MOIS EUROPEEN DE LA CYBERSECURITE
L’ANSSI (Agence National de la Sécurité des Systèmes d’Information) intervient au niveau national et international auprès des acteurs de la société, les états mais aussi les particuliers et les entreprises (de toutes tailles), pour informer, alerter, accompagner et sensibiliser face aux nouvelles menaces informatiques. Tandis que les failles exploitées résultent bien souvent du fait de comportements individuels, l’usage par tous des précautions élémentaires est indispensable. Ces bonnes habitudes à mettre en pratique au quotidien, relèvent avant tout du bon sens et ne sont pas réservés qu’aux experts. A l’occasion du mois Européen de la Cybersécurité, l’ANSSI met à disposition un kit de communication accessible à tous comprenant des outils pédagogiques, notamment une affiche sur les « 12 bonnes pratiques informatiques – La sécurité du numérique à portée de clic ». Elle propose de respecter des règles élémentaires, faciles à mettre en oeuvre, pour garantir une meilleure protection des utilisateurs. Ce support pédagogique est à diffuser sans modération pour une application dans la sphère privée et professionnelle. Retrouvez sur le site de l’ANSSI l’affiche et tous les documents du mois européen de la cybersécurité dans le kit de communication de l’ANSSI. Suivez #TousSecNum sur Twitter tout au long du mois d’octobre et participez à la sécurité du numérique. Les rencontres à ne pas manquer dans notre région : Le 13 octobre 17 – CCI Alsace à Mulhouse : Ateliers « Cogito » : « RGPD – 7 mesures pour être prêt en mai 2018 ». Intervention référent ANSSI Grand Est à destination des Entreprises Le 17 octobre 17 – CRCC à Colmar : Conférence : Transition Numérique de la Compagnie Régionale des Commissaires aux Comptes (CRCC) de Colmar. Intervention référent ANSSI Grand Est à destination des Commissaires aux Comptes Le 19 octobre 17 – CCI à Alsace : IT Tour : Conférence « Cybersécurité » . Intervention référent ANSSI Grand Est à destination des DSI Le 24 octobre 17 – SIREEN Grand Est avec la CCI Alsace à Strasbourg : Conférence : « Les enjeux de la transformation numérique » – Intervention référent ANSSI Grand Est à destination des Entreprises
CLUB U – MATA I/O BANK SUITE
CLUB UTILISATEURS DE LA SOLUTION MATA I/O BANK SUITE Le jeudi 19 octobre 2017 à partir de 14h00 au Château de l’Ile à STRASBOURG Déroulement de la présentation Évolutions et nouveautés bancaires Mata I/O en mode Web Intégration de Diamond (par Sepamail) dans l’application Module de trésorerie intégré pour les PME Présentation du produit Focus sur les fonctionnalités web et sur les nouveaux modules Échanges Questions & Réponses Utilisateurs et futurs utilisateurs, soyez prêts à poser vos questions sur notre produit (utilisation au quotidien, fonctionnalités techniques et nouveautés), nous serons là pour y répondre. Inscription
Les Solutions intégrées
Pour occuper vos journées estivales, « Solutions Numériques » propose un magazine spéciale été 2017 avec notamment un dossier sur les solutions tout intégrées. Retrouvez l’interview de Frédéric Dupré, Directeur des ventes d’ELO Digital Office, notre partenaire sur la Gestion Électronique des Documents. Il évoque dans l’article, la « Business Solution Facture », qui permet le traitement automatisé des factures fournisseurs. solutions-numeriques-elo Sources : solutions-numeriques.com
Dossier FEC (Fichiers des écritures comptables)
Une nouvelle procédure à distance est en place depuis le 31 décembre 2016, l’administration fiscale peut demander aux entreprises leurs fichiers des écritures comptables (FEC) afin de les examiner à partir de ses bureaux. Source : Business Les Echos Déroulement L’envoi d’un avis d’examen de comptabilité, à l’entreprise, est obligatoire pour débuter la procédure, précisant que celle-ci peut se faire assister par un conseil de son choix. A réception de cet avis, l’entreprise doit s’organiser en seulement 15 jours pour transmettre une copie de ses FEC à l’administration, sous forme dématérialisée, conformément aux normes prévues par le Livre des procédures fiscales (article A47 A-1). Particularité : Seules les entreprises tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés sont concernées par cette procédure. En cas de non-respect des délais ou modalités de transmission des fichiers, l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 €. De plus, l’administration a la possibilité d’annuler la procédure d’examen et diligenter une vérification des FEC dans les locaux de l’entreprise. Note : l’examen de comptabilité à distance est destiné aux entreprises ne présentant pas de risques élevés ou dont la taille et la complexité des sujets ne nécessitent pas un contrôle sur place. A partir de la copie transmise, l’administration peut réaliser des tris et des classements, ainsi que tous les calculs nécessaires à la vérification de la concordance entre les fichiers et les déclarations fiscales de l’entreprise. En cas d’erreurs, elle adresse une proposition de rectification à l’entreprise. En revanche, si aucune anomalie n’est constatée, l’administration informe celle-ci de l’absence de rectification. En