Facturation électronique : de nouvelles précisions de l’administration
Dans une « foire aux questions » publiée le 31 janvier 2023, l’administration apporte des précisions notamment sur l’appréciation de la taille des entreprises, la gestion des notes de frais et sur l’entrée en vigueur des nouvelles mentions obligatoires sur les factures. Rappelons que la mise en œuvre de la facturation électronique et la transmission des données de transaction et de paiement à l’administration se fait progressivement, selon la taille des entreprises : l’émission obligatoire de factures sous format électronique et l’obligation de transmission des informations et des données de paiement sera obligatoire à compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, du 1er janvier 2025 pour les établissements de taille intermédiaire et du 1er janvier 2026 pour les PME ; l’obligation de réception des factures sous format électronique sera obligatoire, quant à elle, au 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre selon un format électronique. Critère d’appréciation de la taille de l’entreprise L’administration confirme («Foire aux questions» sur la facturation électronique, mise à jour du 31 janvier 2023) que la taille de l’entreprise s’apprécie au 30 juin 2023, sur la base du dernier exercice clos avant cette date ou, en l’absence d’un tel exercice, sur celle du premier exercice clos à compter de cette date. Cette taille est appréciée selon les critères définis par la loi de modernisation de l’économie n° 2008-776 du 4 août 2008 et son décret d’application n° 2008-1354 du 18 décembre 2008. Ainsi : une micro-entreprise est une entreprise dont l’effectif est inférieur à 10 personnes et dont le chiffre d’affaires (CA) ou le total du bilan annuel n’excède pas 2 M€ ; une PME est une entreprise dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le CA annuel n’excède pas 50 M€ ou dont le total de bilan n’excède pas 43 M€ ; une ETI, entreprise de taille intermédiaire, est une entreprise qui n’appartient pas à la catégorie des PME, dont l’effectif est inférieur à 5 000 personnes et dont le CA annuel n’excède pas 1 500 M€ ou dont le total de bilan n’excède pas 2 000 M€ ; une grande entreprise est soit une entreprise qui occupe plus de 5 000 personnes, quel que soit son CA annuel ou son total de bilan, soit une entreprise occupant moins de 5 000 personnes et dont le CA annuel et le total de bilan dépassent les seuils respectifs de 1 500 M€ et 2 000 M€. L’administration précise qu’une entreprise passe dans la catégorie supérieure dès lors que le critère de l’effectif est dépassé ou si le CA annuel et le total du bilan sont supérieurs au seuil. Exemple Une entreprise dont l’effectif salarié est de 4 900 personnes appartient à la catégorie des ETI si son CA annuel est de 1400 M€ et le total de bilan est de 2 100 M€. En revanche, une entreprise dont l’effectif salarié est de 4 900 personnes devient une grande entreprise si son CA annuel passe à 1 600 M€ et le total de bilan est de 2 100 €. La notion d’entreprise retenue est celle de l’unité légale, identifiée par son numéro Siren. Gestion des notes de frais dans le nouveau dispositif Si la note est établie directement au nom de l’entreprise (sauf aménagements prévus en matière de notes de restaurant et tickets de péage), elle doit faire l’objet d’une facture et comporter l’ensemble des mentions obligatoires. S’agissant d’une opération entre assujettis, le nom du salarié collaborateur peut être indiqué en note de facture. Le paiement peut cependant être effectué par le salarié qui pourra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement directement par son entreprise. Le collaborateur est alors considéré comme un tiers payeur. Si la note est établie au nom du salarié ou collaborateur et est payée directement par lui, l’opération est considérée comme une opération avec un non assujetti et entre dans le champ de la transmission des données de transaction et, le cas échéant, des données de paiement du fournisseur (e-reporting). Elle ne fait pas l’objet d’une facture électronique. Les remboursements effectués par l’entreprise sur présentation des notes de frais n’entrent pas dans le champ de l’obligation de transmission des données de transaction et de paiement prévue aux articles 290 et 290 A du CGI. Lorsque l’administration procédera au pré-remplissage de la déclaration de TVA, il conviendra de corriger a posteriori la TVA déductible. Date d’entrée en vigueur des nouvelles mentions obligatoires sur les factures Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 a modifié l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI pour imposer de nouvelles mentions obligatoires. Ces mentions sont les suivantes : le numéro SIREN du client ; la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de service ou double) ; le cas échéant, l’option de paiement de la TVA sur les débits ; l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse de facturation. Ces mentions sont obligatoires pour les factures émises à compter du 1er juillet 2024, selon le calendrier progressif de mise en œuvre de la facturation électronique (voir ci-dessus) : pour les livraisons de biens ou les prestations de services en France entre assujettis ainsi que leurs acomptes (CGI art. 289 bis) ; pour les opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers ou avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…) (CGI art. 290) qui donneraient lieu à facture ; pour les opérations réalisées dans le cadre de l’exécution d’un contrat de la commande publique. Pour les autres opérations donnant lieu à facture, il est admis que la présence de ces nouvelles mentions sur la facture, quelle qu’elle soit (facture papier, électronique), ne sera effectivement attendue que pour les factures émises à compter du 1er juillet 2024. Source : Netpme
Quels bénéfices peut-on attendre de l’arrivée de la facture électronique en 2024 ?
