Faciliter la réconciliation des intercos
Agir au service des entités et des arrêtés de compte La réconciliation des intercos est un processus complexe et chronophage. Sage FRP 1000, avec notre option INSIDE REPORTING, permet de l’automatiser et d’identifier ses contrôles directement dans Excel. Un gain de productivité et une traçabilité assurée. L’interco, c’est quoi ? Le traitement interco, ou des flux intra-groupe, est une opération comptable effectuée dans les groupes de sociétés. Elle consiste à neutraliser toutes les opérations effectuées entre des sociétés appartenant à un même groupe. Les mouvements d’achats et de ventes entre les sociétés d’un même groupe doivent être identifiés, rapprochés, traités et neutralisés, pour réaliser les bilans ou les situations intermédiaires et, ainsi arrêter le chiffre du groupe. Le défi est entre autres, de calculer un Chiffre d’Affaires Net en Hors Taxes, une problématique levée par KEMATA grâce au produit de reporting. Comment gagner en efficacité LORSQUE L’ON réconcilie ses intercos Pour pouvoir réconcilier les intercos, les équipes MATA utilisent le produit INSIDE REPORTING connecté à SAGE FRP 1000. L’outil permet de pousser dans Excel des données qui sont dans la base de données comptable, selon des filtres précis. KEMATA crée à façon, un document de reporting qui consolide de manière exhaustive, dans des tableaux de contrôle, tous les achats / ventes intragroupe en TTC et en Hors Taxes. Ceci permet de les neutraliser et par la même occasion, d’identifier les éventuelles pièces erronées, incomplètes ou manquantes. Grâce à ces documents, la Direction Financière peut s’assurer que tous les achats intra-groupes correspondent bien à des ventes intra-groupes. Le service comptable évite ainsi les opérations manuelles et renforce les contrôles sur chaque société du groupe. Plus le groupe se développe, plus les intercos sont impossibles à réaliser à la main, surtout si les outils comptables sont encore dissociés. Anticiper pour gagner en efficacité MATA se distingue de la concurrence par sa capacité à anticiper ces sujets, même s’il n’est jamais simple de la faire, mais cela permet d’anticiper les futurs besoins de la direction financière. La réussite d’un projet de finance dépend en 1er lieu du choix du produit et de celui de l’intégrateur. Lorsque l’on aborde des sujets aussi ardus que les intercos dès le départ, une relation de confiance s’établit, ce qui permet de définir les priorités et d’inclure au projet et au cahier des charges, le temps de mise en œuvre. La gamme SAGE 1000 est la meilleure base pour ce type de projets, elle permet d’avoir toutes vos sociétés dans un système commun. Cela permet de générer un seul et unique tableau avec les états de contrôle ! Gain de productivité indéniable et traçabilité assurée grâce aux documents générés qui font preuve de la réconciliation et de son état à date. Pensez-y pour l’avenir… Consultez-nous pour plus de détail
Comment fonctionne le protocole EBICS TS ?