pratique, l’administration dispose d’un délai maximal de 6 mois après la réception des fichiers pour avertir l’entreprise de la suite donnée. Note : l’administration a l’obligation de détruire la copie des fichiers avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires ou avant d’informer l’entreprise de l’absence de rectification. En savoir plus sur : Business Les Echos Les garanties de procédures Dans le cadre de l’examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties qui lui sont précisées dans la « charte des droits et obligations du contribuable vérifié ». Elles sont similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité. Note : la charte, disponible sur les sites Internet : www.impots.gouv.fr et www.economie.gouv.fr, a été mise à jour pour 2017. Opposable à l’administration, cette dernière doit, en principe, respecter l’ensemble des règles et garanties y figurant. Quelques garanties qui figurent sur la charte : Lorsque l’entreprise est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées, elle a la possibilité de recourir au supérieur hiérarchique de l’agent chargé du contrôle afin d’obtenir des explications supplémentaires. Le cas échéant, elle peut également, saisir la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires afin de lui soumettre le désaccord. Autre garantie importante, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une nouvelle vérification de comptabilité au regard des mêmes impôts ou taxes et pour la même période. Enfin, en cas de redressement, l’entreprise dispose de 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification, pour demander la mise en œuvre de la procédure de régularisation spontanée. Cette dernière lui permet de corriger les anomalies relevées par l’agent du fisc dans ses déclarations, moyennant le paiement d’un intérêt de retard égal à 0,28 % par mois (au lieu de 0,40 %). Bien entendu, cette procédure suppose que l’entreprise soit de bonne foi. En savoir plus sur : Business Les Echos FEC : qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un fichier normé. Pour être accepté, il doit, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…). Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Le classement des écritures doit être par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition de l’entreprise, 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés, pour chaque écriture. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration. Note : Avant tout contrôle, il est fortement recommandé de procéder à des essais de création d’un FEC. Pour cela, le logiciel « Test Compta Demat », librement téléchargeable sur le site Internet www.economie.gouv.fr, permet de vérifier la conformité de la structure d’un FEC. En savoir plus sur Business Les Echos Pour la gestion de votre comptabilité, nous vous proposons la solution Sage FRP 1000 Comptabilité : Visitez notre page produit
Les Ateliers de Mata
Mata organisait jeudi dernier, une journée de travail au cœur des vignes du Domaine Bollenberg à Westhalten. Journée riche en découvertes, avec des interlocuteurs renommés, pour informer nos clients sur les évolutions réglementaires mais aussi sur les nouveautés proposées par nos partenaires éditeurs. Des interventions de qualité sur l’actualité des paiements en Europe et sur la prévention de la fraude. Nos partenaires présents au RDV : INVOKE A l’ordre du jour, pour la solution référente en matière de fiscalité, les dernières nouveautés, les évolutions réglementaires et une ROAD MAP sur les futures améliorations fonctionnelles du produit de liasse fiscale. Pour finaliser, un échange de questions-réponses avec Anne-Sophie ALLEZ (Responsable ligne de produits Déclarations Fiscales) et Régine BREJUIN (Responsable Hotline). ELO DIGITAL OFFICE Un nouveau partenariat, une solution complète pour répondre à des nouveaux besoins. Après une brève présentation du groupe, focus sur la dématérialisation des factures d’achat et sur les processus métiers. Aymeric Martin (Consultant Senior chez ELO), a fait un tour d’horizon sur l’interface de la Suite ELO Professionnal. DIMO Accélérer le lettrage des encaissements clients avec des processus automatisés et assistés, entièrement compatibles avec les ERP du marché : il s’agit des solutions GEC Connect et Cash On Time, présentées par Fanny GRAVIER (Ingénieur Commercial BU Finance). SETIS CONSULT Jean-Yves GARNIER nous a fait profiter de son expertise sur les moyens de paiement en Europe. Il nous a présenté l’Instant Payment qui devrait révolutionner l’Europe des paiements et nous a expliqué le fonctionnement de la mobilité bancaire et de la vérification des IBAN par SEPAmail Diamond. MATA Nouvelles offres bancaires, mais aussi nouvelles fraudes, comment en profiter ou y faire face dans notre solution MATA I/O Bank Suite ? Marie-Thérèse BROGLY (Gérante MATA) et Sylvain KAM (Consultant Technique) nous ont fait part des perspectives d’évolution de la plate-forme et notamment de l’intégration de fonctionnalités supplémentaires pour gérer au mieux la mobilité bancaire et profiter à plein de la vérification des IBAN proposée par SEPAmail Diamond.