MATA est tiers prestataire habilité SEPAMAIL Diamond et partenaire SIS-ID pour accompagner les entreprises dans la lutte contre la fraude aux paiements. Avec l’arrivée de la facture électronique 2024, les entreprises sont confrontées à de nouvelles problématiques. Une profonde réforme est en cours concernant la manière dont les entreprises s’adressent leurs factures. Cette réforme, initiée depuis plusieurs années déjà, entre en application à partir de 2024. Au lieu de factures papier envoyées par courrier ou des pdf par mail, les entreprises s’enverront des fichiers XML contenant les informations de facturation codifiées, qu’on va déposer sur un portail d’échange (on peut utiliser au choix le portail public ou un portail partenaire). On pourrait comparer cela à l’émission de flux XML vers les banques pour les règlements SEPA ou de l’EDI vers les impôts pour les déclarations fiscales. Cette réforme amène de profonds bouleversements pour les entreprises dans leur manière d’émettre mais aussi de recevoir des factures. A ce stade, on voit surtout les contraintes nouvelles, mais il faut aussi mettre en lumière les bénéfices pour les entreprises qui s’y seront préparées. La problématique des nouveaux formats pour la facturation électronique Il va falloir générer des nouveaux formats de fichiers à l’émission. Emettre une facture reviendra à envoyer au client un fichier codifié contenant les informations de facturation. Pour que la facture arrive chez le bon client, il faudra utiliser l’identifiant de l’entreprise qui sera disponible dans un annuaire centralisé En clair, pour les entreprises qui n’auront pas suffisamment préparé cette évolution, de nombreux risques d’erreurs et de rejets techniques sont à craindre. C’est pourquoi il est important dès maintenant d’identifier les possibilités d’évolution de vos outils de facturation et d’achats. Mais les délais sont courts, et peut-être n’aurez-vous pas le temps de mettre à jour vos outils, ou peut-être avez-vous planifié de changer d’ERP dans 3 ou 4 ans seulement. Ou alors, vous faites partie d’un groupe international pour qui l’urgence de ces évolutions n’est pas forcément perçue, car les équipes informatiques sont localisées dans des pays n’ayant pas encore initié la réforme. D’où l’utilité des services d’opérateurs de dématérialisation (ou OD) pour les recherches d’identifiants, la mise au format, ou les workflow de réception pouvant interagir avec votre ERP. Les bénéfices attendus de la facture électronique Concernant les bénéfices attendus, on va les trouver aux différentes étapes du cycle de vie de la facture. Côté émission : – une baisse importante du cout d’acheminement des factures (une fois qu’on a traité la question des formats vue plus haut). Emettre une facture électronique revient environ 3 fois moins cher qu’une facture papier. – raccourcir les délais de prise en compte des factures et les délais d’encaissement. – améliorer visibilité de la trésorerie, par des échéanciers clients mis à jour automatiquement par les clients qui interagissent sur la plate-forme. Côté réception : les bénéficies proviennent principalement d’une automatisation des process fournisseurs. – vérification des informations des fournisseurs par rapport au référentiel tiers interne. Et ce n’est pas parce qu’elles nous arrivent de manière électronique que nous sommes dispensés de vérifier les informations transmises par le fournisseur. Le contrôle automatique des coordonnées bancaires des fournisseurs grâce à SEPAMAIL et SIS-ID Chez MATA, nous préconisons pour chaque nouvelle coordonnée indiquée dans le flux de facture, de lancer automatiquement une requête de vérification dans le réseau SEPAMAIL ou SIS ID pour confirmer la correspondance de l’IBAN avec le tiers qu’on souhaite payer. Ces nouvelles coordonnées viendront mettre à jour l’ERP et en même temps alimenter le référentiel des tiers sûrs, pour un contrôle ultime du fichier de règlement au moment de l’émission. – comptabilisation : il faudra naturellement profiter de l’arrivée d’informations codifiées dans un fichier pour automatiser la comptabilisation de l’écriture. Mais attention : il faudra une interface suffisamment souple et paramétrable pour traiter au cas par cas les exigences propres à chaque ERP. D’importants gains sont attendus par rapport aux traitements manuels ou même par rapport aux systèmes de lecture optique de facture. – mettre en place un workflow de validation. Le législateur a prévu l’application de statuts de facture (prise en compte, rejetée, acceptée, refusée, partiellement refusée, mise au paiement,…) On imagine difficilement les comptables se connecter manuellement sur ces portails pour mettre à jour ces statuts, pourtant leur bonne utilisation sera la condition de l’application de droits de recours ou de contestation. Là aussi, on attendra des outils d’automatisation choisis, l’affectation automatique des statuts pour fluidifier le process. A partir de 2024 : un système hybride de facturation En conclusion, les entreprises vont trouver à terme d’importants bénéfices à cette facturation électronique, dans la réduction des couts de traitement en émission ou en réception, la réduction des délais de paiement, et l’automatisation des contrôles des tiers et des paiements. En particulier durant la période de double acceptation des factures électronique et papier). Il faut rappeler qu’à compter de 2024, nous serons dans un système hybride : Les grandes entreprises seront tenues de vous envoyer leurs factures de manière électronique, alors que les ETI et PME pourront maintenir les factures papier ou mail. En revanche, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, y seront confrontées en réception dès 2024, mais elles ne seront pas toutes préparées à éviter les erreurs, les doublons, voire les malversations et l’inventivité des fraudeurs. Contactez MATA pour en savoir +