EBICS facilite et sécurise le transfert des flux financiers. Pour lutter contre les fraudes, EBICS a évolué vers EBICS TS, le mode de communication sécurisé entre la banque et l’entreprise le plus efficace en France. Sylvain KAM, expert en sécurisation des flux financiers chez MATA, fait le point sur le protocole EBICS TS. Qu’est-ce que l’EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) et pourquoi existe-t-il l’EBICS TS (Transport et Signature) ? Un peu d’histoire L’Electronic Banking Internet Communication Standard, est né de l’équivalent allemand du Comité français d’organisation et de normalisation bancaires, le ZKA (Zentraler Kreditausschuss). La naissance du protocole EBICS, qui permet d’échanger des fichiers avec la banque de manière sécurisée, est venue bousculer les habitudes françaises puisqu’il a remplacé ETEBAC qui datait des années 80, qui n’était pas compatible avec les nouveaux formats utilisés par les moyens de paiement (SEPA) et s’appuyait sur des technologies obsolètes (modems, réseau RNIS, …). L’EBICS EBICS est un protocole d’échanges Banque/Entreprises fonctionnant sous IP, et utilisant le réseau internet pour véhiculer les fichiers. Il permet d’échanger tous types de fichiers sans limite de volume. Il supporte les moyens de paiement SEPA et offre la possibilité d’automatiser l’envoi des règlements ou la récupération des relevés. Les échanges se font au travers de messages XML. EBICS est un protocole multi-bancaire, sécurisé par cryptographie AES ou RSA, qui place toujours l’entreprise comme émettrice de la communication. L’évolution d’EBICS T, EBICS TS, est apparu rapidement pour remplacer l’ancien protocole ETEBAC 5 en offrant la possibilité d’apposer une signature électronique à ses fichiers de règlements. T = Signature de transport uniquement. Une signature de confirmation disjointe, par Fax ou Web Banking, est nécessaire pour confirmer les ordres. TS = La signature électronique des fondés de pouvoir est jointe aux règlements. Dans le souci de renforcer la sécurité des échanges par EBICS, les banques ont progressivement abandonné la possibilité de la confirmation par Fax à partir du 1er janvier 2017. Le choix d’EBICS T/S s’est alors imposé dans les échanges télématiques. Le token permet de sécuriser la signature En EBICS TS la signature est donc intégrée, elle se fait à partir d’un support physique externe qui contient un certificat numérique : le Token de signature. Il existe plusieurs autorités de certification à même de délivrer des tokens de signature : Swift 3SKey, Certeurope, Keyneticks, ClicNTrust… L’entreprise utilisatrice acquiert ces tokens, auprès d’une de ses banques. Les tokens de signature sont nominatifs, déclarés contractuellement à la banque et de ce fait, les règlements signés électroniquement sont non répudiables et exécutables de suite. Les tokens de signature sont utilisables pour l’ensemble des contrats EBICS T/S de l’entreprise avec ses différents partenaires bancaires. EBICS TS est infaillible ? EBICS est très fiable. Il est véhiculé par le protocole HTTPS, qui assure le chiffrement de la liaison. Mais il s’appuie également sur des certificats permettant l’authentification réciproque des parties, ainsi que le chiffrement des messages XML. Encore faut-il être certain du contenu des fichiers qui sont envoyés par EBICS. Il revient à l’entreprise de mettre en place tous les moyens de contrôle nécessaires pour s’assurer de la fiabilité des comptes payés, avec une offre comme Mata I/O Sécurité. Les différents certificats utilisés par EBICS Le protocole EBICS utilise différents certificats électroniques pour sécuriser les échanges. Côté banque : Un certificat de chiffrement : il contient la clé de chiffrements des fichiers Un certificat d’authentification : il permet de signer les messages XML et de s’assurer de la non altération du contenu du fichier lors de l’échange. Côté entreprise : Un certificat de chiffrement Un certificat d’authentification Un certificat de signature de transport : Il permet l’authentification de l’émetteur Dans le cadre d’EBICS T/S, des certificats de signature portés par les tokens : ils permettent de signer électroniquement les fichiers envoyés en véhiculant d’identité des signataires Comment cela fonctionne concrètement ? Exemple d’un flux de réception d’un extrait de compte La société initie une communication EBICS et demande à la banque l’extrait de compte, La banque répond par un message XML, A réception, le message est décrypté par le logiciel de communication bancaire de l’entreprise et la banque émettrice est identifiée, Le calcul de l’empreinte du fichier permet de vérifier la fiabilité du document reçu, Le document est mis à disposition. Exemple d’un flux de paiement On crée le fichier de règlement – ici le point d’attention c’est la vulnérabilité du fichier ainsi que la fiabilité des comptes payés. Il est ensuite intégré dans le logiciel de communication bancaire, Selon le cas, un Email a été envoyé précédemment aux fondés de pouvoir pour les avertir de la nécessité de signer le fichier, En EBICS TS, il est soumis à signature électronique par Token. La signature peut être simple, ou conjointe, suivant des règles définies et des plafonds de signature fixés contractuellement; Les fichiers sont transmis à la banque, La banque reçoit le message. Au moment du traitement elle s’assure de l’identification de l’émetteur ainsi que l’intégrité du fichier reçu. Quels sont les avantages indéniables de cette solution ? Le protocole EBICS dispose de nombreuses qualités : Protocole simple à mettre en œuvre, sûr, les échanges se font sur internet, sans ligne spécialisée. Les échanges sont gratuits, EBICS nécessite un abonnent sans coût additionnel à la communication. Le coût global d’EBICS est inférieur au protocole SWIFT. Il permet d’automatiser les échanges bancaires. La relation bancaire est 100% numérique. La maitrise du déploiement du protocole EBICS par MATA est complète, une expertise qui permet de garantir le niveau de sécurité attendu, mais aussi de sécuriser vos données en amont, c’est-à-dire avant la signature électronique & les transmissions des fichiers. MATA IO SECURE-E-LINK permet la vérification des IBAN notamment, évitant ainsi tout risque d’altération des fichiers AVANT l’entrée dans le logiciel de communication. Une solution complète dédiée aux entreprises !
