Un groupe de sociétés, quelle que soit sa taille, dispose fréquemment d’outils comptables disparates et de bases de données spécifiques à chaque structure. La gestion comptable des tiers est alors complexe et peu sécurisée, deux points qui méritent d’être améliorés par la mise en place d’une base de données tiers unique.
Ce référentiel homogène pour l’ensemble de vos sociétés, constitue un socle de fonctionnement commun, riche de règles métiers qui faciliteront le travail quotidien des équipes et bien sûr, celui de la direction financière.

Établir un référentiel de base tiers unique pour l’ensemble de vos sociétés, c’est dorénavant possible grâce à l’expertise de notre équipe de spécialistes KEMATA et à l’évolution du produit SAGE dans sa version FRP 1000. La création de tiers par profil utilisateur habilité, la gestion de champs obligatoires, le contrôle des doublons sur le Siret pour les sociétés, l’interfaçage en entrée et/ou en sortie avec vos autres applications… tout devient plus efficient et maîtrisé.

Pourquoi une base tiers unique ?

Florent, Responsable Consulting et Expert SAGE FRP1000 chez KEMATA nous explique les étapes de cette mise en place.
L’intérêt est conséquent pour les Directions Financières car les restitutions par tiers sont instantanées pour tout le groupe. Il en est de même pour l’interrogation de tiers, qui devient simple et instantanée pour toutes les sociétés du groupe.
L’avantage principal c’est tout d’abord le gain de temps, qui se compte en jours, mais il faut aussi prendre en considération l’aspect sécurisation des coordonnées bancaires : un référentiel unique est plus sûr, les coordonnées sont créées et modifiées à un seul & même endroit, elles restent donc justes pour toutes les sociétés qui les utilisent et ce, à tous moments sans délai.

Une solution à destination de quelles sociétés ?

L’harmonisation des bases de données devient nécessaire dès lors que le groupe se constitue. Mais cette étape peut être mise en place à tous moments, car elle ne bloque pas le fonctionnement des sociétés.
Que les entreprises qui constituent ce groupe soient de petite ou moyenne taille, qu’elles exercent leurs activités dans des univers similaires ou non, elles gèrent de fait au départ des paramétrages tiers hétérogènes adaptés à chacune d’elles. Les outils, les codes sont différents, la restitution globale est donc rendue impossible sur son ensemble. Les états par fournisseurs sont chronophages et souvent ils ne sont malheureusement pas justes, car il existe très fréquemment des doublons pour des tiers identiques.
La faute aux bases tiers aussi nombreuses que les sociétés !

Quels sont les avantages d’un référentiel unique ?

L’intérêt principal de la mise en place d’une solution monobase appuyée sur Sage FRP 1000, c’est de disposer d’une base tiers sur l’ensemble des sociétés.
Chaque tiers, fournisseur, client, salarié, devient potentiellement visible sur toutes les sociétés et il est forcément toujours « à jour ».
Le paramétrage de partage dispose d’un système d’options, modulables par tiers, qui permettent d’adapter la pertinence de leur mise à disposition dans les sociétés qui constituent le groupe. C’est ce que l’on appelle la gestion des exceptions.

Exemple 1 : les tiers « salariés » qui travaillent pour 1 société A ne nécessitent pas d’être partagés à la société B, le niveau de partage est alors adapté à une seule société.

Exemple 2 : un groupe est constitué de deux sociétés aux activités différentes, voyages et transport. Dans ces structures, on ne retrouve pas les mêmes clients ni les mêmes fournisseurs. Il est donc prévu de rattacher les clients & fournisseurs de type 1 sur la société 1 et de type 2 sur la société 2. En revanche, les fournisseurs de frais de généraux seront rattachés aux deux structures.

Des règles métiers pour prolonger la qualité de la base de données unique

Pour éviter les dérives, la création de doublons par exemple, KeMata crée des règles métiers adaptées à vos sociétés. Elles permettent de maintenir les paramétrages justes et imposent :
– De saisir des informations obligatoires : adresses, n° de Siret et n° de téléphone
– D’interdire le doublon de tiers avec le même Siret dans la base de données unique pour toutes les sociétés de type BIC, par contrôle du n° de téléphone, n° de Siret ou Intracom…
Et ceci dans le respect des critères RGPD.

Ces règles métiers, mises en place grâce à sage FRP 1000, évitent la création de doublon de manière certaine, mais pour s’assurer que la fiabilité de l’outil soit maximum, nos experts ajoutent deux fonctions essentielles à ces règles :
– Un outil de recherche multicritère permettant le contrôle de l’existence d’un tiers ;
– Une gestion des droits donnant accès à la création des tiers aux utilisateurs clés : administrateurs fonctionnels de type contrôleur de gestion ou chef comptable.

Quel travail préparatoire pour bénéficier de ce référentiel unique ?

Pendant les phases de paramétrage, la clé réside dans la fusion des bases tiers pour en créer une base tiers unique.
Nos experts constituent alors avec vos équipes comptables, une table de correspondance pour chaque société. KeMata apporte toute son expertise pour accélérer cette étape qui fait appel à vos connaissances et donc à votre temps, même si – a priori – nous traitons le maximum de rapprochements de manière automatisée, il reste toujours un travail de vérification à réaliser sur les tiers non rapprochés notamment.
Pendant cette phase préparatoire, votre comptabilité par société est conservée et fonctionnelle.
Lorsque tout est prêt, la table de correspondance permet de basculer le système et d’effectuer la reprise des écritures.

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