Généralisation de la facturation électronique : le calendrier de la réforme confirmé
Avec le vote de la loi de finances rectificative pour 2022, le calendrier de la généralisation de la facturation électronique, ainsi que ses modalités de mise en œuvre, sont précisés. Une expérimentation devrait pouvoir être déployée dès janvier 2024 sur le portail public de facturation. Fruit d’une large concertation et s’inspirant de plusieurs partenaires européens dont l’Italie, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit que « les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis ». Ils devront également « transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie ». La confidentialité de ces données sera protégée par l’administration. Le calendrier de la réforme Le déploiement de l’obligation de facturation électronique se fera progressivement, en tenant compte de la taille des entreprises, afin de permettre à chacune de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions. La facturation électronique s’appliquera : à compter du 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises, à compter du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire, à compter du 1er janvier 2026, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises. Le déploiement de l’obligation de transmission des données à l’administration suivra le même calendrier. Les modalités de la généralisation de la facturation électronique Pour s’acquitter de leurs obligations, les entreprises pourront librement choisir de recourir : soit à une plateforme de dématérialisation dite « partenaire » de l’administration, soit au portail public de facturation qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro (qui assure déjà depuis 2017 l’échange dématérialisé des factures pour les transactions avec le secteur public). Le portail public de facturation Le portail public mis à disposition des entreprises tiendra compte de leur degré de maturité numérique. Il permettra notamment aux plus petites d’entre elles un passage à la facturation électronique, à coût réduit, en offrant un socle minimum de services. La création de ce portail a connu des avancées importantes à l’été 2022. Une expérimentation devrait pouvoir être déployée dès le 3 janvier 2024, soit avant l’entrée en vigueur du dispositif. L’intérêt de la généralisation de la facturation électronique Levier de simplification et d’accélération de la transition numérique des entreprises, la généralisation de la facturation électronique représente, notamment pour les petites et moyennes entreprises, un gain de plus de 4,5 milliards d’euros par an (cf évaluation préalable PLFR 2022). Cette réforme est porteuse de grandes avancées pour les entreprises : renforcement de leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation, simplification, à terme, de leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations, amélioration de la lutte contre la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi et d’une concurrence loyale, amélioration de la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises. Source : Economie.gouv
Sécuriser ses paiements avec SEPAmail Diamond
Sécuriser ses paiements avec SEPAmail Diamond Le dispositif interbancaire SEPAmail Diamond est un outil à disposition des entreprises pour les protéger de la fraude aux faux fournisseurs. MATA est tiers prestataire habilité Diamond et accompagne les entreprises sur les solutions de paiements sécurisés. En 2022, plus d’une entreprise sur quatre a subi une fraude avérée. Aussi, la vérification des coordonnées bancaires afin de sécuriser ses paiements est devenue indispensable en entreprise. Sur proposition de la Société Générale qui a soumis la candidature de MATA, SEPAmail.eu lui a attribué le statut de tiers prestataire habilité pour distribuer leurs identifiants aux clients finaux et opérer les contrôles. Qu’est-ce que SEPAmail Diamond ? SEPAmail est une messagerie sécurisée construite autour d’un système collaboratif réseau permettant aux adhérents d’échanger en toute sécurité. Elle comporte trois types d’opérations actives : Aigue Marine, Rubis et Diamond. Aigue marine permet d’envoyer les informations relatives à la mobilité bancaire, pour faciliter les démarches de changement de banque et communiquer aux créanciers les nouvelles coordonnées du tiers à prélever. Rubis propose un service de factures dématérialisées associées à des demandes de règlements en ligne. Enfin, Diamond effectue les vérifications d’IBAN auprès des banques adhérentes au dispositif. Ainsi, la solution Diamond joue un rôle capital dans la lutte contre la fraude au virement bancaire. La genèse de SEPAmail Elaborée par la société SEPAmail.eu, la norme est le fruit du rassemblement de 5 grands groupes bancaires français : le Crédit Mutuel CIC, la BPCE, le Crédit Agricole, la Société Générale et BNP Paribas, tous actionnaires à parts égales. Ces cinq entités souhaitaient mettre en place un système d’échange d’informations entre eux afin d’offrir à leurs clients un moyen de sécuriser leurs transactions : DIAMOND (Direct Identity Control for Account Management On Demand). Le réseau comprend à ce jour, en France, 7 établissements, regroupant 113 banques qui constituent la communauté