Une nouvelle procédure à distance est en place depuis le 31 décembre 2016, l’administration fiscale peut demander aux entreprises leurs fichiers des écritures comptables (FEC) afin de les examiner à partir de ses bureaux.

Source : Business Les Echos

Déroulement

L’envoi d’un avis d’examen de comptabilité, à l’entreprise, est obligatoire pour débuter la procédure, précisant que celle-ci peut se faire assister par un conseil de son choix. A réception de cet avis, l’entreprise doit s’organiser en seulement 15 jours pour transmettre une copie de ses FEC à l’administration, sous forme dématérialisée, conformément aux normes prévues par le Livre des procédures fiscales (article A47 A-1).

Particularité : Seules les entreprises tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés sont concernées par cette procédure.

En cas de non-respect des délais ou modalités de transmission des fichiers, l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 €. De plus, l’administration a la possibilité d’annuler la procédure d’examen et diligenter une vérification des FEC dans les locaux de l’entreprise.

Note : l’examen de comptabilité à distance est destiné aux entreprises ne présentant pas de risques élevés ou dont la taille et la complexité des sujets ne nécessitent pas un contrôle sur place.

A partir de la copie transmise, l’administration peut réaliser des tris et des classements, ainsi que tous les calculs nécessaires à la vérification de la concordance entre les fichiers et les déclarations fiscales de l’entreprise.

En cas d’erreurs, elle adresse une proposition de rectification à l’entreprise. En revanche, si aucune anomalie n’est constatée, l’administration informe celle-ci de l’absence de rectification.

En pratique, l’administration dispose d’un délai maximal de 6 mois après la réception des fichiers pour avertir l’entreprise de la suite donnée.

Note : l’administration a l’obligation de détruire la copie des fichiers avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires ou avant d’informer l’entreprise de l’absence de rectification.

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Les garanties de procédures

Dans le cadre de l’examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties qui lui sont précisées dans la « charte des droits et obligations du contribuable vérifié ». Elles sont similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité.

Note : la charte, disponible sur les sites Internet : www.impots.gouv.fr et www.economie.gouv.fr, a été mise à jour pour 2017. Opposable à l’administration, cette dernière doit, en principe, respecter l’ensemble des règles et garanties y figurant.

Quelques garanties qui figurent sur la charte :

  • Lorsque l’entreprise est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées, elle a la possibilité de recourir au supérieur hiérarchique de l’agent chargé du contrôle afin d’obtenir des explications supplémentaires. Le cas échéant, elle peut également, saisir la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires afin de lui soumettre le désaccord.
  • Autre garantie importante, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une nouvelle vérification de comptabilité au regard des mêmes impôts ou taxes et pour la même période.
  • Enfin, en cas de redressement, l’entreprise dispose de 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification, pour demander la mise en œuvre de la procédure de régularisation spontanée. Cette dernière lui permet de corriger les anomalies relevées par l’agent du fisc dans ses déclarations, moyennant le paiement d’un intérêt de retard égal à 0,28 % par mois (au lieu de 0,40 %). Bien entendu, cette procédure suppose que l’entreprise soit de bonne foi.

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FEC : qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un fichier normé. Pour être accepté, il doit, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…).

Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ».

Le classement des écritures doit être par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition de l’entreprise, 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés, pour chaque écriture. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.

Note : Avant tout contrôle, il est fortement recommandé de procéder à des essais de création d’un FEC. Pour cela, le logiciel « Test Compta Demat », librement téléchargeable sur le site Internet www.economie.gouv.fr, permet de vérifier la conformité de la structure d’un FEC.

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