Des synergies entre la lutte contre la fraude, la compliance et la piste d’audit fiable ?
Aujourd’hui, la majorité des entreprises sont sensibilisées au risque de fraude. Ce risque augmente de manière notoire lors de la création ou de la mise à jour d’un tiers. Vigilantes, les sociétés procèdent à de nombreuses vérifications avant modification dans leurs bases. Mais ces processus de contrôle, indispensables pourtant, sont trop souvent manuels et chronophages. Dans le même temps, les normes comptables et les procédures de contrôle évoluent. Les entreprises ont donc l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable, qui concerne toutes les factures, envoyées ou reçues, dématérialisées et papier. Une priorité, prévenir la fraude L’objectif de l’administration est de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début à la fin de l’opération. Une vérification destinée à prévenir tout risque de fraude et à s’assurer que l’opération a été réalisée dans le respect des lois et règlements. Tous les formats informatiques sont admis au plan fiscal. La condition est de mettre en place des contrôles documentés et permanents qui constituent la « piste d’audit ». Il peut s’agir de contrôles intégrés sous forme de traitements informatiques, de contrôles papier ou manuels ou d’une combinaison des deux. Pour une facture fournisseur, par exemple : Vérification du numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur, Contrôle de l’identité du fournisseur, Analyse des mentions obligatoires sur facture, de la présence d’un numéro de bon de commande. Dans le cadre la lutte contre la fraude, ce sont les mêmes informations que nous allons chercher à tester et à valider. Notamment concernant la fraude aux paiements. Une synergie factuelle sur le contrôle du tiers Même si les finalités sont différentes, il va nous falloir procéder à la vérification du tiers et se poser les questions de bon sens : Mon tiers existe-t-il, et existe-t-il toujours ? Le numéro de TVA qui figure sur la facture que je viens de réceptionner est-il valide ? Est-ce que cette facture a fait l’objet d’un bon de commande ? A-t-elle été validée par un hiérarchique accrédité qui a donné son bon à payer ? Des contrôles automatisés, efficients et sûrs Nous avons travaillé sur une solution qui permet de chercher les réponses à ces questions de façon complètement automatique et transparente. Mon tiers existe-t-il ? Nous allons collecter les informations légales le concernant dans des bases de données dédiées et à jour : INSEE, OPENCORPORATES et VIES pour vérifier son numéro de TVA intracommunautaire. Suis-je autorisé à travailler avec ce tiers ? Interrogation automatique des listes de sanctions internationales (OFAC, EU) pour vérifier la conformité du tiers. Cette facture est-elle due ? Historisation des contrôles effectués et conservation des pièces justificatives numérisées. Nous avons également pensé à produire tous les éléments de preuve et de suivi nécessaires : La conservation dématérialisée des preuves est un point clé, et un point de convergence avec les contrôles exigés par le vérificateur : ceux-ci doivent durer dans le temps. Un contrôle ponctuel non justifié n’a pas beaucoup de sens. Et ceci, que ce soit pour lutter contre la fraude ou faire la preuve de sa bonne foi vis-à-vis de l’Administration. A ces vérifications de conformité du tiers, un contrôle essentiel se rajoute logiquement en matière de lutte contre la fraude aux paiements : la vérification des informations de paiement. Nous vérifions de manière automatique les comptes bancaires du tiers. Ceci grâce au dispositif SEPAmail DIAMOND qui permet d’interroger une banque sur la validité d’un IBAN. Il est bien évident que ces différents contrôles, pour être efficaces, doivent s’effectuer à la création d’un tiers. Il doivent d’ailleurs s’exercer pendant toute la durée de vie du tiers, dans le cadre d’un contrôle continu de la base. Une procédure incontournable et compliant Mata I/O Bank Suite est une suite logicielle qui permet d’automatiser les vérifications nécessaires. Elle permet surtout de les rendre parfaitement obligatoires pour vous imposer de rester dans vos procédures. Il faut bien avoir à l’esprit que les fraudes réussies ont lieu à des périodes où vous êtes plus vulnérables. Cela se produit souvent au moment des congés, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou d’un changement d’outils informatiques. MATA I/O Bank Suite assure une sécurisation globale de la chaîne de règlements par la digitalisation de vos procédures de contrôle, de manière à les rendre incontournables. Elle devient de ce fait un instrument de lutte contre la fraude, de vérification de conformité et de justification des contrôles effectués. Consultez-nous pour plus de détail