SEPAmail. Comment SEPAmail Diamond permet de déjouer une fraude aux faux fournisseurs ? Comment l’application permet de tester le ou les comptes d’un tiers ? SEPAmail Diamond vérifie les coordonnées bancaires d’une personne physique ou morale afin de sécuriser les règlements qui lui sont destinés. Il s’agit d’un système de communication interrogeant les différents partenaires bancaires pour valider la fiabilité d’un IBAN pour un tiers, ce qui permet aux entreprises d’effectuer leurs virements en toute sécurité. Cette interrogation nécessite de fournir une information complète : A chaque création ou modification de ses tiers, l’entreprise cliente envoie au tiers partenaire habilité une demande de vérification (DDV) contenant l’identifiant du tiers interrogé et ses coordonnées bancaires. Le réseau SEPAmail transmet la demande à la banque du titulaire du compte et vérifie que le tiers existe, que l’IBAN existe et qu’ils sont correctement associés. Le tiers partenaire habilité renverra ensuite au client le résultat de la vérification, de manière automatique et quasi instantanée. Ce dispositif permet d’interroger des personnes morales ou physiques. En aucun cas, la réponse ne peut compléter des informations manquantes ou erronées. Cette solution a pour objectif de déceler les erreurs de saisie et les falsifications d’IBAN des comptes français. L’interrogation peut se faire manuellement sur les sites des banques mais cette solution est néanmoins peu adaptée aux gros volumes des entreprises. Aussi, MATA a développé une solution qui s’intègre dans leur système informatique pour automatiser les interrogations et le traitement des retours bancaires. Intégration de SEPAmail Diamond dans le workflow de MATA IO pour lutter contre la fraude SEPAmail DIAMOND ne suffit pas pour se mettre entièrement à l’abri de la fraude, car c’est un réseau d’échange français, qui a cependant vocation à s’européaniser. Il permet de vérifier les coordonnées des tiers français et doit être complété d’un autre dispositif de vérification spécifique pour les tiers étrangers (comme SIS ID, par exemple). MATA IO interroge par API les dispositifs de validation en bloquant tout règlement sur un couple tiers/ compte, nouveau ou modifié, tant que le retour bancaire n’est pas arrivé. Ainsi, MATA complète l’offre SEPAmail en fournissant au signataire les garanties concernant les tiers payés à l’international (double workflow de validation), en proposant des contrôles supplémentaires sur les pays ou comptes blacklistés et des alertes sur paiements anormalement récurrents ou élevés. Grace à un outil d’interfaçage simple et automatique, MATA I/O peut s’interfacer avec n’importe quel ERP ou comptabilité du marché pour rendre la procédure de contrôle complètement incontournable. Les avantages pour les entreprises de collaborer avec un tiers prestataire habilité Diamond Les entreprises n’ont plus à signer de contrat avec une banque pour adhérer au dispositif SEPAmail Diamond en étant cliente de MATA ou de l’un de ses revendeurs. Ce nouveau mode opératoire va permettre aux clients de contractualiser avec un seul acteur qui opère pour le compte de la Société Générale, sans pour autant leur imposer d’ouvrir un compte à la banque. Cette solution est extrêmement facilitante et va rendre le service de vérification des IBAN accessible au plus grand nombre. Contactez MATA pour en savoir +
MATA et MATA IO au service de la sécurité des flux et de la facturation électronique
MATA et MATA IO : deux sociétés complémentaires au service de la sécurité des flux et de la facturation électronique La société MATA, solide et indépendante, sépare ses activités pour davantage de lisibilité. Créée en 1999, MATA* se concentre désormais sur ses activités d’intégration. Elle conserve son expertise dans la commercialisation, dans la mise en œuvre ainsi que dans la maintenance des solutions de sécurité des flux, de trésorerie, de dématérialisation fiscale et de factures. La nouvelle société MATA IO, créée en décembre 2022, vient reprendre l’activité d’éditeur de MATA. MATA IO propose aujourd’hui la seule solution du marché qui embarque la vérification des IBAN, la communication bancaire EBICS TS et la trésorerie (sous différents formats et modes) afin de faciliter la vie des entreprises. MATA IO développe également un outil de facturation électronique. Cette offre permet de transformer les factures en flux XML et de les adresser vers les plateformes de facturation publique ou partenaires, mais également de les intégrer et les comptabiliser dans son ERP ou sa comptabilité. De quoi anticiper sereinement les exigences de l’administration fiscale dès juillet 2024, sans remettre en cause tout son système d’information. Projets simplifiés La société MATA IO va se concentrer sur son métier d’éditeur de solutions dans le domaine de la sécurité des flux et de la dématérialisation des factures. La société MATA, elle, sera spécialisée dans leur distribution, leur intégration, et sera en mesure d’adapter ces progiciels aux besoins comme à l’environnement des clients. La séparation des deux entités garantit l’optimisation de leurs compétences et vise un développement étendu sur toute la France. Cette combinaison gagnante vous assure la concrétisation et la réussite de vos projets. *MATA est détenue à 100 % par un actionnariat stable et indépendant. La société affiche une excellente santé financière comme en atteste sa cotation crédit Banque de France : EXCELLENTE + Contactez MATA pour en savoir +
Tableau de flux de trésorerie : future star des annexes ?
