise à jour applicatives, les firewalls et les antivirus 2- La mise en place de sauvegardes applicatives. Un complément insuffisant car c’est la multiplicité des solutions qui assure une efficacité maximum. 3- La combinaison de solutions techniques, humaines et, la mise en place de processus efficaces, en rapport avec votre métier. Ce sont ces 3 clés mises en place de manière conjointes et synchronisées qui feront le succès de votre stratégie de protection. Effectivement, quel que soit le ou les systèmes de gestion d’entreprise pour lesquels vous avez opté, ERP, logiciel spécifique ou solution de gestion modulaire, le SI est le socle qui conditionne les scénarios possibles et envisageables. Il doit prendre en compte les problématiques de gestion, les fonctionnalités métier et la sécurité afin d’en améliorer les performances, ainsi il permet de donner la souplesse attendue aux utilisateurs, tout en prévenant théoriquement les risques. Mais seul il ne peut pas tout faire. Les équipes de Mata construisent un espace sécurisé entre vos solutions de gestion et vos banques. Elles déploient une solution modulable qui sécurise et automatise le traitement de vos flux. Base de données unique, exclusive et cryptée, signature électronique…, leur mise en place renforce votre sécurité et autorise l’organisation d’un workflow identifié, automatisé à 100% avec des règles strictes. Cela couvre les failles éventuelles de votre solution de gestion et permet d’unifier le traitement des flux notamment vers l’étranger. L’humain viendrait ensuite en appui à ces solutions techniques ? Un second workflow ? Selon le niveau de maturité de votre entreprise et la stabilité du workflow principal déjà en place ou en cours de mise en place, il faut envisager de compléter votre stratégie. La dématérialisation des flux et leur traitement automatisé, crypté, contrôlé, permet d’accélérer leur traitement et de limiter les erreurs. Quant aux fraudes elles peuvent être prises en charge dans les processus de contrôle inclus dans les applicatifs. Mais ces processus de contrôle sont souvent partiels et il peut s’avérer nécessaire de combiner plusieurs solutions de prévention des risques. Elles vont varier selon le volume des flux à traiter et les processus métiers, mais sont à envisager dans tous les modèles opérationnels d’entreprises. L’avantage d’un second workflow de validation, c’est qu’il vient se positionner derrière toutes les applications qui génèrent des règlements, et non pas que dans l’ERP. Il permet également de prévoir des valideurs autres que ceux autorisés dans l’ERP, car il est bien connu que plusieurs cerveaux valent mieux qu’un. Et puis, il faut se souvenir que l’ERP le mieux sécurisé du monde finit par produire un fichier de paiement en clair qui sera déposé sur un répertoire du réseau de l’entreprise, et ceci constitue une grosse faille de sécurité ! Parce que la lutte contre la fraude ne se cantonne pas à une application, elle doit être multi-applications et multi-métiers ! Pour optimiser vos workflows de prévention des risques, notre spécialiste est disponible ici
SEPA mail Aigue-Marine : Le service de mobilité bancaire
Principe général Entrée en application le 6 février 2017, grâce à la loi Macron 2, le service de mobilité bancaire accompagne le particulier lors d’un changement de domiciliation bancaire de ses comptes courants. La banque d’arrivée (la nouvelle banque) est tenue de fournir gratuitement au particulier un service dans lequel elle se charge, à sa place, de prévenir les émetteurs d’opérations récurrentes, virements ou prélèvements, du changement de compte bancaire. A cette fin, le particulier signe son accord auprès de sa nouvelle banque sous la forme d’un mandat de mobilité bancaire. Détail du fonctionnement du service Une fois le mandat de mobilité signé, la nouvelle banque va contacter l’ancienne banque, au travers d’une messagerie interbancaire dédiée baptisée SEPAmail. Par ce canal, elle va obtenir la liste des prélèvements valides, ainsi que des virements récurrents, survenus sur les comptes courants durant les 13 derniers mois. La banque de départ (l’ancienne banque) a 5 jours ouvrés pour fournir ces informations à la banque d’arrivée. Une fois les informations reçues, la banque d’arrivée va informer les établissements bancaires à l’origine de ces opérations, du changement de compte bancaire, dans un délai de 2 jours ouvrés. Ces banques vont-elles-même prévenir les organismes, ou entreprises, détenteurs des comptes émetteurs de ces opérations dans un délai de 5 jours ouvrés. Les organismes ou entreprises concernées auront alors 10 jours pour mettre à jour leurs systèmes et prévenir le particulier de la bonne prise en compte de ses nouvelles coordonnées bancaires. Concernant les entreprises émettrices d’opérations Presque toutes les entreprises sont concernées par la mobilité bancaire, ne serait-ce que dans le cadre des virements de salaire. Afin d’automatiser la prise en charge des changements de coordonnées bancaires des particuliers avec lesquels elle travaille, l’entreprise peut s’abonner aux relevés de mobilité bancaire directement par son canal de communication habituel : EBICS, par exemple. La mise en œuvre d’une solution logicielle dédiée, comme Mata I/O Bank Suite, va permettre d’interpréter les relevés et d’exporter les informations dans les autres systèmes de l’entreprise.
L’initialisation des certificats EBICS
Le protocole EBICS pour « Electronic Banking Internet Communication Standard » est un canal d’échange d’informations entre les banques et les entreprises, permettant par exemple de véhiculer les fichiers de règlement ou de réceptionner les relevés de compte. Sur EBICS, les données sont échangées dans des messages XML, véhiculés par une connexion TCP/IP sur Https. Afin d’assurer la sécurité des données échangées, le protocole EBICS utilise des certificats pour l’authentification des parties et la cryptographie des messages et la signature électronique. Les certificats utilisés sont : un certificat de signature électronique (A005) (Porté par le Token de signature dans le cas d’un signataire) un certificat d’authentification (X002) un certificat de cryptage (E002) Le certificat de signature porté par un Token a une validité de 3 ans, les autres certificats ont une durée de validité de 5 ans. Au terme de cette durée, il faudra procéder à un renouvellement des certificats. La mise en place du canal EBICS avec une banque suppose l’initialisation de ces certificats. La phase d’initialisation consiste à échanger ses certificats avec la banque. L’envoi de ses certificats à sa banque par EBICS au travers de requêtes dédiées : Le certificat de signature est envoyé par une requête INI, les certificats d’authentification et de chiffrement par une requête HIA L’envoi à la banque des lettres d’initialisation des certificats, dument signées. Ces lettres, contenant une empreinte des certificats, vont confirmer à la banque les certificats reçus en phase n°1. La réception des certificats de la banque par EBICS au travers d’une requête HPB. Pour le renouvellement des certificats arrivés à échéance, il existe des requêtes dédiées : PUB, HCA et HCS, qui permettent de faciliter le processus.