SEPA mail Diamond
Principe général Le service SEPA mail Diamond permet à une entreprise, ou à un organisme, de faire vérifier une ou plusieurs coordonnées bancaires par l’une de ses banques, adhérente au dispositif, auprès de toute autre banque adhérente. Ce service participe donc à la lutte contre les tentatives de fraude aux virements. Il permet en outre de limiter les impayés de prélèvements liés à un compte bancaire clôturé ou mal saisi dans un système. A aujourd’hui, les banques adhérentes au service sont : Le groupe BECM/CIC, la Société Générale, La Banque Populaire, Le Crédit Agricole, BNP Paribas, La Caisse d’Epargne ainsi que la Banque Postale. Détail du fonctionnement du service Pour émettre une demande de vérification d’un compte bancaire avec SEPAmail Diamond, il faut fournir un certain nombre de renseignements obligatoires, auxquels vous pourrez adjoindre d’autres critères facultatifs. La banque vous répondra sur la concordance de chaque élément avec les données qu’elle possède, et donnera ensuite un résultat général, vrai ou faux, pour validation de la coordonnée bancaire. Note : Il conviendra de se méfier des renseignements facultatifs, car ils peuvent entraîner une validation générale incorrecte de la banque, si celle-ci ne possède pas ce niveau de détail sur le titulaire du compte. Les critères de validation à envoyer à la banque changent selon qu’il s’agisse de valider les coordonnées bancaires d’une personne physique, ou celle d’une personne morale. Dans le cas d’une personne morale, les renseignements obligatoires sont : le numéro de compte IBAN et le SIREN (ou SIRET), auxquels on peut joindre facultativement le numéro de TVA. Pour une personne physique, les renseignements obligatoires sont : le numéro de compte IBAN et les nom et prénom de la personne, auxquels on peut joindre facultativement la date et/ou ville de naissance de la personne. Il faudra en outre, et dans tous les cas, fournir une preuve de l’existence d’un lien commercial direct entre la société émettant la demande de validation, et le détenteur de la coordonnée bancaire interrogée, par exemple une RUM, un numéro client ou un numéro de facture. Note : Dans le cas de l’évaluation par la banque des données d’une personne physique, le retour concernant les nom et prénom fait l’objet d’une notation sur 300. Tous les autres critères étant sanctionnés d’un vrai ou faux. Mise en œuvre Aujourd’hui, selon la banque interrogée, on peut retrouver jusqu’à trois offres différentes d’accès au service SEPAmail Diamond : La saisie manuelle des données d’une coordonnée bancaire à vérifier sur un portail web dédié de la banque. L’interrogation d’une ou plusieurs coordonnées bancaires via un Web Service fournit par la banque. L’utilisation du canal de télétransmission habituel, EBICS, pour faire transiter les demandes de validation en masse et recevoir les réponses au travers de messages XML dédiés. La facturation est le plus souvent unitaire, basée sur le nombre de coordonnées bancaires vérifiées, et peut varier selon le volume. Notre offre logicielle, Mata I/O Bank Suite, est la réponse pour les entreprises qui ont des volumes à traiter, car elle permet d’automatiser tout le processus : Identification des comptes bancaires à vérifier dans le SI de l’entreprise, Emission d’une requête silencieuse sur le canal EBICS existant, Réception et interprétation automatiques des résultats.