L’ANC a publié un projet de modernisation des états financiers. Il prévoit notamment la possibilité d’intégrer dans les annexes un tableau de flux de trésorerie. Ce document est plus facile … L’ANC a publié un projet de modernisation des états financiers. Il prévoit notamment la possibilité d’intégrer dans les annexes un tableau de flux de trésorerie. Ce document est plus facile d’accès pour les non-initiés à la finance (projet de règlement du 1er février 2022 modifiant le règlement ANC n°2014-03 du 5 juin 2014). Modernisation des états financiers et tableau de flux de trésorerie Le projet de règlement récemment divulgué par l’autorité des normes comptables (ANC) vise à moderniser la présentation des comptes annuels. L’ANC précisera prochainement la date d’entrée en vigueur du texte. Il prévoit notamment : une nouvelle définition du résultat exceptionnel qui exclurait de fait les sorties d’immobilisation et la quote-part de subvention d’investissement virée au résultat (enregistrement désormais en résultat d’exploitation ou résultat financier pour les immobilisations financières) la suppression des transferts de charges une mise à jour du plan de comptes une nouvelle présentation des annexes. Le projet de texte prévoit en effet une nouvelle présentation de l’annexe par type d’information et non plus comme dans le PCG actuel, par catégorie d’entités. Des modèles de tableaux normés sont prévus et seront : soit à caractère obligatoire (articles réglementaires) soit à caractère indicatif (commentaires infra-réglementaires). En outre, il sera possible d’introduire un tableau des flux de trésorerie dans l’annexe des comptes annuels, avec des informations relatives à son élaboration. L’intérêt du tableau Dans le cadre de la loi sur les préventions des difficultés (loi du 1er mars 1984), certaines entreprises ont l’obligation d’établir plusieurs documents tels un tableau de financement, un compte de résultat prévisionnel et un plan de financement prévisionnel. L’ANC propose à ce titre des modèles en infra-réglementaire pour répondre notamment à ces exigences réglementaires. Il est préconisé désormais d’utiliser un tableau de flux de trésorerie plutôt qu’un tableau de financement classique. Modèle : projet de règlement du 1er février 2022 Le tableau de flux de trésorerie présente l’avantage de la simplicité de compréhension même pour les non-initiés. Il permet d’analyser la génération de trésorerie au cours du dernier exercice en distinguant : les flux de trésorerie liés à l’activité : ils sont déterminés à partir du résultat net en retraitant les charges et produits sans mouvement de trésorerie, et en déduisant la variation du BFR (besoin en fonds de roulement) afin de tenir compte des délais de paiement les flux de trésorerie liés aux opérations d’investissement : acquisitions et ventes d’immobilisations au cours de l’exercice les flux de trésorerie liés aux opérations de financement : versement de dividendes, augmentation de capital, émission et remboursement d’emprunts. Source : Projet de règlement du 1er février 2022 modifiant le règlement ANC n°2014-03 du 5 juin 2014 Source : Legifiscal
Migration ISO 20022
Migration ISO 20022 Les entreprises ont découvert cette norme lors du passage obligatoire aux virements et prélèvements SEPA en 2012. Puis, au travers de diverses offres de formats bancaires : virements étrangers, urgents ou de trésorerie XML, relevés de comptes XML. Cette norme d’échanges XML va dorénavant être progressivement adoptée pour couvrir l’ensemble des échanges interbancaires. Ces derniers étant réalisés précédemment au travers de messages SWIFT MT. Le calendrier de cette migration s’étale entre le 1er novembre 2022 et novembre 2025. L’adoption de ces nouveaux formats va permettre aux établissements financiers de s’échanger des données plus détaillées, plus rapidement et dans un format mieux structuré. Cette migration entraine pour les entreprises de nouvelles obligations et échéances. Celles-ci vont devoir s’adapter avant le terme de la migration. Migration ISO 20022 : Impact sur les formats Concernant le virement SEPA : le format pain.001.001.02 encore très utilisé devra être remplacé, soit au profit du format pain.001.001.03 (déjà en œuvre) ou au profit du nouveau format pain.001.001.09. Concernant le prélèvement SEPA : Il est recommandé de migrer vers la version 2019 : pain.008.001.08. Concernant les virements étrangers : Il est recommandé de migrer les transactions au format CFONB 320 vers le format XML ISO 20022 pain.001.001.09. Migration ISO 20022 : Impact sur les données Dans les remises de règlement XML échangées, les adresses des bénéficiaires vont devoir respecter une structuration précise (jusqu’à 14 rubriques différentes, toutes n’étant pas obligatoires). Cette structuration des adresses des bénéficiaires va représenter un défi pour les entreprises équipées d’ERP au sein desquels ces adresses ne sont pas stockées dans un format structuré : N° de voie, nom de voie, région, département, ville, pays, … A ce jour, le calendrier de ces obligations n’est pas totalement arrêté, et les documents fournis par les différentes banques peuvent parfois se contredire. Au plus pressé il s’agira de fournir les adresses au format structuré avant novembre 2023 pour les virements étrangers ou en devises, et avant novembre 2025 pour les virements SEPA ainsi que pour les prélèvements SEPA. Contactez MATA pour en savoir +
Pourquoi avoir réalisé une enquête de satisfaction ?