Le cash pooling ou l’art de centraliser ses flux financiers
Rationaliser ses placements bancaires, optimiser ses frais, sécuriser son cash, … le cash pooling est une technique bancaire qui permet de centraliser la gestion des flux financiers des filiales d’un même groupe. Explications à l’occasion des journées AFTE. Optimiser la gestion de sa trésorerie et sécuriser ses placements. Telles sont les promesses du cash pooling (pour « mise en commun du cash »), technique bancaire qui consiste en une gestion centralisée des comptes des filiales d’un même groupe sans violation du monopole bancaire. Centraliser ses flux financiers Il existe plusieurs techniques de cash pooling : le cash pooling par transfert physique de fonds (dit automatique : bancaire ou via un logiciel de Treasury Management Systems (TMS)) et le cash pooling notionnel dit aussi fusion d’échelles d’intérêts qui permet à chaque entité de fonctionner avec ses propres lignes de crédit, sans mouvement de fonds issus d’un compte centralisateur. C’est le choix fait par le groupe Somfy, industriel français spécialisé dans la motorisation, l’automatisation des ouvertures de l’habitat et du bâtiment et des systèmes d’alarme, avec la mise en place d’un cash pooling en 2014.« Nous avons opté pour un cash pooling auprès de 2 banques sur 20 pays multi-devises (16 devises) afin de sécuriser le cash dispersé et de le centraliser en France », explique Jean-Baptiste Cadot, trésorier du groupe. Il s’agit d’un cash pooling par transfert physique de fonds avec une remontée quotidienne et automatique de ZBA (pour Zero Balancing Account)* excepté pour des pays comme la Chine, la Corée ou la zone Middle East. De même, le français Lisi, spécialisée dans la fabrication de fixation et de composants d’assemblage pour les industries automobile et aérospatiale, a opté pour un cash pooling de même nature dès 2008 dans l’idée de pouvoir « centraliser les placements et les financements ainsi les couvertures bancaires du groupe », souligne Vincent Millet, trésorier du groupe. Harmoniser les process avec les filiales « Avant les objectifs d’un cash pooling étaient de centraliser pour sécuriser et optimiser les placements. Mais aujourd’hui, les entreprises font du cash pooling pour limiter les financements bancaires notamment en local mais aussi, dans un souci d’organisation du groupe et d’harmonisation des process de l’ensemble des filiales », estime Solenn Le Lay, director – treasury advisor, Redbridge DTA, cabinet de conseil. Opter pour la centralisation de sa trésorerie c’est aussi rationaliser ses process et le choix de ses partenaires bancaires. S’il n’est pas rare que les entreprises aient leurs comptes répartis dans 30 à 40 banques, « il faut retenir 1 ou 2 banques pour le cash pooling et identifier l’intérêt de garder des banques en local comme en Italie et en Espagne où il est obligatoire d’avoir une banque sur place pour le paiement des taxes« , souligne Solenn Le Lay de Redbridge DTA. Garder des banques en local Mettre en place un projet de cash pooling nécessite d’avoir un chef de projet en interne, « un sponsor hiérarchique fort » pour le trésorier de Lisi ou encore d’embarquer les équipes IT. « Car il y a un travail fastidieux de documentation auprès des banques ». De son côté, le trésorier de Somfy attire l’attention sur la communication et l’accompagnement au changement de ce type de projet « qui a un impact sur la décentralisation avec des filiales qui avant étaient très autonomes ». Enfin, avant de se lancer dans un projet de cash pooling tête baissée, Solenn Le Lay conseille de « regarder les solutions de comptes virtuels ou des logiciels de Treasury Management Systems (TMS). Car bien souvent, les entreprises optent pour des solutions mixtes (TMS/cash pooling/comptes virtuels) ». *Le cash pooling ZBA, pour Zero Balancing Account, consiste en une remise à zéro quotidienne des soldes. Source: Daf-Mag