Logiciels de comptabilité, logiciels de facturation
Pour information : des agents du fisc pourront bientôt effectuer des contrôles inopinés au sein des entreprises afin de vérifier qu’elles sont en possession du certificat de conformité de leurs logiciels de comptabilité, logiciels de facturation ou de leur système de caisse. A défaut de pouvoir présenter ce document, une amende de 7.500 € leur sera illico infligée ! Vous pouvez éviter cette amende ! Cette disposition émane de la loi de finances de 2016 : toute entreprise assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, devra désormais utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Les logiciels et matériels concernés A l’origine, lorsque la loi a été présentée au Parlement, on ne parlait que des seuls « logiciels de caisse ». Mais au final, il apparaît que sont visés tous les matériels qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement, y compris donc les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion. L’Administration fiscale a même précisé à ce sujet que les logiciels de comptabilité s’entendent des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d’assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d’une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par celle-ci dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand livre, etc.). Quant aux logiciels de gestion, il s’agit des programmes informatiques qui permettent à un ordinateur d’assurer des tâches de gestion commerciale, comme par exemple gestion automatisée des devis, des factures, des commandes, des bons de livraison, le suivi des achats et des stocks, le suivi du chiffre d’affaires, etc. Par ailleurs, sont également concernés tous les logiciels de type « gestion et encaissement » qui permettent le pilotage et la gestion des activités de vente et d’encaissement par l’utilisation de terminaux de vente dédiés ou non dédiés, quelles que soient les modalités de leur mise sur le marché (vente, location, mise à disposition de toute autre manière, etc.). Enfin, s’agissant des systèmes de caisse, on en distingue trois principaux : les systèmes de caisse autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ils ont la capacité d’enregistrer des données de règlement mais ils n’ont pas la capacité d’être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d’autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d’encaissement ; les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver les données d’encaissement en temps réel directement dans le système ; selon le cas, ils génèrent ou non directement les écritures comptables ; les logiciels d’encaissement installés sur un ordinateur ou des ordinateurs (en réseau ou non) : outre les fonctionnalités d’enregistrement, de sécurisation et d’archivage des données d’encaissement en temps réel directement dans le système, ils disposent de fonctionnalités comptables (tenue des écritures comptables) et plus largement incorporent une gestion comptable et financière. ATTENTION : les logiciels libres ou développés en interne sont également concernés Sont notamment concernés les logiciels de comptabilité, de gestion ou de facturation dits « libres » ou développés en interne, c’est-à-dire développés par l’assujetti lui-même. On entend par logiciel libre un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Ces libertés permettent aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d’altérer le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage décrites ci-dessous. Les nouvelles normes à respecter Les logiciels ou matériels ci-dessus devront, en vue du contrôle de l’administration fiscale, justifier qu’ils satisfont à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Contrôles inopinés Afin de permettre à l’Administration de s’assurer du respect par les entreprises de ces normes, une nouvelle procédure de contrôle, totalement indépendante de la procédure de contrôle de l’impôt, est créée. Selon cette nouvelle procédure, qui figure d’ores et déjà dans le code général des impôts mais qui entrera officiellement en vigueur à partir du 1er janvier 2018, des agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels de toute entreprise assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat de conformité de chacun des logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient. Ces contrôles pourront avoir lieu de 8 heures à 20 heures ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle de l’entreprise. Sanctions En application de l’article 286 du CGI, le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données contenues dans les logiciels de comptabilité, de gestion et autres systèmes de caisse peut être justifié : soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ; soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou du matériel concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration. Si, à l’occasion du contrôle, l’entreprise ne peut pas produire l’un ou l’autre de ces documents, les contrôleurs lui infligeront une amende de 7.500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné. Source : https://www.gerantdesarl.com/actualite/comptabilite-facturation-vos-logiciels-sont-ils-conformes-aux-nouvelles-normes
La lutte contre la fraude :
La lutte contre la fraude est devenue la priorité dans bon nombre d’entreprises.
On peut compter parmi les victimes de fraude, EDF – deux salariés soupçonnés d’avoir détourné près de 800.000 euros ont récemment été mis en examen – qui n’a pas de quoi se sentir seule.
L’éditeur / intégrateur strasbourgeois KEMATA
ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, débute l’année 2017 par l’annonce de la signature d’un nouveau partenaire : KEMATA, spécialiste de la dématérialisation et de la sécurisation des processus financiers.