Quel est le principal atout d’une entreprise ? Ses clients ! Pour mesurer leur satisfaction à un instant donné et de manière rapide, on n’a pas trouvé mieux que le questionnaire en ligne, qui n’est d’ailleurs pas incompatible avec l’organisation de RDV réguliers en présentiel avec les commerciaux. Les deux sont nécessaires pour fidéliser ses clients, qui de plus recommanderont le service ou la marque, attirant ainsi de nouveaux clients. Pour créer ce cercle vertueux, toutes les entreprises sont centrées sur les besoins de ses clients et font en sorte d’y répondre au mieux, en matière de produits et de services. Mais comment être bien sûrs d’être dans le vrai et que les clients sont effectivement contents ? En mesurant la satisfaction clients : En surveillant les retours clients auprès des commerciaux et des techniciens, certes. Mais pour obtenir un retour plus exhaustif, l’enquête de satisfaction reste la méthode de mesure la plus utilisée. En effet, c’est celle qui offre le meilleur équilibre entre fiabilité et contraintes. C’est ce qui a poussé MATA à créer son questionnaire qui vous a été adressé voici quelques jours par mail. À quoi va servir ce questionnaire de satisfaction ? Vos réponses vont nous permettre de mesurer votre degré de satisfaction, mais surtout d’analyser si des changements sont nécessaires pour améliorer le niveau de nos prestations. Autrement dit, notre enquête n’est pas qu’un instrument de mesure. Mais c’est aussi un des socles sur lesquels s’appuie notre stratégie de développement des produits et des services proposés. Quels sont nos objectifs ? Disposer d’indicateurs objectifs de la satisfaction client Améliorer nos offres et notre niveau de service Identifier les attentes clients et les évolutions du marché Mobiliser les collaborateurs, résultats factuels à l’appui Communiquer avec nos clients et leur signifier que leur satisfaction est au cœur de nos préoccupations Et, pour finir, innover sur des bases sûres Quel genre de questionnaire avons-nous voulu ? Evidemment, nous avions envie de vous poser des tas de questions, sur tous les sujets, mais il a fallu nous raisonner et penser au temps que vous aurez à y consacrer. Nous savons que cette fin d’année sera chargée pour nous tous, aussi avons-nous revu nos ambitions à la baisse pour vous soumettre un questionnaire court auquel vous pourrez répondre en moins de 5 minutes. On vous a demandé de renseigner : vos coordonnées, les produits utilisés et de noter sur 5 : Les fonctionnalités du ou des produits La mise en œuvre La qualité du support et de la relation commerciale. Et de laisser un commentaire, mais de manière non obligatoire. On ne pouvait pas faire plus court ! Aussi, nous vous engageons à répondre quand vous aurez un petit moment car cette enquête est importante pour nous, mais pour vous aussi. Quels seront les effets de cette enquête pour vous ? Une communication transparente des résultats de l’enquête Une bonne prise en compte de vos préoccupations et besoins Une amélioration de la qualité de notre service Des retours factuels auprès de nos éditeurs Nous vous remercions de bien vouloir prendre 5 petites minutes pour répondre au questionnaire qui vous a été adressé par mail, mais que vous pourrez également remplir en cliquant sur le lien suivant. Contactez MATA pour en savoir +
Un nouveau progiciel de trésorerie conçu sur mesure dédié aux PME
MATA accompagne depuis plus de 20 ans des centaines de sociétés françaises et européennes dans le choix et l’implémentation de leur solution de trésorerie. En parallèle, MATA a développé MATA IO, un des meilleurs progiciels sur le marché, pour répondre aux besoins de chaque entreprise quel que soit l’environnement technique, économique et/ou humain. « Des besoins spécifiques pour chaque PME afin de gérer leur trésorerie » Marie-Thérèse BROGLY, Dirigeante de MATA I/O, partage son expertise du terrain. Pourquoi créer un nouveau progiciel de trésorerie dédié aux PME alors qu’il en existe déjà ? « Notre réflexion part du constat que les PME françaises sont généralement peu équipées. Elles sont bien évidement convaincues qu’il faut avoir une bonne visibilité sur son cash, être capable d’anticipation pour prendre les bonnes décisions, et surtout être en mesure de sécuriser ses paiements. Cependant, il existe peu d’offres capables de répondre à leurs besoins. » Les PME peuvent trouver deux types de produits sur le marché : des progiciels de trésorerie très pointus, les TMS (Treasury Management System) qui sont le plus souvent peu adaptés et bien trop chers pour elles ; des petites solutions de suivi manuel de trésorerie, qui