Madame Jacob vous êtes DAF d’un groupe de 40 sociétés, pouvez-vous nous présenter comment il est structuré ?

Le groupe la Tour est organisé autour de 3 pôles d’activités :

  • la construction et les métiers du bâtiment en tant qu’entreprise générale,
  • la promotion immobilière, le montage de projets et la gestion d’immeubles,
  • l’exploitation de différents hôtels et restaurants

Nous utilisons des outils métiers dédiés à chaque activité et reportons les opérations comptables dans un outil comptable qui doit pouvoir être interfacé avec ces différents outils métier. Certains tiers peuvent exister dans différentes sociétés du groupe, et même dans différents pôles. Ils apparaissaient plusieurs fois sous des codes différents et des noms différents. Bénéficier d’une vue globale nous était devenu indispensable. Notre ancienne comptabilité cloisonnée par société ne nous permettait pas cette vue globale.
Pour un groupe en croissance comme nous, la priorité numéro 1 de la direction est d’avoir la visibilité consolidée des chiffres de facturation et de trésorerie. Ces chiffres sont aujourd’hui produits de manière automatique et, notre objectif d’avenir est de mettre en place un prévisionnel de trésorerie.

Aujourd’hui après un an et demi d’utilisation quelle est votre appréciation générale du déploiement de votre nouvelle plate-forme comptable par KEMATA ?

Je suis très contente des outils qui ont été mis en œuvre qui nous ont changé la vie, autant que de l’accompagnement très professionnel et rapide par KEMATA.
Nous avons déployé la comptabilité sur l’ensemble des sociétés et de leurs différents établissements en 7 mois. L’équipe de consultant à pris en charge dès le début un accompagnement et un suivi de projet bien adapté pour prendre en compte nos particularités. La disponibilité des équipes a d’ailleurs été confirmée après le déploiement, car je suis très attentive à ne pas perdre de temps quand nous avons besoin d’assistance sur une opération de clôture périodique ou que nous ajoutons des sociétés dans notre périmètre.
Ce qui a été compliqué c’est d’harmoniser le plan comptable et les tiers, étant donné que ces informations étaient stockées de manière disparate. Ce travail ne peut être réalisé que par nos équipes, qui sont déjà bien occupées à prendre en main les nouveaux outils. Cette phase a été assez importante, mais le résultat aujourd’hui c’est que nous disposons d’un portail unique de création et de modification des tiers. Suite à un workflow de validation concerté, ces tiers sont ensuite déversés dans les différents outils de gestion. Maintenir un plan de tiers unique est bien plus simple qu’avant.

Quels principaux avantages trouvez-vous à cette nouvelle plate-forme ?

En premier lieu le passage de 40 bases de données à une seule est un vrai bonheur. Que ce soit en rapidité de traitements comptables (rapprochements, téléTVA, règlements) ou en administration de la base des données (interfaces, sauvegardes, mises à jour). Cela nous prend par exemple 5 minutes de créer un nouvel utilisateur en utilisant en plus les droits par groupes de travail sur toutes les sociétés et toutes les applications, contre au moins 1 heure auparavant.

Deuxième progrès majeur : les écritures automatiques. Grâce à des paramétrages personnalisés, un certain nombre d’opérations bancaires sont automatiquement transformées en écritures comptables. Nous avons également automatisé la création des écritures intra-groupe, ce qui représente un volume important bien sûr.

Enfin, l’accès direct à des états de reporting est très apprécié par notre direction et par nous.
En effet la mise à jour manuelle de 80 tableaux était lourde et fastidieuse et notre direction devait faire preuve de patience pour connaitre ses chiffres mensuels. Aujourd’hui la direction peut se connecter à tout moment dans le reporting et visualiser les analyses via un seul tableau avec des variables par société, qui se met à jour automatiquement.

Comment avez-vous procédé à la sélection des offres ?

Nous avions entamé nos réflexions depuis longtemps, et avions déjà opéré une première sélection par l’étendue de nos besoins qui éliminait de fait une partie des offres.
Ensuite nous avions en short-list différentes offres répondant à nos besoins d’un ERP financier allant de la comptabilité et la facturation à la finance et disposant d’une palette d’outils d’infrastructure technique inclus.
Nous avons appelé quelques références proposées par chaque candidat et c’est là que sont apparues les véritables différences. SAGE 1000 nous livre une base socle comprenant un environnement de travail prédéfini, des règles métier et des paramétrages généraux. Les autres ERP proposés étaient livrés sous forme de boites vides où tout était à créer, rendant l’évaluation de la durée du projet quasi-impossible. Nous souhaitions éviter de tomber dans des projets qui ne terminent jamais.

Mme Jacob, Directrice Administrative et Financière

Présentation groupe LA TOUR

Groupe multi-activité intervenant dans la construction de bâtiments, la promotion immobilière, l’exploitation d’hôtels et restaurants. Il est constitué de 40 sociétés, réalise un chiffre d’affaires de 35 M€ et emploie un effectif de plus de 200 personnes.

Outils KEMATA mis en oeuvre

  • Plate-forme SAGE FRP 1000: Comptabilité, budgets, immobilisations, facturation intragroupe, rapprochement et trésorerie
  • MATA IO Bank suite: Sécurisation des IBAN, signature de virements émis, transferts bancaires, gestion prélèvements clients, numérisation des mandats
  • INVOKE Explorer : Téléprocédures fiscales, liasse et intégration fiscale, IFU, DAS2, DEC LOYERS, TéléTVA
  • INSIDE Reporting: Synchronisation des tableaux de bord excel avec les données réelles des différents outils de gestion

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