DS Smith est un acteur européen majeur de l’emballage (26 000 employés présents dans 37 pays) avec une philosophie axée sur l’innovation et le client.

La solution GEC Vision est plus intuitive, plus ergonomique, plus efficace et plus puissante, elle offre davantage de possibilités de paramétrage et une meilleur capacité à s’adapter au règles de gestion choisies par les utilisateurs.
Christophe SCHOOR, Directeur du centre de services.

DS SMITH absorbe des volumes d’encaissement supplémentaires grâce à GEC VISION

Un groupe international

DS Smith propose des emballages conçus avec les toutes dernières technologies et offre des services de proximité aisément accessibles.

Les prestations mises en place par DS Smith sont multiples : emballage de transport, emballage consommateur, emballage de luxe, prêt-à-vendre, emballage personnalisé, emballage industriel, etc.

Le groupe DS Smith a la capacité de s’adapter à tous les besoins quels que soient les marchés.

Une croissance particulièrement forte

Au fil des années, le groupe s’est fortement développé par croissance organique et externe.

Le groupe DS Smith représente en 2016 un CA de plus de 5 milliards d’euros.

Cette forte croissance s’est logiquement accompagnée d’une multiplication des factures et des encaissements clients : Presque 70 000 virements reçus par an pour la France

Des gains de productivité significatifs sont rendus nécessaires par l’intégration de nouvelles sociétés et de nouveaux sites.

Face à cette problématique, Christophe SCHOOR, Directeur du centre de services partagés se met en quête d’une solution de lettrage automatique.

Le groupe DS Smith décide d’automatiser le traitement de ses encaissements clients pour répondre à 2 objectifs :

  • Gagner en productivité pour pouvoir accompagner le développement du groupe et absorber la volumétrie liée au business model (centre de services partagés par pays)
  • Améliorer la fiabilité des comptes clients et donc la pertinence des relances.

Dans un premier temps, en 2010, GEC lettrage est choisi afin d’automatiser le traitement et le lettrage des encaissements clients.

La solution est vite opérationnelle, la réalisation des interfaces avec Qualiac et la formation des utilisateurs se déroulent sans encombre.

Chaque jour, GEC lettrage intègre les extraits de comptes et traite automatiquement 60% des virements reçus

Puis le temps passe et les fichiers bancaires évoluent : on ne trouve plus le RIB qui permettait d’identifier un tiers formellement dans le relevé de compte. Les taux de lettrage automatique chutent.

Pour y remédier, il va falloir utiliser les avis d’opérés plutôt que les extraits et faire de nouveaux paramétrages.

Le groupe DS Smith a le choix entre remettre à niveau une solution vieillissante ou d’opter pour la nouvelle version : GEC Vision.

Plus intuitive, plus ergonomique, plus efficace et plus puissante, elle offre davantage de possibilités de paramétrage et une meilleure capacité à s’adapter aux règles de gestion choisies par les utilisateurs.

Plutôt que de refaire tous les paramétrages dans un produit vieillissant installé en client-serveur (sur chaque poste de travail), le groupe DS SMITH décide de passer à GEC Vision qui sera installé sur un serveur web auquel on accède par un simple lien.

Néanmoins, pour les comptes ouverts à l’étranger, on va continuer d’intégrer les RDC car les avis d’opérés n’existent pas.

Toutes les rentrées d’argent du groupe passent par GEC Vision : quand il s’agit de virements reçus étrangers, la sélection de schéma comptable se fait le code interbancaire.

Véronique STRUB, référente GEC  de la  comptabilité client nous explique que 60% des lettrages se font à nouveau  en automatique avec très peu d’erreurs de lettrage automatique, malgré la complexité du lettrage du au contexte international et à la multiplicité des sociétés, comptes et procédures comptables.

Pendant la nuit se lancent les importations, les lettrages automatiques et le transfert des nouvelles factures.

A 8 H du matin, tout est prêt pour travailler : Faire un rapide contrôle des 60% lettrés et traiter les 40% restants grâce aux outils d’assistance au lettrage.

A 11 H : intégration automatique vers la comptabilité

A 11H30 : envoi d’un mail aux commerciaux de la région France pour les informer de ce qui est payé,  et mise à jour des balances âgées.

Des bénéfices considérables :

  • Productivité et temps gagné qui ont permis d’absorber les nouvelles sociétés
  • Uniformisation des procédures comptables dans le groupe
  • Convivialité et facilité de mise en œuvre
  • Rapidité des traitements

Un accompagnement de qualité

La solution a été mise en place par 2 consultants expérimentés et très complémentaires. Les compétences comptables du premier combinées à la technicité du second ont permis une mise en œuvre de qualité et optimisée.

La très bonne connaissance du client par les consultants a également joué à plein car, en plus de GEC Vision,  la société MATA a déployé chez DS SMITH :

  • La gestion de trésorerie et la communication bancaire SAGE
  • La solution de sécurisation des flux MATA I/O
  • La liasse fiscale INVOKE EXPLOREUR
  • L’outil de reporting INSIDE
  • La gestion des notes de frais NOTILUS

C’est notamment cette bonne connaissance de l’environnement DS SMITH qui a permis à ces consultants ingénieux de trouver une solution de contournement pour dépasser les limites techniques du produit : Un regroupement par compte client rendu possible par le paramétrage d’une interface intelligente utilisant un outil existant de DS SMITH.

conclusion

Ce projet est une vraie réussite ajoutent Véronique STRUB et Christophe SCHOOR car il a permis :

  • de gagner du temps pour intégrer de nouvelles sociétés
  • d’uniformiser les procédures comptables malgré la complexité du contexte international du groupe
  • de profiter de l’atout Web : pas d’installation à prévoir par le service informatique, produit très intuitif et facile à maîtriser qui rend un nouvel utilisateur immédiatement opérationnel ou presque.

 


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