ne sont absolument pas interopérables. Dans les deux cas, la sécurité des tiers et des paiements ne fait aucunement partie du périmètre fonctionnel de ces produits. Or, cela devient une nécessité dans une période ou la fraude aux paiements explose aussi bien en France que dans le reste du monde. Pourquoi une gestion manuelle de la trésorerie peut être un poids et un risque pour les PME ? Les PME doivent s’adapter à chaque instant, avec à leur disposition des solutions surdimensionnées ou sous dimensionnées en fonction de leur situation. Avec l’usage encore répandu d’EXCEL, elles vont saisir leurs prévisions de trésorerie et y associer les solutions de web banking proposées par leurs banques. C’est une alternative peu coûteuse mais complètement manuelle qui impose la saisie de son prévisionnel, ainsi que tous les mouvements passés en banque(s). Avec ce genre de méthode, il est impossible de sécuriser ses opérations, et d’ajuster ses prévisions en fonction des encaissements et décaissements constatés chaque jour sur les comptes. SI vous ajoutez à cela, le fait que bien souvent, la PME peut travailler avec 3 ou 4 banques, il faut alors récupérer les mouvements sur chaque site bancaire, avec un mode opératoire et des identifiants forcément différents. Ces saisies et mises à jour génèrent forcément des erreurs, le plus souvent chronophages et les ressources mobilisées ne sont plus disponibles pour des tâches à meilleure valeur ajoutée comme : les décisions financières, le contrôle des frais, le contrôle des règlements MATA I/O est un progiciel conçu sur mesure et pensé pour les PME, disponible dans le Cloud. Comment automatiser et sécuriser ces flux provenant de diverses applications et soumis à des workflows de validation variés ? Il est possible de centraliser et de garantir la fiabilité d’un IBAN et de vérifier qu’il a été bien saisi. Qu’il provienne de l’ERP, de la paie ou des moyens de paiement, MATA I/O a pensé et développé pour les PME, la solution de gestion de trésorerie associée à une plateforme de paiement complètement sécurisée. Pour Marie-Thérèse Brogly : « Il est évident, qu’aujourd’hui, les PME, tout comme les grands groupes ont les mêmes besoins de sécurité et de productivité. L’équipe MATA a donc mis au point une solution qui permet d’associer la trésorerie à la sécurité. Cette solution traite toutes les problématiques de fraude et de gestion du cash auxquelles sont aujourd’hui confrontées les PME. » MATA I/O propose dans son offre intégrée les solutions suivantes : la communication bancaire EBICS TS, valable pour toutes les banques. Avec EBICS TS, on en a fini des consultations, envois ou encore des clés de signature monobancaires ! la vérification des IBAN des fournisseurs à chaque campagne de règlement, le cryptage des fichiers de paiement et des IBAN pour se protéger des attaques informatiques, l’hébergement sécurisé en mode SaaS via le Cloud. Cette solution soulage des contraintes d’infrastructure technique ou informatique et garantit une sécurité optimale. MATA a pensé et développé la solution de gestion de trésorerie intuitive, dédiée aux PME. Comment fonctionne ce progiciel de trésorerie ? La solution de trésorerie est simplifiée au maximum. Interopérable, elle s’interface aux ERP’s mais aussi aux outils comptables. De manière à générer un prévisionnel de trésorerie qui sera mis à jour automatiquement par intégration des relevés de comptes. Elle affiche les soldes et positions de l’ensemble des sociétés et banques en euros et en devise de manière instantanée. Les devises et cours sont également mis à jour automatiquement par la Banque de France. Cette solution de gestion de trésorerie garantit une parfaite étanchéité, ainsi qu’une séparation des tâches grâce à son approche collaborative et sécurisée. Toute l’équipe de MATA a souhaité faciliter le quotidien des trésoriers et dirigeants de PME ! Marie-Thérèse Brogly plébiscite la démocratisation de la gestion de trésorerie – « Oui, la trésorerie ne doit pas être réservée aux initiés, à nos yeux. Le gérant d’une PME doit pouvoir comprendre ses positions et suivre l’évolution de sa trésorerie en un seul coup d’œil. Il doit être en capacité de signer ses fichiers de règlement en une seule fois, avec une clé de signature unique. Et cela en toute sécurité, avec l’assurance que l’ensemble de ses fichiers de règlements ont été contrôlés auparavant. Pour répondre à ces besoins, nous avons conçu pour vous, notre offre de trésorerie PME et nous l’avons appelée SECURE e LINK. » Contactez MATA pour en savoir +
Pourquoi l’IT et la finance ont-ils tout intérêt à travailler ensemble ?
L’IT et la Finance – Le DAF et le DSI ne collaborent pas forcément. Pourtant, les bénéfices d’un tel partenariat sont nombreux. Voici trois pistes pour rapprocher les deux départements et les effets bénéfiques que l’on peut en attendre. De nombreux responsables financiers et IT se comportent comme des adversaires, une opposition exacerbée par l’inflation qui augmente et des budgets qui diminuent. La nécessité d’un partenariat entre les deux est pourtant essentielle pour les entreprises – de plus en plus nombreuses – qui cherchent à mener une transformation digitale de leurs opérations financières. Selon une enquête de Workday (éditeur de SIRH, mais aussi d’outils de gestion comptable), parmi les entreprises qui constatent que leurs directions financières et leurs DSI ne travaillent pas étroitement ensemble, seuls 28 % auraient lancé un projet de « digitalisation » de leurs finances (un chantier qui va au-delà de la simple numérisation). Pour y remédier, voici quelques stratégies que les DAF et les DSI peuvent mettre en œuvre pour améliorer leurs relations. 1. Créer des équipes « mixtes » informatiques e17t finances La création de groupes de travail composés de membres des deux directions peut grandement améliorer la prise de décision, car les employés des services IT et financiers peuvent apporter leurs expertises respectives, surtout lorsque le sujet (ou le projet) concerne les deux départements. La formation de groupes de ce type peut aussi contribuer à mettre en évidence les points communs cachés entre la finance et l’informatique. Le fait de confier à une personne du département financier la tâche de devenir un expert des opérations informatiques, et à l’inverse à un employé de l’IT celle de se familiariser avec le département financier s’avère souvent très efficace. « Vous pouvez aussi avoir un responsable financier dans l’équipe informatique et vice versa », ajoute Dave Roberson, président de RoseRyan, une société de conseil en finance et en comptabilité du groupe ZRG Partners. 2. Mieux comprendre les activités de l’autre service Les DAF et les DSI ne se rendent souvent pas compte du peu qu’ils savent des besoins et des objectifs de l’autre groupe. La technologie est souvent la dépense la plus importante pour une entreprise, estime Khalid Kark, directeur de la recherche sur les DSI chez Deloitte. En retour, la complexité de l’environnement IT et le recours à des fournisseurs externes brouillent la valeur créée par l’informatique et peuvent rendre peu clairs les besoins réels de l’entreprise en outils technologiques. Résultats, les DAF peuvent trouver facile de refuser les demandes d’investissement IT. Les responsables financiers et les responsables informatiques doivent donc s’efforcer de mieux comprendre les priorités de l’autre département. L’IT peut généralement faire un meilleur travail de « marketing des besoins informatiques », et la finance peut faire un meilleur travail pour comprendre plus finement la valeur apportée par le numérique et les besoins de l’informatique. 3. Inviter l’IT et la finance à brainstormer sur des stratégies Le DAF et le DSI peuvent demander aux membres de leur département de réfléchir eux-mêmes à la manière d’améliorer la collaboration entre les deux entités. Les employés peuvent avoir des idées sur leur collaboration actuelle avec d’autres départements ou sur des processus de travail qui, selon eux, pourraient se dérouler plus harmonieusement. Par exemple, les membres du département informatique peuvent suggérer des moyens d’automatiser – et donc d’accélérer – le travail du département financier sur le budget annuel (et en particulier sur celui de l’IT). Les bienfaits de la collaboration entre la finance et l’IT Une meilleure collaboration entre finance et informatique peut apporter un certain nombre d’avantages globaux aux entreprises. De meilleurs investissements technologiques Selon Khalid Kark, le principal avantage d’un partenariat solide entre le DSI et le DAF est la discipline financière, c’est-à-dire une transparence et une responsabilité accrues en matière d’investissements technologiques. De nombreuses organisations passent encore trop de temps à élaborer des analyses de rentabilité sans suivre les performances des investissements par la suite (ce qui est tout aussi, si ce n’est plus important). Les directeurs financiers peuvent aussi aider à désigner en amont des responsables pour la création de valeur et ainsi optimiser cette valeur et son suivi, ajoute Khalid Kark. Amélioration de la sécurité des informations et de la conformité Avec l’aide de l’informatique, les pratiques de sécurité du département financier vont probablement s’améliorer. La nécessité de protéger les données sensibles n’a jamais été aussi grande. Finance et IT ont tout à gagner à s’attaquer ensemble aux risques posés par les activités cybercriminelles. Il en va de même pour les exigences de conformité. Meilleure prise de décision budgétaire Lorsque le DAF et le DSI travaillent fréquemment ensemble, les discussions difficiles sur le budget deviendront probablement plus faciles. Si ces départements entretiennent déjà de solides relations de travail, le DAF et le DSI seront probablement plus à même de débloquer des budgets, de répartir équitablement les fonds, voire de prendre des décisions difficiles qui profiteront à l’ensemble de l’entreprise. Source : Le Mag IT
